Vertragsbedingungen Belegservice

§ 1 Vertragspartner, Geltung, Rangfolge

1. Diese Bedingungen gelten für den Belegservice zwischen der RechnungsWächter GmbH, Mendelstr. 11, 48149 Münster (nachfolgend „Dienstleister“), und dem Unternehmen, das den Belegservice bucht (nachfolgend „Kunde“). Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.

2. Bestandteile des Vertrags sind in dieser Rangfolge: (a) diese Bedingungen, (b) der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, (c) die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung für die Software RechnungsWächter in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung.

3. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Dienstleister ihnen nicht widerspricht.

§ 2 Leistungsgegenstand

1. Der Dienstleister übernimmt für die gebuchten Betriebe des Kunden die folgenden Arbeiten an Eingangsbelegen (Rechnungen, Gutschriften, Quittungen, Kleinbetragsrechnungen):

• a) Belege aus dem Rechnungspostfach, aus Lieferantenportalen und aus Fotos oder Uploads des Kunden in der Software RechnungsWächter zusammenführen;
• b) erkennen, welche Rechnungen nach Lieferungen, Daueraufträgen oder Zahlungen fehlen, sie aus den Online-Kundenkonten des Kunden bei Lieferanten abrufen, soweit der Kunde Zugang gewährt hat, und sie sonst beim Lieferanten anfordern, je Beleg höchstens zweimal (Abs. 5);
• c) jeden Beleg darauf sichten, ob die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung vorhanden sind, und doppelte Belege kennzeichnen;
• d) Zahlungen auf den Bankkonten des Kunden den Belegen zuordnen und Zahlungen ohne Beleg sowie Belege ohne Zahlung melden (Bankabgleich, nur Lesezugriff);
• e) Einkaufspreise, Einkaufsmengen, Betriebskosten und Belege in der Software tagesaktuell bereitstellen;
• f) die vorliegenden Rechnungen und Gutschriften eines Monats geordnet an den Steuerberater des Kunden übergeben, auf dem Weg, den die Kanzlei nutzt, mit einem Übergabeprotokoll;
• g) Rückfragen der Kanzlei zu einzelnen Belegen beantworten und fehlende Belege nachreichen;
• h) dem Kunden einmal im Monat alle offenen Fragen gesammelt vorlegen.

2. Die Sichtung nach Abs. 1 c) prüft, ob die Angaben vorhanden und lesbar sind. Sie ist keine Beurteilung, ob ein Vorsteuerabzug möglich ist oder wie ein Beleg steuerlich zu behandeln ist. Der Bankabgleich nach Abs. 1 d) ordnet eine Zahlung einem Beleg zu. Er ist keine Kontenabstimmung und keine Buchung.

3. Der Dienstleister schuldet die sorgfältige Ausführung dieser Tätigkeiten, keinen bestimmten Erfolg, insbesondere nicht die Vollständigkeit der Belege und nicht eine ordnungsgemäße Buchführung des Kunden. Der Vertrag ist ein Dienstvertrag mit Geschäftsbesorgungscharakter (§§ 611, 675 BGB).

4. Die Leistung ist auch dann vertragsgemäß erbracht, wenn einzelne Belege nicht beschafft werden konnten, insbesondere weil Zugänge, Kundennummern oder andere Angaben nach § 4 fehlen oder weil der Aussteller nicht reagiert. Ein Anspruch auf Vollständigkeit der Belege besteht nicht.

5. Der Dienstleister fordert einen fehlenden Beleg beim Aussteller höchstens zweimal an. Bleibt die zweite Anforderung ohne Erfolg, übergibt er den Vorgang mit den bisherigen Schritten an den Kunden (monatliche Fragenliste nach Abs. 1 h). Die weitere Beschaffung obliegt dann dem Kunden.

§ 3 Abgrenzung: keine Hilfeleistung in Steuersachen

1. Der Dienstleister ist weder Steuerberater noch Buchhalter im Sinne von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG und hat keine Befugnis zur Hilfeleistung in Steuersachen. Er führt ausschließlich mechanische Arbeitsschritte im Sinne von § 2 Abs. 3 Nr. 2 StBerG aus.

