Vorbereitende Buchhaltung ist alles, was vor der Buchung passiert: Belege sammeln, prüfen, sortieren und vollständig an den Steuerberater übergeben. Gemeint ist hier die Aufgabe im eigenen Betrieb, nicht der Beruf in der Kanzlei. Gebucht und aufbewahrt wird danach beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm, die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Betrieb.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.
RechnungsWächter übergibt deine Belege nach Typ sortiert per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Jede Rechnung geht mit Belegbild und Kontierungsvorschlag. Vorher prüft RechnungsWächter jede Lieferantenrechnung und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen. Ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. RechnungsWächter bereitet die Belege vor, gebucht und aufbewahrt wird beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungsprogramm.
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Einmal im Monat geht ein Ordner voller Papier zum Steuerberater. Was darin fehlt, fällt dort erst Wochen später auf, und dann beginnt die Suche.
Der Partner macht die Buchhaltung am Ruhetag. Belege aus mehreren Postfächern, von Handys und aus der Küchenschublade, jede Datei einzeln weitergeleitet.
Per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder angebundenem Postfach. Auch dein Steuerberater kann Belege direkt an die Adresse deines Standorts schicken.
RechnungsWächter prüft Pflichtangaben, Menge und Preis, erkennt doppelte Belege und ordnet jeden Beleg seinem Typ zu. Was nicht passt, kommt als Fall zu dir, bevor es beim Steuerberater landet.
Du legst einmal fest, wohin die Belege gehen: an deinen Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Zahlungsinformationen kannst du an eine zweite Adresse schicken, etwa an die Buchhaltung in der Familie.
Die BWA zeigt dir später, dass der Wareneinsatz gestiegen ist. RechnungsWächter zeigt dir vorher, welcher Preis, welche Menge oder welches Pfand dafür verantwortlich ist, und was du dagegen tust: nachverhandeln, reklamieren, zurückfordern. Beides brauchst du, aber nur eines zeigt dir, wo du Geld sparst.
„Du musst nicht mehr glauben. Du siehst es.“
RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
| Ansatz | Fokus | Geeignet für |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify | Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System | Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus |
| Buchhaltung sevdesk, Lexware Office | Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung | Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen |
| Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM | Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben | Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen |
| Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter | Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung | Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln |
Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen
vom Empfang bis zur Buchung, PDF 7 Minuten, E-Rechnung 6. Bei 100 Rechnungen im Monat rund 15 Stunden, meist nach Feierabend.
kostet jede Rückfrage deines Steuerberaters zu einem Beleg, der fehlt oder unklar ist: Zeitgebühr 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, für Aufträge seit dem 1. Juli 2025.
Vorsteuer sind weg, wenn die Rechnung fehlt. Ohne Rechnung nach § 14 UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug; ein Eigenbeleg rettet die Betriebsausgabe, nicht die Vorsteuer.
Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.
Sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload.
Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
Die Arbeit vor der Buchung: Belege sammeln, auf Vollständigkeit und Pflichtangaben prüfen, nach Art sortieren und dem Steuerberater übergeben. Gebucht wird danach beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm. In Gastronomie und Handel ist das der Teil, der am Monatsende liegen bleibt, weil er meistens nach Feierabend passiert.
Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Aufbewahrt werden sie im Buchhaltungsprogramm oder beim Steuerberater, die Pflicht nach GoBD bleibt beim Betrieb. RechnungsWächter archiviert nicht, sondern schickt die Belege dorthin. Wie ein einzelner Beleg einzuordnen ist, klärt dein Steuerberater.
DATEV Unternehmen online ist die Anwendung, in der Betrieb und Steuerberater gemeinsam mit Belegen und Buchungsdaten arbeiten. Belege lassen sich dort hochladen oder per Mail einreichen. RechnungsWächter nutzt den Weg per Mail und schickt die Belege direkt dorthin, statt dass du jede Datei einzeln hochlädst.
Kontierung heißt, einem Beleg das Sachkonto zuzuordnen, auf das er gebucht wird. RechnungsWächter legt jeder übergebenen Rechnung einen Vorschlag dafür bei. Buchen tut weiter dein Steuerberater: Er übernimmt den Vorschlag oder ändert ihn. Eine Buchungsdatei im DATEV-Format entsteht dabei nicht.
Das stellst du ein. Entweder nach erfolgreicher Prüfung, dann kommt nur Geprüftes an. Oder als Sofortversand direkt nach dem Upload, dann ist der Beleg schnell in der Buchhaltung, aber noch nicht fachlich geprüft. Zahlungsinformationen kannst du getrennt an eine zweite Adresse schicken.
Nein. RechnungsWächter übergibt Eingangsbelege: Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, jeweils mit Belegbild. Kassendaten und Umsätze kommen weiter über deine Kasse zum Steuerberater. So ist klar, welches System welche Seite liefert.
Nein. Er bekommt die Belege per Mail oder in DATEV Unternehmen online, so wie heute auch. Auf Wunsch bekommt die Kanzlei einen eigenen Zugang. Schickst du Belege bisher selbst an DATEV, kann das parallel weiterlaufen. RechnungsWächter bekommt sie dann zusätzlich und prüft sie, bevor jemand bezahlt.
Fotografiere Lieferscheine und Papierrechnungen, sobald die Ware kommt, und leite Rechnungen per Mail an eine feste Beleg-Adresse weiter. Wichtig ist ein Weg für alle Belege statt vieler. RechnungsWächter nimmt Belege per Foto, Mail, Upload und Postfach an, sortiert sie nach Typ und übergibt sie an deinen Steuerberater oder an DATEV Unternehmen online.
Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.
RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.
RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.
RechnungsprüfungRechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.
Belege digitalisierenAus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.
ReklamationRechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.
ControllingRechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.
IntegrationenRechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.
Auf der Rechnung steht nur eine Artikelnummer und „Diverses“. In der Kanzlei weiß niemand, ob das Ware, Reinigung oder eine Reparatur war. Die Rückfrage kommt per Mail, zwei Wochen später.
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.
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