Was Lieferantenrechnungen einen Gastronomiebetrieb kosten
Die Posten von der Startseite, durchgerechnet für einen typischen RechnungsWächter-Kunden mit 30.000 Euro Wareneinsatz im Monat. Je Posten der Rechenweg und die Quelle. Kein Posten ist ein Messwert für deinen Betrieb; die Spannen zeigen, wo er liegen kann.
Aktualisiert am
Die Posten im Jahr
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150 bis 180 Stunden
1. Zeit für Lieferantenrechnungen und Belege
Im Jahr für Erfassen, Freigeben, Bezahlen und Ablegen von 100 Lieferantenrechnungen im Monat, 7,4 bis 9 Minuten je Rechnung. Rund vier Arbeitswochen, meist nach Feierabend.
Quelle: IW Consult 2025, Zeit je Eingangsrechnung, Befragung von 201 KMU (öffnet in neuem Tab)
Was der digitale Rechnungseingang davon übernimmt -
1.800 Euro
2. Übersehene Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen
Im Jahr bei angenommenen 0,5 Prozent übersehenen Abweichungen im Einkauf: stille Preiserhöhungen, gestrichene Kisten, nie gutgeschriebenes Pfand.
Wie RechnungsWächter jede Position prüft -
3.600 bis 18.000 Euro
3. Einkaufspreise ohne Verhandlung
Im Jahr bleiben liegen, wer allein einkauft: Einkaufsverbünde geben ihren Mitgliedern 1 bis 5 Prozent des Einkaufs zurück.
Quelle: HGK eG, Rückvergütung 2024 (rund 0,9 Prozent); HOGAST Geschäftsbericht 2024/25 (rund 5,1 Prozent, eigene Berechnung aus Boni und Umsatz)
Wie die Einkaufsberatung läuft -
7.000 bis 10.000 Euro
4. Schwund und Verderb
Im Jahr gehen durch Verderb und nicht servierte Speisen verloren, 2 bis 3 Prozent des Wareneinsatzes, ohne die Reste auf den Tellern.
Inventur mit RechnungsWächter -
41 Euro je angefangene Viertelstunde
5. Rückfragen des Steuerberaters zu fehlenden oder unklaren Belegen
kostet jede Rückfrage deines Steuerberaters zu einem Beleg, der fehlt oder unklar ist: Zeitgebühr 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, für Aufträge seit dem 1. Juli 2025.
Quelle: § 13 StBVV (Zeitgebühr); BStBK, Leitfaden Honorarmanagement, Juni 2025 (öffnet in neuem Tab)
Wie die Übergabe an den Steuerberater läuft -
19 Euro je 100 Euro
6. Fehlende Rechnungen: die Vorsteuer ist weg
Vorsteuer sind weg, wenn die Rechnung fehlt. Ohne Rechnung nach § 14 UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug; ein Eigenbeleg rettet die Betriebsausgabe, nicht die Vorsteuer.
Quelle: § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG (öffnet in neuem Tab)
Wie RechnungsWächter fehlende Belege findet -
20 Prozent
7. Wareneinsatz erst mit der BWA
der befragten Gastronomiebetriebe haben ihre BWA schon im Folgemonat.
Was das Controlling früher zeigt
Die Summe: die Kosten der Untätigkeit in der Gastronomie
12.000 bis 32.000 Euro und 150 bis 180 Stunden im Jahr, je nach Betrieb.
Im Jahr je nach Betrieb: übersehene Abweichungen, Einkauf ohne verhandelte Konditionen, Verderb. Dazu 150 bis 180 Stunden Belegarbeit. Die Rückfragen des Steuerberaters und die verlorene Vorsteuer kommen je nach Betrieb dazu; für beides gibt es Gesetzeszahlen, aber keine Messung je Betrieb. Die 80 bis 160 Stunden, die eine Prüfung jeder Position kosten würde, zählen nicht dazu: Sie sind der Grund, warum heute nicht geprüft wird, keine Ausgabe.
Rechnung je Standort für einen typischen RechnungsWächter-Kunden mit 30.000 Euro Wareneinsatz im Monat. Zeit je Rechnung: IW Consult 2025. Stundensatz: Destatis 2025. Einkaufsvorteil: Rückvergütungen der Einkaufsverbünde HGK 2024 und HOGAST 2024/25. Verderb: United Against Waste 2015, WRAP 2013, ohne Tellerreste. Übersehene Abweichungen: Annahme.
RechnungsWächter gibt es ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.
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Der Belegkosten-Rechner nimmt deine Belegmenge, deinen Stundensatz und deinen Wareneinsatz und rechnet die Zeit für Belege und die übersehenen Abweichungen für dein Jahr aus.
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