2. Nicht Gegenstand des Vertrags und vom Dienstleister nicht geschuldet sind insbesondere: das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen; das Buchen; das Anlegen oder Anpassen von Kontenplänen; Kontenabstimmung und Abschlussbuchungen; Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und jede steuerliche Beratung oder Beurteilung; Lohn- und Gehaltsabrechnung; Kassenbuch und Kassenabrechnung; das Ausführen oder Freigeben von Zahlungen; Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Reklamationen und Verhandlungen mit Lieferanten; Vertretung gegenüber Finanzbehörden; Rechtsberatung.

3. Kontierung, Buchung und steuerliche Beurteilung liegen beim Steuerberater des Kunden. Der Kunde unterhält für die Dauer des Vertrags ein Mandat mit einem Steuerberater oder einer anderen nach §§ 3, 4 StBerG befugten Stelle. Endet dieses Mandat, teilt der Kunde das unverzüglich mit.

4. Soweit die Software RechnungsWächter Vorschläge zu Konten, Warengruppen oder Steuersätzen anzeigt, sind das Funktionen der Software für den Kunden und seinen Steuerberater. Der Dienstleister übernimmt sie nicht, gibt sie nicht frei und übermittelt sie nicht als Buchungsdaten.

5. Fragt der Kunde eine Leistung nach Abs. 2 an, verweist der Dienstleister an den Steuerberater. Eine solche Leistung wird auch nicht stillschweigend oder aus Kulanz erbracht.

§ 4 Mitwirkung des Kunden

1. Der Kunde leitet alle Eingangsbelege vollständig an das vom Dienstleister eingerichtete Rechnungspostfach weiter oder lädt sie hoch, Papierbelege spätestens sieben Tage nach Eingang, Belege eines Monats spätestens bis zum dritten Werktag des Folgemonats. Er tut das unaufgefordert.

2. Der Kunde gibt die für die Leistung nötigen Zugänge (Rechnungspostfach, Online-Kundenkonten und Portale seiner Lieferanten, aus denen Rechnungen abgerufen werden können, Lesezugriff auf Bankumsätze über die Bankanbindung der Software) und hält sie aktuell. Zugangsdaten zum Online-Banking gibt er nicht heraus.

3. Der Kunde stellt eine ausreichende Datengrundlage bereit, damit der Dienstleister fehlende Belege mit vertretbarem Aufwand anfordern kann. Dazu gehören zum Beispiel eine Liste seiner Lieferanten mit Kontaktdaten und Kundennummern, Bestellungen und Lieferscheine, soweit vorhanden, und Auskunft zu Zahlungen, deren Aussteller sich aus den vorliegenden Daten nicht erkennen lässt.

4. Lässt sich aus einem Vorgang nicht mit vertretbarem Aufwand erkennen, wer den Beleg ausgestellt hat oder wie er zu beschaffen ist, legt der Dienstleister den Vorgang dem Kunden in der monatlichen Fragenliste vor. Das gilt insbesondere, aber nicht abschließend, für Kreditkarten- und Sammelabrechnungen mit unvollständigen Angaben, Zahlungen über Zahlungsdienste wie PayPal oder Lastschriften ohne erkennbaren Aussteller, Barzahlungen, Online-Käufe ohne zugänglichen Kundenzugang, Belege aus dem Ausland und Vorgänge, zu denen der Kunde keine Angaben gemacht hat. Eine weitergehende eigene Ermittlung schuldet der Dienstleister nicht. Mit der Vorlage an den Kunden ist seine Leistung für diesen Vorgang erbracht.

5. Der Kunde ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Belege und seiner Angaben verantwortlich. Der Dienstleister darf sie als richtig zugrunde legen. Fehler, die ihm bei der Arbeit auffallen, meldet er dem Kunden.

6. Der Kunde beantwortet die monatliche Fragenliste innerhalb von fünf Werktagen und bestätigt in Textform, dass ihm keine weiteren Belege des Monats bekannt sind, oder nennt sie.

7. Der Kunde informiert seinen Steuerberater über diesen Vertrag, nennt dem Dienstleister eine Kontaktperson in der Kanzlei und erteilt die Entbindung nach § 5 Abs. 3.

