Kurzfassung: Eine Lieferantenrechnung ist nicht richtig, nur weil die Pflichtangaben stimmen. Für Gastronomiebetriebe zählen vor allem Artikelpreise, Mengen, Leergut, Gutschriften und offene Reklamationen.
Zwei Ebenen einer Lieferantenrechnung
Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Umsatzsteuer und Adresse sind die formale Ebene — wichtig, aber schnell geprüft. Der eigentliche Margenschutz beginnt danach: Stimmt das, was berechnet wurde, mit dem überein, was geliefert, vereinbart oder reklamiert wurde? Diese inhaltliche Prüfung macht im Alltag praktisch niemand vollständig für jede Position.
Die wichtigsten Prüfpunkte
Stimmt jede Position auf der Rechnung mit dem überein, was laut Lieferschein wirklich angekommen ist?
Entspricht der Preis der Vereinbarung oder dem, was du zuletzt gezahlt hast — oder ist er still gestiegen?
Wurde die berechnete Menge geliefert? Wurde ein Artikel ersetzt und anders abgerechnet?
Sind Pfandpositionen korrekt berechnet und Rückgaben gutgeschrieben?
Bleibt jede offene Reklamation sichtbar, bis die Gutschrift tatsächlich verrechnet ist?
Warum kleine Fehler relevant sind
Ein einzelner Fehler wirkt harmlos. In Summe verschieben viele kleine Preis- und Mengenabweichungen aber deinen Wareneinsatz spürbar. Genau deshalb sollte die Prüfung nicht nur bei großen Rechnungen passieren, sondern als Standardprozess vor jeder Zahlung — sonst fällt nur auf, was groß genug ist, um aufzufallen.
Von der Prüfung zur Entscheidung
Das Ziel ist nicht mehr Büroarbeit, sondern eine klare Entscheidung: zahlen, reklamieren oder nachfragen. RechnungsWächter bereitet diese Entscheidung vor und zeigt, wo die Rechnung vom erwarteten Einkauf abweicht. Drei typische Fälle:
Häufige Fragen
Worauf muss ich bei einer Lieferantenrechnung achten?
Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer und Umsatzsteuer sind die formale Ebene. Der eigentliche Margenschutz steckt darunter: Stimmen Einzelpreise, Mengen, Ersatzartikel, Pfand und offene Gutschriften mit dem überein, was geliefert und vereinbart wurde?
Wie prüfe ich Lieferantenrechnungen effizient?
Nicht über die Endsumme, sondern positionsgenau — und nicht nur bei großen Rechnungen, sondern als Standard vor jeder Zahlung. RechnungsWächter übernimmt den Abgleich gegen Lieferschein, Preis-Historie und offene Gutschriften automatisch, sodass nur noch echte Abweichungen deine Aufmerksamkeit brauchen.
Kann RechnungsWächter Lieferantenrechnungen gegen Lieferscheine prüfen?
Ja. RechnungsWächter liest Lieferantenrechnungen und Lieferscheine positionsgenau aus und zeigt Abweichungen bei Artikeln, Mengen, Preisen, Pfand und Gutschriften — bevor die Rechnung bezahlt wird.
Was passiert mit handschriftlichen Notizen auf dem Lieferschein?
Die werden mitgelesen. Wenn jemand bei der Warenannahme eine Fehlmenge anstreicht oder einen Mangel notiert, erkennt RechnungsWächter das positionsgenau und hat die Information beim Abgleich mit der Rechnung parat.
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Der Kern jeder Prüfung ist der Abgleich von Rechnung und Lieferschein. Warum die Summe dieser Abweichungen am Ende deinen Wareneinsatz verändert und wie Prüfung in das größere Bild von Einkaufs-Controlling passt, liest du auf den verlinkten Seiten.
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