RechnungsWächter
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Großhandel

Rechnungsprüfung für den Großhandel

Sag mir, ob die Preise auf der Rechnung stimmen. RechnungsWächter hält jede Lieferantenrechnung gegen deine EK-Preisliste, jeden Tag, ohne dass jemand die Liste aufschlägt.

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Wir sehen uns gemeinsam deine Lieferantenrechnungen und deine Belegmenge an. Server in Deutschland.

Laderampe eines Getränkegroßhandels im Morgengrauen: Stapler mit Getränkekisten, Leergut und Fässer, eine Mitarbeiterin gleicht den Lieferschein ab
RechnungsWächter für den Großhandel

RechnungsWächter übernimmt die Rechnungsprüfung im Großhandel. Er hält jede Eingangsrechnung deiner Lieferanten gegen deine EK-Preisliste und den Lieferschein und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen, bevor du bezahlst. Für Leergut führt er den Pfandsaldo je Lieferant. Geprüft wird, was dein Betrieb einkauft. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung.

Referenz für die Prüfung: die eigene EK-Preisliste.

Aktualisiert am

Deine Belegwelt

Was bei dir reinkommt, und wie es zu uns kommt

Beleg So kommt er an
Tägliche Eingangsrechnungen vom Zulieferer, oft eine je Tour Weiterleitung an die eigene Beleg-Adresse, der Lieferant kann auch direkt dorthin schicken
Lieferscheine bei der Abholung am Morgen Foto an der Rampe, handschriftliche Korrekturen werden mitgelesen
Deine EK-Preisliste Als PDF oder Excel hochladen, danach Referenz für jede Prüfung
Leergut und Pfand auf Lieferschein und Rechnung Je Lieferant und Gebinde erfasst, geliefert und zurück
Gutschriften nach Fehlmengen Gegen offene Reklamationen verrechnet
Dein Alltag

Wo es weh tut

Jede Tour, eine Rechnung

Früh wird beim Zulieferer abgeholt, dann fahren die Touren los. Für jede Tour kommt eine Rechnung, an manchen Tagen mehr. Die EK-Liste liegt im Büro und wird selten aufgeschlagen.

Ein paar Cent je Position

Im Großhandel ist die Marge klein und die Menge groß. Weicht ein Preis um ein paar Cent von der Liste ab, sieht das auf einer Rechnung harmlos aus. Über einen Monat voller Touren wird daraus ein Betrag.

Leergut in beide Richtungen

Leergut geht an den Zulieferer zurück und kommt von den Kunden wieder herein. Ob jede zurückgegebene Kiste gutgeschrieben wurde, zeigt erst ein Pfandsaldo, den jemand Tag für Tag führt.

Was RechnungsWächter hier macht

Die Module, die für dich zählen

Nur die Module, die in deinem Betrieb wirklich etwas ändern.

RechnungsWächter auf dem Tablet: Rechnungsprüfung mit den Positionen des Lieferscheins und einer markierten Abweichung
Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
RechnungsWächter auf dem Tablet: Liste der eingegangenen Belege, sortiert nach Dokumentart
Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

Belege digitalisieren
RechnungsWächter auf dem Smartphone: Rechnungsprüfung mit allen Prüfungen abgeschlossen und zugehörigen Dokumenten
Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Rechnungsprüfung
Pfand und Leergut

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

Rechnungsprüfung
Preisentwicklung und Nachverhandlung

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Preistracking
Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

Reklamation
Kontrollgrad, Rollen, Assistent

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

Rechnungsprüfung
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen

Pfand heute noch auf Papier?

Wer das Pfandkonto bisher von Hand führt, kann mit der Leergut-Pfand-Tabelle anfangen. RechnungsWächter übernimmt die Seite deiner Lieferanten, sobald die Lieferscheine per Foto oder Mail hereinkommen.

Übergabe an die Buchhaltung

Geprüfte Belege gehen mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Statt eines Ordners, den jemand am Monatsende sortiert, bekommt dein Steuerberater die Belege nach Typ geordnet.

Start klein

Starte mit der Preisprüfung gegen deine EK-Preisliste. Mengenprüfung und Leergut schaltest du dazu, wenn die Preise laufen. Die Regeln stellst du je Lieferant ein, gemeldet wird nur, was abweicht.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Getränkegroßhandel, der beim Zulieferer einkauft und in eigenen Touren ausliefert
  • Großhändler mit eigener EK-Preisliste und täglichen Eingangsrechnungen, ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat
  • Familienbetriebe, in denen dieselbe Person Warenannahme und Büro macht

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Fakten

Alles, was du vor dem Termin wissen willst

Für den Großhandel passt meist RechnungsWächter. Alle Pakete und Zahlweisen stehen hier.

Preise

Was RechnungsWächter für den Großhandel kostet

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. MargenWächter kommt ab 39,20 Euro je Standort und Monat bei jährlicher Zahlung dazu, bei monatlicher Zahlung 49 Euro. Damit kommen die Bankanbindung für Überweisungen und die offene API dazu. Mehrere Standorte führt FilialWächter zusammen, pauschal ab 79,20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung 99 Euro.

Unbegrenzt viele Nutzer. Im Großhandel kommen deutlich mehr Belege zusammen als in einem einzelnen Betrieb. Deshalb bekommst du nach dem Termin ein Angebot passend zu deiner Belegmenge. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmen.

Basis
RechnungsWächter

Einkaufskontrolle und Belegprüfung für deinen Betrieb, pro Standort.

