Rechnungsprüfung, die jede Position sieht, bevor du bezahlst

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.