RechnungsWächter
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Handwerk

Rechnungsprüfung für das Handwerk: jede Materialrechnung gegen dein Angebot

Sag mir, ob die Preise auf der Rechnung stimmen. RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung deiner Lieferanten gegen das Angebot und den Lieferschein, und dein Betrieb hört nur von ihm, wenn etwas abweicht.

14 Tage kostenlos testen

Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.

Metallbaumeister prüft am Hallentor Lieferschein und Wiegeschein zur frisch abgeladenen Stahllieferung
RechnungsWächter für das Handwerk

RechnungsWächter übernimmt die Rechnungsprüfung im Handwerk: Jede Eingangsrechnung deiner Lieferanten wird Position für Position geprüft. Der Preis gegen das freigegebene Angebot zum Tagespreis, die Menge gegen Lieferschein oder Wiegeschein, dazu die Einheit. Abweichungen siehst du, bevor du bezahlst. Sinnvoll ist das ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung.

Referenz für die Prüfung: das freigegebene Angebot zum Tagespreis.

Aktualisiert am

Deine Belegwelt

Was bei dir reinkommt, und wie es zu uns kommt

Beleg So kommt er an
Angebot zum Tagespreis Per E-Mail-Weiterleitung oder Upload. Nach deiner internen Freigabe gilt es als Preis, gegen den geprüft wird.
Bestellung und Auftragsbestätigung Per E-Mail-Weiterleitung ins eigene Postfach, zusammen mit den übrigen Belegen des Lieferanten
Lieferschein und Wiegeschein Als Scan, PDF oder Foto bei der Anlieferung; handschriftliche Korrekturen werden mitgelesen
Eingangsrechnung E-Mail-Weiterleitung aus deinem Postfach, zum Beispiel mit einer Regel für alle Rechnungen, oder Upload
Dein Alltag

Wo es weh tut

Stahl nach Wiegeschein

Angeboten in Tonnen, geliefert in Stangen oder Metern, berechnet nach Kilogramm. Drei Belege, drei Einheiten. Ob die Rechnung zum Angebot passt, sieht erst, wer umrechnet.

Jeder Lieferant hat seine Nummern

Derselbe Artikel trägt bei jedem Lieferanten eine andere Artikelnummer, manchmal mit anderen Maßen. Dazu kommen Zuschnitt, Kommissionierung, Verpackung und Atteste als eigene Positionen. In der Gesamtsumme geht das unter.

Ein Lastwagen, ein Stapel Papier

Mit einer Lieferung kommen mehrere Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Im Büro soll eine Person alles zuordnen, neben dem Tagesgeschäft. Am Ende wird oft einfach bezahlt, was auf der Rechnung steht.

Was RechnungsWächter hier macht

Die Module, die für dich zählen

Nur die Module, die in deinem Betrieb wirklich etwas ändern.

RechnungsWächter auf dem Tablet: Rechnungsprüfung mit den Positionen des Lieferscheins und einer markierten Abweichung
Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
RechnungsWächter auf dem Tablet: Liste der eingegangenen Belege, sortiert nach Dokumentart
Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

Belege digitalisieren
RechnungsWächter auf dem Smartphone: Rechnungsprüfung mit allen Prüfungen abgeschlossen und zugehörigen Dokumenten
Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Rechnungsprüfung
Pfand und Leergut

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

Rechnungsprüfung
Preisentwicklung und Nachverhandlung

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Preistracking
Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

Reklamation
Einkaufs-Controlling und Dashboard

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.

Controlling
Kontrollgrad, Rollen, Assistent

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

Rechnungsprüfung
Zugang, Sprachen, Sicherheit

RechnungsWächter läuft auf Smartphone, Tablet und PC, Login per E-Mail, Google oder Apple, mit angeleitetem Onboarding und In-App-Support mit Bildschirmeinsicht. Deutsch ist produktionsreif, neun weitere Sprachen sind je Nutzer umstellbar; Fachwerte bleiben dabei unverändert. Serverstandort Deutschland, DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. 14 Tage kostenlos testen, nach dem Kennenlernen.

Sicherheit
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen

Materialpreise kontrollieren, ohne jede Rechnung selbst aufzuschlagen

Stahl und anderes Material kaufst du oft zum Tagespreis, der Preis ändert sich mit jedem Angebot. RechnungsWächter hält die Preise auf der Rechnung gegen das freigegebene Angebot oder die letzte Rechnung und führt die Preishistorie je Artikel und Lieferant. Was passt, läuft durch. Zu dir kommen nur die Positionen, bei denen Preis, Menge oder Einheit abweichen.

Aus dem Einsatz: ein Metallbaubetrieb mit vielen Stahllieferanten

Der Betrieb kauft Stahl bei vielen Lieferanten, jeweils zum Tagespreis aus dem Angebot. Pro Lieferung kommen Auftragsbestätigung, Lieferschein, Wiegeschein und Rechnung, oft in wechselnder Qualität. Alle Belege laufen über ein zentrales Postfach ein.

Im Büro bearbeitet eine Person die Rechnungen. Was zum Angebot und zum Wiegeschein passt, gibt der Assistent selbst frei. Auf ihren Tisch kommen nur die Positionen, die abweichen. Regeln gelten je Lieferant, und was der Betrieb gerade nicht braucht, bleibt ausgeschaltet.

Übergabe an die Buchhaltung

Geprüfte Eingangsrechnungen gehen mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Laufen alle Belege zuerst über RechnungsWächter, landet in DATEV nur, was dort auch geprüft vorliegt.