78,40 €pro Standort / Monat
bei jährlicher Abrechnung · pro Standort · netto zzgl. USt.
Anteil: 940,80 € für 12 Monate
  • Belege digitalisieren und einreichen (Foto/E-Mail; Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Angebote, ABs, Online-Bestellungen)
  • Belege automatisch erkennen und prüfen (Typ, Formalprüfung, Duplikate, Prüfaufgaben)
  • Preise über Belege hinweg vergleichen (Angebot/AB/Online-Bestellung/Preisliste vs. Lieferschein/Rechnung; Historie)
  • Finanzielle Auswirkung von Preisänderungen erkennen (Menge × Preisunterschied)
  • Wichtige Kennzahlen im Blick (Preisänderungen, Mengen, Skonto, offene Rechnungen, wiederkehrende Kosten)
  • Fehlende Belege nachverfolgen
  • Lieferanten verwalten
  • Reklamationen vorbereiten und versenden
  • Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Skonto
  • Pfand, Leergut und Transportmaterial prüfen
  • Artikelpreislisten und Wareneingänge exportieren
  • Übergabe an DATEV Unternehmen online, Lexware Office, Agenda und BMD sowie Belegversand an Steuerberater
  • Rollen: Inhaber, Mitarbeiter, Hilfskraft, unbegrenzte Nutzeranzahl
  • Support über App, E-Mail und Telefon
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Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Premium
MargenWächter

RechnungsWächter inklusive, dazu: Überweisungen.

117,60 €pro Standort / Monat, RechnungsWächter inklusive
bei jährlicher Abrechnung · pro Standort · RechnungsWächter inklusive · netto zzgl. USt.
Davon MargenWächter: 39,20 €/Standort
Anteil: 1.411,20 € für 12 Monate
  • Alles aus RechnungsWächter, dazu:
  • Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen
  • Offene API mit Dokumentation und SDKs für eigene Auswertung und Warenwirtschaft
  • Bevorzugter Support
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Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Mehrere Standorte
FilialWächter

Für mehrere Betriebe: Überblick, Filialvergleich und Kostenkontrolle, pauschal.

+79,20 €+ / Monat pauschal
bei jährlicher Abrechnung · pauschal · unabhängig von der Anzahl der Standorte · netto zzgl. USt.
Anteil: 950,40 € für 12 Monate
  • Zusätzlich für mehrere Standorte
  • Filialen und Standorte im System abbilden
  • Überblick über die ganze Kette
  • Belegkosten aller Filialen vergleichen und steuern
  • Wo die Kosten sitzen, über alle Standorte sichtbar
  • Kostenquoten pro Standort im Blick
  • Preise zwischen Filialen vergleichen
  • Fixkosten und Verträge standortübergreifend prüfen
  • Lieferanten standortübergreifend vergleichen
  • Einkaufstrends über Filialen erkennen
  • Lieferqualität pro Standort vergleichen
  • Offene Zahlungen über alle Standorte steuern
  • Berichte: Was in starken Filialen besser läuft
  • Saisonale Schwankungen zwischen Standorten erkennen
  • Kostenstellen und Export für die Buchhaltung vorbereiten
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Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich

Bei Software-Anbindungen über API können vom Drittanbieter an uns berechnete Kosten zusätzlich zum Abo weitergegeben werden. Details in den AGB.

Mehrere Standorte? FilialWächter ergänzt die Basis um den Überblick über alle Betriebe. FilialWächter ansehen oder Termin buchen
FAQ

Häufige Fragen

Kann RechnungsWächter Rechnungen gegen meine Preisliste prüfen?

Ja, im Großhandel ist die eigene EK-Preisliste die übliche Referenz. Du lädst sie als PDF oder Excel hoch, danach wird jede Position dagegen geprüft. Kommt eine neue Liste, lädst du sie nach. Ist unklar, welcher Preis gilt, fragt der Assistent nach.

Prüft RechnungsWächter auch die Rechnungen an meine Kunden?

Nein. RechnungsWächter prüft die Eingangsrechnungen deiner Lieferanten, also das, was dein Betrieb einkauft und bezahlt. Deine Ausgangsrechnungen an Kunden bleiben in dem Programm, mit dem du sie heute erstellst.

Wie funktioniert die Mengenprüfung?

Die Menge auf der Rechnung wird Position für Position gegen den Lieferschein von der Abholung geprüft. Hat jemand an der Rampe von Hand korrigiert, zählt die korrigierte Menge. Eine Fehlmenge wird direkt zur Reklamationsmenge.

Kann ich Leergut und Pfand beim Zulieferer nachhalten?

Ja. Leergut wird je Lieferant und Gebinde erfasst, geliefert und zurück, und als Saldo geführt. Ist Leergut zurückgegangen, aber ohne Gutschrift geblieben, fällt das auf. Das Pfandkonto deiner Kunden führst du weiter wie bisher.

Muss ich jede Rechnung selbst prüfen?

Nein. Liegen Preis und Menge innerhalb der Toleranz, gibt der Assistent die Rechnung selbst frei. Zu dir kommen nur die Positionen, die abweichen. Wie viel der Assistent allein entscheidet, stellst du selbst ein.

Was kostet RechnungsWächter im Großhandel?

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro je Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. Im Halbjahresabo sparst du 10 Prozent. Weil im Großhandel viele Belege zusammenkommen, bekommst du nach einem Termin ein Angebot passend zu deiner Belegmenge.

Wir sehen uns gemeinsam deine Lieferantenrechnungen an und zeigen dir, wo Preise von deiner Liste abweichen.

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