RechnungsWächter
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Rechnungseingang

Digitaler Rechnungseingang: kürzere Durchlaufzeit bis zur Freigabe

Digitaler Rechnungseingang heißt: Jede Lieferantenrechnung, ob Papierrechnung, PDF oder E-Rechnung, kommt an einer Stelle an. Dort wird sie per OCR und Belegerkennung ausgelesen und steht als Datensatz im Rechnungseingangsbuch, mit Lieferant, Datum, Betrag und Status. Gemeint ist der Weg vom Posteingang bis zur Freigabe, nicht die Ausgangsrechnung an deine Kunden.

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Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.

RechnungsWächter auf dem Tablet: Liste der eingegangenen Belege, sortiert nach Dokumentart
So macht es RechnungsWächter

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Der Unterschied zum reinen Eingangswerkzeug: Danach prüft RechnungsWächter jede Rechnung Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen, bevor du bezahlst. Ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Aktualisiert am

Aus dem Betrieb

Zwei Momente, die du aus deinem Betrieb kennst

Drei Wege, ein Stapel

Der Getränkelieferant schickt ein PDF, der Metzger legt die Papierrechnung in die Kiste, der Großhändler mailt eine E-Rechnung. Am Monatsende tippt jemand alles in eine Liste und fragt sich, was fehlt.

Einmal geliefert, zweimal überwiesen

Die Rechnung kam einmal per Mail und lag einmal im Karton. Beide wurden abgetippt, beide freigegeben, beide bezahlt. Aufgefallen ist es erst, als der Lieferant die Gutschrift schickte.

So funktioniert es

Drei Schritte, von der Papierrechnung bis zur Buchhaltung

  1. 1

    Jede Rechnung kommt an einer Stelle an

    Die Papierrechnung als Foto oder Scan aus dem Betrieb, das PDF per E-Mail-Weiterleitung oder Upload, die E-Rechnung direkt an die eigene Adresse deines Standorts. Bindest du dein E-Mail-Postfach an, holt RechnungsWächter neue Rechnungen dort selbst ab.

  2. 2

    Auslesen und prüfen

    OCR und Belegerkennung lesen Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Betrag und jede einzelne Position aus, die Duplikatsprüfung weist doppelte Rechnungen ab. Dann legt RechnungsWächter jede Position neben Lieferschein und vereinbarten Preis und meldet, was abweicht.

  3. 3

    Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung

    Passt alles, gibt der Assistent die Rechnung frei, du siehst nur die Abweichungen. Geprüfte Rechnungen gehen mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater oder an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Im Detail

Was RechnungsWächter für dich übernimmt

Automatisierte Rechnungsverarbeitung, ohne die Prüfung wegzulassen

Wer den Rechnungseingang automatisieren will, findet dafür viel Software. Digitale Rechnungsverarbeitung heißt meist: Die Rechnung wird zum Datensatz und läuft zur Freigabe. Ob die neun Kisten auf der Rechnung auch geliefert wurden, steht aber auf dem Lieferschein, und der liegt oft im Betrieb statt im System.

RechnungsWächter setzt genau da an. Der Lieferschein kommt als Foto aus der Küche oder vom Lager, die Rechnung per Mail, und beide liegen im selben Vorgang nebeneinander. Was übereinstimmt, gibt der Assistent frei. Was abweicht, siehst du mit Beleg, Position und Betrag, bevor die Überweisung ausgeführt wird. Die Durchlaufzeit sinkt, weil kein Stapel mehr auf einen Schreibtisch wartet, und der Steuerberater bekommt am Monatsende sortierte Rechnungen statt einer Kiste.

Nebenbei entsteht dein Rechnungseingangsbuch ohne Abtippen. Jede angenommene Rechnung steht je Lieferant mit Nummer, Datum, Betrag, Status und Originalbeleg in der Übersicht, vom Eingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Was du früher am Monatsende in eine Liste getippt hast, liegt damit schon vor, sobald die Rechnung ankommt.

Rechnen kannst du damit ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat. Das Paket kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, und du testest 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Großhandel und Handwerk ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat
  • Betriebe, bei denen Rechnungen als Papier, PDF und E-Rechnung an mehreren Stellen ankommen und das Büro sie heute von Hand erfasst
  • Mehrere Standorte: jeder Standort mit eigener Rechnungsadresse, mit FilialWächter der Überblick über alle

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Im Vergleich

Wo RechnungsWächter neben Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse steht

Vier Ansätze rund um Einkauf und Belege. Der Unterschied liegt darin, ob nach dem Eingang jemand jede Position prüft.
Ansatz Fokus Geeignet für
Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus
Buchhaltung sevdesk, Lexware Office Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen
Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen
Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln

Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen

Fakten

Alles, was du vor dem Kennenlernen wissen willst

Dein Start

In drei Schritten startklar

Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise

  1. 1

    Kennenlernen, 30 Minuten

    Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.

