Die Avocados beim Anschneiden
Die Ware ist angenommen und weggeräumt. Beim Anschneiden sind die Avocados innen braun. Der Koch schreibt dem Betriebsleiter, und der muss jetzt reklamieren und nachhalten, neben allem anderen.
Funktion
Reklamation an Lieferanten, nachgehalten bis zur Gutschrift
Eine Reklamation an Lieferanten meldet, dass Lieferung oder Rechnung nicht dem Vereinbarten entspricht: zu wenig Ware, beschädigte oder verdorbene Ware, ein falscher Preis. Betrifft sie die Ware selbst, ist sie unter Kaufleuten eine Mängelrüge, die nach § 377 HGB unverzüglich kommen muss. Gemeint ist der Einkauf, nicht die Beschwerde eines Gastes, und erledigt ist sie erst mit Gutschrift oder Rechnungskorrektur.
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So macht es RechnungsWächter
Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Anlass ist eine Preis- oder Mengenabweichung aus der Rechnungsprüfung oder ein Foto aus der Küche. Ob sie automatisch oder nach deiner Freigabe an den Lieferanten geht, legst du fest. Der Fall bleibt offen, bis die Gutschrift da ist. Enthalten ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.
Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.
Aktualisiert am
Aus dem Betrieb
Zwei Momente, die du aus deinem Betrieb kennst
Der Anruf, der weiterverbunden wird
Wer telefonisch reklamiert, landet bei der nächsten Stelle und erklärt alles noch einmal. Am Ende fährt jemand selbst zum Großmarkt und holt Ersatz.
So funktioniert es
Drei Schritte, von der Abweichung bis zur Gutschrift
- 1
Abweichung oder Foto
Die Rechnungsprüfung meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen, eine von Hand korrigierte Menge auf dem Lieferschein zählt mit. Fällt etwas erst beim Auspacken auf, macht das Team ein Foto und nennt Grund und Menge.
- 2
Reklamation wird verschickt
Die Mail liegt fertig vor: Kundennummer, Position, gelieferte und reklamierte Menge, Grund, Foto im Anhang. Sie geht im Namen deines Betriebs an den Reklamationskontakt des Lieferanten, automatisch oder nach deiner Freigabe.
- 3
Nachgehalten bis zum Geld
Kommt die Gutschrift, gleicht RechnungsWächter sie gegen die offene Reklamation ab. Weicht der Betrag ab oder fehlt die Zuordnung, bekommst du einen Prüffall. Im Dashboard siehst du, was reklamiert, gutgeschrieben und noch offen ist.
Im Detail
Was RechnungsWächter für dich übernimmt
- Reklamation aus erkannten Preis- und Mengenabweichungen, direkt aus der Prüfung
- Abweichungen dokumentieren per Foto aus Küche, Lager oder Laden, auch wenn der Mangel erst beim Anschneiden auffällt
- Gründe je Position: Fehlmenge, Qualitätsmangel, Retoure, laut Vereinbarung
- Betrag je Position, wenn die Reklamation aus der Rechnung entsteht
- Noch reklamierbare Menge je Position, vollständig reklamierte Positionen sind gesperrt
- Fertige Reklamationsmail mit Kundennummer, Position, Menge, Grund und Foto
- Kontakt-Pool je Lieferant: Reklamationskontakt, Kundenberater, allgemeine Adresse
- Versand automatisch oder nach Freigabe, in den Assistenten-Einstellungen festgelegt
- Status je Reklamation: offen, versendet, erledigt oder abgebrochen
- Gutschriften nachverfolgen: Abgleich gegen offene Reklamationen, Teil-Gutschriften als Prüffall
- Dashboard-Kachel mit reklamiertem, gutgeschriebenem und offenem Betrag
- Bruch, Verderb und Schwund per Foto mit Grund und Menge, mit MargenWächter für plus 49 Euro je Standort und Monat
Für wen
Für welche Betriebe das gemacht ist
- Restaurants, Cafés, Bars und Hotels mit Küche, die täglich Ware annehmen, ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat
- Betriebe mit mehreren Großhändlern und Frischelieferanten, bei denen Gutschriften einzeln und spät kommen
- Einzelhandel, Großhandel und Handwerk, die Fehlmengen und falsche Preise mit Beleg melden
- Mit MargenWächter: Gastronomie und Hotellerie, die Bruch und Schwund festhalten wollen
RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
Im Vergleich
Wo RechnungsWächter neben Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse steht
| Ansatz | Fokus | Geeignet für |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify | Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System | Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus |
| Buchhaltung sevdesk, Lexware Office | Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung | Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen |
| Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM | Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben | Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen |
| Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter | Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung | Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln |
Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen
Fakten
Alles, was du vor dem Kennenlernen wissen willst
Dein Start
In drei Schritten startklar
Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise
- 1
Kennenlernen, 30 Minuten
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.