8. Der Kunde prüft Hinweise des Dienstleisters auf Auffälligkeiten (insbesondere geänderte Bankverbindungen, unbekannte Absender, abweichende Beträge), bevor er zahlt. Die Zahlung entscheidet und führt der Kunde aus.

9. Erfüllt der Kunde eine Pflicht nach diesem Paragraphen nicht oder verspätet, verschieben sich die Fristen des Dienstleisters entsprechend. Für Folgen, die darauf beruhen, haftet der Dienstleister nicht. Die Vergütung bleibt geschuldet. Nach erfolgloser Fristsetzung von 14 Tagen kann der Dienstleister aus wichtigem Grund kündigen.

§ 5 Vollmacht

1. Der Kunde bevollmächtigt den Dienstleister, in seinem Namen

• a) bei Lieferanten und anderen Rechnungsausstellern fehlende Rechnungen, Gutschriften, Kopien und berichtigte Rechnungen anzufordern und Auskunft über offene Rechnungen einzuholen;
• b) Belege, Übergabeprotokolle und Auskünfte zu Belegen an den Steuerberater des Kunden zu übermitteln und Rückfragen der Kanzlei zu Belegen zu beantworten;
• c) Lieferanten und anderen Rechnungsausstellern eine vom Dienstleister eingerichtete E-Mail-Adresse als Adresse für den Versand von Rechnungen und Gutschriften an den Kunden mitzuteilen;
• d) sich mit den vom Kunden überlassenen Zugangsdaten in dessen Online-Kundenkonten bei Lieferanten anzumelden, um dort Rechnungen und Gutschriften abzurufen, ohne dort Bestellungen, Änderungen oder Zahlungen vorzunehmen.

2. Die Vollmacht berechtigt nicht zu rechtsgeschäftlichen Erklärungen mit Wirkung für oder gegen den Kunden, insbesondere nicht zu Bestellungen, Annahme oder Ablehnung von Leistungen, Reklamationen, Anerkenntnissen, Verzicht, Vergleich, Kündigungen oder Zahlungsaufträgen, und nicht zur Vertretung gegenüber Finanzbehörden oder Gerichten.

3. Der Kunde entbindet seinen Steuerberater gegenüber dem Dienstleister von der Verschwiegenheitspflicht, soweit es um Belege, Übergabe und Rückfragen zu Belegen geht. Steuerliche Auskünfte erteilt der Steuerberater dem Kunden direkt.

4. Die Vollmacht gilt mit Vertragsschluss als erteilt, kann jederzeit in Textform widerrufen werden und endet mit dem Vertrag. Der Dienstleister legt sie Dritten auf Verlangen vor.

§ 6 Software RechnungsWächter

1. Für die Dauer des Vertrags stellt der Dienstleister dem Kunden die Software RechnungsWächter bereit. Die Nutzung durch den Dienstleister für den Kunden gilt nicht als Überlassung an Dritte im Sinne der Software-AGB.

2. Mitarbeitende des Dienstleisters arbeiten in der Software mit einer Rolle ohne Zahlungsrechte. Zahlungsfunktionen nutzt nur der Kunde.

3. Bei Widersprüchen zwischen diesen Bedingungen und den Software-AGB gehen diese Bedingungen vor, insbesondere bei Haftung (§ 7), Laufzeit und Kündigung (§ 8) und Daten bei Vertragsende (§ 9).

4. Ergebnisse der Software (Preisvergleiche, Hinweise, Vorschläge) sind Hilfsmittel. Die Entscheidung, was daraus folgt, trifft der Kunde.

§ 7 Haftung

1. Der Dienstleister haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Dienstleister nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, hier insbesondere die fristgerechte Übergabe der vorliegenden Rechnungen und Gutschriften an den Steuerberater und der sorgfältige Umgang mit den Belegen. Die Haftung ist dann auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

3. Nicht ersetzt werden Steuern, Abgaben und Zinsen, die der Kunde auch bei ordnungsgemäßer Leistung geschuldet hätte.

4. Der Dienstleister haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde Pflichten nach § 4 nicht erfüllt, dass Lieferanten oder die Kanzlei nicht oder verspätet mitwirken, oder dass Leistungen nach § 3 Abs. 2 nicht erbracht werden. Er haftet insbesondere nicht dafür, dass Belege fehlen, die nach zweifacher Anforderung (§ 2 Abs. 5), wegen fehlender Zugänge oder wegen unzureichender Angaben des Kunden nicht beschafft werden konnten.