  2. 2

    Angeleitetes Onboarding

    Sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload.

  3. 3

    14 Tage kostenlos testen

    Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.

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Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist ein digitaler Rechnungseingang?

Ein digitaler Rechnungseingang nimmt alle Lieferantenrechnungen an einer Stelle an: Papierrechnung, PDF oder E-Rechnung. Daraus werden Datensätze mit Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Positionen. Ab da läuft die Rechnung als Vorgang: prüfen, freigeben, an die Buchhaltung übergeben. Der Scan ist nur der erste Schritt.

Wie funktioniert die Digitalisierung des Rechnungseingangs?

In drei Schritten. Erstens kommen Rechnungen per Scan, Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder aus dem angebundenen E-Mail-Postfach an. Zweitens lesen OCR und Belegerkennung die Daten bis zur einzelnen Position aus, die Duplikatsprüfung sortiert doppelte Rechnungen aus. Drittens wird geprüft, freigegeben und übergeben. RechnungsWächter prüft dabei jede Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis.

Was bringt ein digitaler Rechnungseingang?

Eine kürzere Durchlaufzeit von der Ankunft bis zur Freigabe, weil Rechnungen weniger abgetippt, gesucht und von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen werden. Dazu ein Rechnungseingangsbuch, das beim Eingang entsteht. Bei RechnungsWächter kommt die Prüfung dazu: Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen fallen auf, bevor du bezahlst.

Verarbeitet RechnungsWächter E-Rechnungen?

Ja. RechnungsWächter liest ZUGFeRD und XRechnung direkt ein. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024). Für das Ausstellen erlaubt § 27 Abs. 38 UStG Papier oder PDF noch bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Papier, PDF und E-Rechnung landen deshalb im selben Rechnungseingang.

Was ist mit Papierrechnungen und Fotos vom Lieferschein?

Ein Foto mit dem Smartphone reicht, ein Scanner ist nicht nötig. Die Küche oder das Lager fotografiert Papierrechnung und Lieferschein, RechnungsWächter erkennt Belegart und Lieferant und liest die Positionen aus. Handschriftliche Vermerke auf dem Lieferschein liest er mit, eine gestrichene Menge zählt beim Abgleich.

Wie bekommt mein Steuerberater die Rechnungen?

Per Mail, sortiert nach Belegart, mit Belegbild und Kontierungsvorschlag, oder direkt an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Die Aufbewahrung liegt dort, wo die Belege ankommen: beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Der Steuerberater bleibt, RechnungsWächter nimmt ihm das Sortieren ab.

Muss ich meinen Posteingang umstellen?

Nein. Du gibst deinen Lieferanten die E-Mail-Adresse deines Standorts oder leitest Rechnungen aus dem bestehenden Postfach weiter. Wer den Posteingang ganz digitalisieren will, bindet das E-Mail-Postfach einmal an, danach holt RechnungsWächter neue Rechnungen selbst ab. Papier fotografierst oder scannst du weiter wie bisher.

Zusammenspiel

Ein System statt fünf

Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.

Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

Belege digitalisieren
Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Rechnungsprüfung
Kontrollgrad, Rollen, Assistent

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

Rechnungsprüfung
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen
Was RechnungsWächter nicht macht

Damit du weißt, woran du bist

RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.

Was RechnungsWächter nicht übernimmt
  • Keine Trennung von Sammel-PDFs, keine Erkennung von Markenwechseln beim Artikel.
  • Kein DATEV-Dateiformat, keine Buchführung, keine Kontierung als Buchung. Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag. Der Steuerberater bleibt. Kein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung nach GoBD; die liegt beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm.
Aus dem Betrieb

Noch ein Moment, den du kennst

Zwei Wochen bis zur Freigabe

Die Rechnung liegt erst im Büro, dann beim Inhaber zur Unterschrift, dann wieder im Büro zum Überweisen. Das Skonto ist bis dahin verfallen, und der Steuerberater fragt nach dem Original.

Branchen

Auch außerhalb der Gastronomie im Einsatz

GastronomieHotellerieEinzelhandel und KioskGroßhandelHandwerk

Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.

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