- 2
Angeleitetes Onboarding
Sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload.
- 3
14 Tage kostenlos testen
Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.
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FAQ
Häufige Fragen
Wie reklamiere ich eine Lieferung beim Lieferanten?
Mit einer Meldung, die Lieferung, Position, Menge und Mangel nennt, am besten per E-Mail mit Foto und Lieferscheinnummer. Dazu gehört, was du forderst: Nachlieferung, Abholung oder Gutschrift. Offene Mängel meldest du direkt nach der Warenannahme, versteckte gleich nach der Entdeckung.
Wie hält RechnungsWächter die Mängelrüge nach?
Betrifft die Reklamation die Ware, ist sie unter Kaufleuten eine Mängelrüge. Nach § 377 HGB kommt sie unverzüglich, eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. RechnungsWächter legt sie mit Datum, Beleg, Position und Foto an und zeigt den Status von offen bis erledigt. Was im Einzelfall rechtzeitig ist, klärt eine rechtliche Beratung.
Hält RechnungsWächter auch eine Rechnungskorrektur nach?
Die Reklamation bleibt offen, bis der reklamierte Betrag auf einer Gutschrift oder Rechnung des Lieferanten verrechnet ist. Welche Form er wählt, entscheidet der Lieferant mit seiner Buchhaltung. Eine Rechnungskorrektur berichtigt die ursprüngliche Rechnung. Umsatzsteuerlich meint Gutschrift dagegen eine Rechnung, die der Kunde nach Vereinbarung selbst ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).
Geht die Reklamation automatisch an den Lieferanten?
Das legst du fest. Im Standard gibst du jede Reklamation selbst frei, die Mail liegt dann fertig vor. Für einzelne Vorgangsarten und Lieferanten schaltest du den automatischen Versand ein. Die Mail geht im Namen deines Betriebs an den Reklamationskontakt des Lieferanten.
Woran erkennt RechnungsWächter die passende Gutschrift?
Gutschriften sind eigene Belege und laufen durch denselben Abgleich wie Rechnungen. RechnungsWächter ordnet sie über Lieferant, Belegnummern und Betrag der offenen Reklamation zu. Passt der Betrag nur zum Teil, entsteht ein Prüffall, und der Rest bleibt offen.
Kann das Team in der Küche selbst reklamieren?
Ja. Wer Ware annimmt oder auspackt, macht ein Foto, nennt Grund und Menge und legt die Reklamation an. Mit der Rolle Hilfskraft bereitet das Team nur vor, abschicken darf, wer dafür freigegeben ist. Die Küche sieht den Mangel zuerst, du gibst nur noch frei.
Gehört Bruch und Schwund zu RechnungsWächter?
Bruch und Schwund gehören zu MargenWächter, dem Zusatzpaket für plus 49 Euro je Standort und Monat, gebucht zusammen mit RechnungsWächter. Dort erfasst das Team Bruch, Verderb und Schwund per Foto, und aus einem Fall wird auf Wunsch eine Reklamation. Im Grundpaket reklamierst du Abweichungen aus Rechnung und Lieferschein.
Zusammenspiel
Ein System statt fünf
Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.
Reklamation
Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.
Bruch und Schwund (MargenWächter)
Mit MargenWächter erfasst das Team Bruch, Verderb und Schwund mit einem Foto, Grund und Menge; MargenWächter erkennt den Artikel, zeigt den Wert zum Einkaufspreis und macht daraus auf Wunsch eine Reklamation oder eine Bestandskorrektur. Eine Hilfskraft nimmt nur auf, verbuchen darf die Rolle, die du dafür freigibst.
Rechnungsprüfung
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
RechnungsprüfungErfassung und Eingang
RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.
Belege digitalisierenPfand und Leergut
RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.
RechnungsprüfungKontrollgrad, Rollen, Assistent
Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.
RechnungsprüfungBelegübergabe an die Buchhaltung
RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.
BuchhaltungAnbindungen und API
RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.
Integrationen Was RechnungsWächter nicht macht
Damit du weißt, woran du bist
RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.
Was RechnungsWächter nicht übernimmt
- Keine Rechtsberatung, keine Fristenüberwachung nach § 377 HGB als Zusage.
- Gehört zu MargenWächter, nicht zum Grundpaket RechnungsWächter. Ersetzt keine Inventur und rechnet den Einkauf nicht gegen den Umsatz.
Aus dem Betrieb
Noch ein Moment, den du kennst
Die Gutschrift, die zu keiner Rechnung passt
Wochen später kommt eine einzelne Gutschrift. Welche Lieferung sie meint, muss erst jemand heraussuchen, sonst kann der Steuerberater sie keiner Rechnung zuordnen.
Branchen
Auch außerhalb der Gastronomie im Einsatz
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.
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