5. Ansprüche auf Schadensersatz verjähren in einem Jahr ab dem Zeitpunkt, in dem der Kunde von Schaden und Schädiger Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen, spätestens in drei Jahren ab dem schädigenden Ereignis. Das gilt nicht in den Fällen des Abs. 1.

6. Diese Regeln gelten auch für die persönliche Haftung von Mitarbeitenden, Vertretern und Erfüllungsgehilfen des Dienstleisters.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

1. Der Leistungszeitraum beginnt mit dem Kalendermonat der ersten Zahlung. Die ersten drei Monate sind ein Pilot mit fester Laufzeit. Der Pilot kann von beiden Seiten bis zum letzten Tag des Pilots in Textform gekündigt werden.

2. Wird der Pilot nicht gekündigt, geht der Vertrag nach dem Pilot in ein Jahresabonnement mit einer Laufzeit von zwölf Monaten über. Es verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn es nicht mit einer Frist von zwei Monaten zum Ende der Laufzeit in Textform gekündigt wird.

3. Die Vergütung wird im Pilot und im Jahresabonnement monatlich im Voraus berechnet.

4. Kündigungen sind in Textform an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse zu richten. Die Regel der Software-AGB, nach der nur über die App gekündigt werden kann, gilt für den Belegservice nicht.

5. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Dienstleister ist insbesondere Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen nach Mahnung, wiederholte Verletzung der Pflichten nach § 4 nach Fristsetzung, das Ende des Steuerberatermandats ohne Nachfolge oder das Verlangen des Kunden nach Leistungen aus § 3 Abs. 2.

6. Die Einrichtung (Lieferanten und Artikel anlegen, Postfach und Bankanbindung einrichten, Übergabeweg mit der Kanzlei abstimmen) ist in der Vergütung enthalten.

§ 9 Daten, Aufbewahrung, Vertragsende

1. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen und Aufzeichnungen bleibt beim Kunden. Der Dienstleister bewahrt nicht für den Kunden auf und ist kein Archiv im Sinne der GoBD. Elektronische Rechnungen bleiben in der Software im Ursprungsformat erhalten.

2. Innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende stellt der Dienstleister dem Kunden oder auf dessen Weisung dem Steuerberater alle Belege im Ursprungsformat und die Übergabeprotokolle als Export bereit. Erst danach werden die Daten nach den Software-AGB gelöscht.

3. Übergabeprotokolle und Schriftwechsel zum Auftrag bewahrt der Dienstleister zu Nachweiszwecken drei Jahre auf.

§ 10 Datenschutz und Vertraulichkeit

1. Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung an den Steuerberater und an Lieferanten erfolgt auf Weisung des Kunden im Umfang dieses Vertrags.

2. Der Dienstleister behandelt alle Informationen über den Kunden, seine Lieferanten und seine Zahlen vertraulich, auch nach Vertragsende. Mitarbeitende und Unterauftragnehmer verpflichtet er entsprechend.

3. Der Zugriff auf Postfächer des Kunden beschränkt sich auf das Rechnungspostfach. Persönliche Postfächer von Mitarbeitenden des Kunden werden nicht eingebunden.

§ 11 Vergütung

1. Die Vergütung beträgt 790 Euro je Monat für den ersten Betrieb und 390 Euro je weiteren Betrieb. Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

2. Der Dienstleister nimmt von Steuerberatern oder Dritten keine Vorteile für die Vermittlung von Aufträgen an und gewährt keine (§ 9 StBerG).

§ 12 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist Münster, sofern der Kunde Kaufmann ist. Änderungen bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.

Hinweis

Die RechnungsWächter GmbH ist kein Steuerberater und kein Buchhaltungsbüro nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Wir kontieren und buchen nicht und beraten nicht zu Steuern. Das macht Ihr Steuerberater. Wir sammeln und ordnen Ihre Belege, gleichen sie mit der Bank ab und übergeben die vorliegenden Belege an die Kanzlei.