Rechnung und Lieferschein abgleichen, bevor falsche Beträge bezahlt werden

Warum „Gesamtsumme prüfen“ nicht reicht

In der Gastronomie sind Lieferungen kleinteilig, schnell und häufig. Genau deshalb passieren Abweichungen selten spektakulär, sondern in vielen kleinen Positionen: ein Ersatzartikel, eine Menge, ein Preis, eine Pfandzeile. Wer nur die Endsumme abnickt, sieht nichts davon. Geprüft gehört, was wirklich dahintersteht: Artikelname, Einzelpreis, Menge und Einheit, Pfand, Steuer, Gutschrift und Reklamationsstatus.

So läuft die Warenannahme wirklich

Die meisten Betriebe sehen bei der Lieferung sehr wohl hin. Den Abgleich mit der Rechnung führt danach aber kaum jemand durchgängig zu Ende:

1. Die Ware kommt in Küche oder Lager an, jemand kontrolliert sie gegen den Lieferschein.
2. Mengen werden abgehakt, Fehlmengen von Hand korrigiert oder durchgestrichen.
3. Danach landet der Lieferschein irgendwo. Küche, Schublade, Kühlraum, Büro.
4. Tage später kommt die Rechnung, oft zeitlich völlig getrennt.
5. Jetzt müsste jemand Rechnung, Lieferschein, Preisvereinbarung und Historie zusammenbringen. Das schafft im Alltag kaum jemand vollständig.

Typische Fehler, die im Abgleich auffallen

• Ein bestellter Artikel wurde ersetzt, aber anders berechnet.
• Die gelieferte Menge stimmt nicht mit der Rechnung überein.
• Ein vereinbarter Sonderpreis wurde auf der Rechnung nicht übernommen.
• Leergut wurde berechnet, aber später nicht gutgeschrieben.
• Eine Reklamation wurde mündlich geklärt, aber nie verrechnet.

So gleichst du Rechnung und Lieferschein Schritt für Schritt ab

Für den Abgleich brauchst du drei Dinge auf dem Tisch: die Rechnung, den Lieferschein mit den Notizen aus der Warenannahme und den vereinbarten Preis. Dann gehst du in sieben Schritten vor:

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   Beide Belege zusammenbringen

   Zur Rechnung gehören die Lieferscheine, auf die sie sich bezieht. Bei einer Sammelrechnung sind das alle Lieferungen des Zeitraums. Die Lieferscheinnummer steht meist auf der Rechnung.

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   Positionen einander zuordnen

   Jede Rechnungszeile bekommt ihre Zeile auf dem Lieferschein. Ein Artikel mit anderem Namen oder anderer Größe ist oft ein Ersatzartikel, den du markierst.

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   Menge und Einheit vergleichen

   Es zählt die Menge, die bei der Warenannahme quittiert wurde, mit allen Korrekturen von Hand. Achte auf die Einheit: Kiste, Kilo oder Stück.

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   Einzelpreis gegen die Vereinbarung halten

   Der Lieferschein nennt meist keinen Preis. Referenz ist das Angebot, die Preisliste, ein Sonderpreis oder die letzte Rechnung desselben Artikels.

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   Pfand und Leergut prüfen

   Berechnetes Pfand gegen die gelieferten Gebinde, zurückgegebenes Leergut gegen die Gutschrift auf dieser oder der nächsten Rechnung.

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   Differenz je Position ausrechnen

   Mit der Formel unten, dann die Differenzen der Rechnung zusammenzählen.

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   Ergebnis festhalten

   Zahlen, kürzen und reklamieren oder nachfragen. Jeder offene Betrag bleibt notiert, bis die Gutschrift auf einer Rechnung steht.

Für jede Position gilt dieselbe Rechnung. Sie trennt, was an der Menge liegt und was am Preis:

Rechenbeispiel: eine Getränkelieferung

Die Zahlen sind Beispielwerte. Berechnet sind 24 Flaschen Weißwein zu 6,20 Euro, vereinbart waren 5,90 Euro. Auf dem Lieferschein hat die Warenannahme 18 Flaschen quittiert. Zurückgegeben wurden 6 Kästen Leergut zu je 3,30 Euro Pfand, gutgeschrieben sind 4.

Der Rechenweg: 37,20 plus 5,40 plus 6,60 ergibt 49,20 Euro. Ohne Lieferschein wäre keine der drei Zeilen aufgefallen, die Rechnung sah aus wie eine normale Getränkelieferung. Jeder dieser Beträge landet im Wareneinsatz. Wo der bei Gaststätten laut Richtsatzsammlung liegt, zeigt der Ratgeber Wareneinsatzquote.

So sieht eine gefundene Abweichung aus

Drei Beispiele aus dem Alltag, jede Zeile ist ein Betrag, der sonst leise bezahlt worden wäre:

Vom Abgleich zur Entscheidung

Das Ziel ist nicht mehr Büroarbeit, sondern eine klare Entscheidung: zahlen, reklamieren oder nachfragen. Für eine Reklamation reichen Rechnungsnummer, Position, Menge oder Preis und ein Foto vom Lieferschein. Den offenen Betrag trägst du in eine Liste ein und streichst ihn erst, wenn die Gutschrift auf einer Rechnung steht.

Der Abgleich ohne Bestellung im System

In größeren Unternehmen heißt derselbe Vorgang 3-Wege-Abgleich: Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden auf Positionsebene verglichen, meist im ERP, in dem die Bestellung schon steht. In der Gastronomie gibt es diese Bestellung als Beleg selten; bestellt wird per Telefon oder über das Portal des Lieferanten. Der Abgleich funktioniert trotzdem. Der Lieferschein ist die Soll-Seite für die Menge. Für den Preis sind es die Preisliste des Lieferanten, das Angebot oder die letzte Rechnung. Das Ergebnis ist dasselbe wie im Konzern, nur ohne Warenwirtschaft davor.

Passende Ratgeber zum Abgleich

Welche Pflichtangaben und Prüfpunkte darüber hinaus zur Rechnung gehören, steht im Ratgeber Lieferantenrechnung prüfen. Wie die Summe dieser kleinen Abweichungen deinen Wareneinsatz verändert, zeigt der Ratgeber zum Wareneinsatz. Wie Preise, Mengen und Gutschriften im ganzen Einkauf zusammenlaufen, beschreibt der Ratgeber zum Einkaufs-Controlling.

Welche Software gleicht Lieferschein und Rechnung automatisch ab?

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Wer Rezepturen, Bestellungen und Bestände führen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter prüft die Rechnung davor und arbeitet daneben.

Häufige Fragen