Start klein

Starte nur mit der Preisprüfung gegen deine Angebote. Mengenprüfung und Reklamation schaltest du dazu, wenn du so weit bist, und zwar je Lieferant: Beim Softwarelieferanten etwa bleibt die Mengenprüfung aus. Ohne IT-Projekt, der erste Beleg kommt per E-Mail, Scan oder Upload.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Metallbau, Schlosserei und andere Handwerksbetriebe, die Material zum Tagespreis einkaufen
  • Familienbetriebe, in denen eine Person im Büro die Eingangsrechnungen aller Lieferanten bearbeitet
  • Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, auch mit eigener Buchhaltung in DATEV Unternehmen online

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Fakten

Alles, was du vor dem Start wissen willst

Für das Handwerk passt meist RechnungsWächter. Alle Pakete und Zahlweisen stehen hier.

Preise

Was RechnungsWächter für das Handwerk kostet

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. MargenWächter kommt ab 39,20 Euro je Standort und Monat bei jährlicher Zahlung dazu, bei monatlicher Zahlung 49 Euro. Damit kommen die Bankanbindung für Überweisungen und die offene API dazu. Mehrere Standorte führt FilialWächter zusammen, pauschal ab 79,20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung 99 Euro.

Unbegrenzt viele Nutzer, 14 Tage kostenlos testen. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmen.

Basis
RechnungsWächter

Einkaufskontrolle und Belegprüfung für deinen Betrieb, pro Standort.

78,40 €pro Standort / Monat
bei jährlicher Abrechnung · pro Standort · netto zzgl. USt.
Anteil: 940,80 € für 12 Monate
  • Belege digitalisieren und einreichen (Foto/E-Mail; Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Angebote, ABs, Online-Bestellungen)
  • Belege automatisch erkennen und prüfen (Typ, Formalprüfung, Duplikate, Prüfaufgaben)
  • Preise über Belege hinweg vergleichen (Angebot/AB/Online-Bestellung/Preisliste vs. Lieferschein/Rechnung; Historie)
  • Finanzielle Auswirkung von Preisänderungen erkennen (Menge × Preisunterschied)
  • Wichtige Kennzahlen im Blick (Preisänderungen, Mengen, Skonto, offene Rechnungen, wiederkehrende Kosten)
  • Wareneinsatzquote auf Einkaufsbasis berechnen (Einkauf/Beleg + manuelle Umsätze)
  • Personalkostenquote berechnen (manuelle Personalkosten vs. Gesamtumsatz)
  • Fehlende Belege nachverfolgen
  • Lieferanten verwalten
  • Reklamationen vorbereiten und versenden
  • Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Skonto
  • Umsätze und Miete manuell erfassen
  • Personalkosten manuell erfassen
  • Pfand, Leergut und Transportmaterial prüfen
  • Artikelpreislisten und Wareneingänge exportieren
  • Übergabe an DATEV Unternehmen online, Lexware Office, Agenda und BMD sowie Belegversand an Steuerberater
  • Rollen: Inhaber, Mitarbeiter, Hilfskraft, unbegrenzte Nutzeranzahl
  • Support über App, E-Mail und Telefon
14 Tage kostenlos testen
Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Premium
MargenWächter

RechnungsWächter inklusive, dazu: Überweisungen.

117,60 €pro Standort / Monat, RechnungsWächter inklusive
bei jährlicher Abrechnung · pro Standort · RechnungsWächter inklusive · netto zzgl. USt.
Davon MargenWächter: 39,20 €/Standort
Anteil: 1.411,20 € für 12 Monate
  • Alles aus RechnungsWächter, dazu:
  • Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen
  • Personaltools anbinden (JobDone, Ordio): Lohnkosten für die Personalkostenquote
  • Erweiterte Margen- und Kostenanalysen
  • Offene API mit Dokumentation und SDKs für eigene Auswertung und Warenwirtschaft
  • Bevorzugter Support
14 Tage kostenlos testen
Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Mehrere Standorte
FilialWächter

Für mehrere Betriebe: Überblick, Filialvergleich und Kostenkontrolle, pauschal.

+79,20 €+ / Monat pauschal
bei jährlicher Abrechnung · pauschal · unabhängig von der Anzahl der Standorte · netto zzgl. USt.
Anteil: 950,40 € für 12 Monate
  • Zusätzlich für mehrere Standorte
  • Filialen und Standorte im System abbilden
  • Überblick über die ganze Kette
  • Belegkosten aller Filialen vergleichen und steuern
  • Wo die Kosten sitzen, über alle Standorte sichtbar
  • Kostenquoten pro Standort im Blick
  • Preise zwischen Filialen vergleichen
  • Fixkosten und Verträge standortübergreifend prüfen
  • Lieferanten standortübergreifend vergleichen
  • Einkaufstrends über Filialen erkennen
  • Lieferqualität pro Standort vergleichen
  • Offene Zahlungen über alle Standorte steuern
  • Berichte: Was in starken Filialen besser läuft
  • Saisonale Schwankungen zwischen Standorten erkennen
  • Kostenstellen und Export für die Buchhaltung vorbereiten
Termin buchen
Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich

Was als übliche Nutzung gilt, steht in § 7 der AGB.

Bei Software-Anbindungen über API können vom Drittanbieter an uns berechnete Kosten zusätzlich zum Abo weitergegeben werden. Details in den AGB.

Mehrere Standorte? FilialWächter ergänzt die Basis um den Überblick über alle Betriebe. FilialWächter ansehen oder Termin buchen
FAQ

Häufige Fragen

Kann RechnungsWächter eine Rechnung gegen das Angebot prüfen?

Ja. Ein Angebot zum Tagespreis wird zur Referenz, sobald es bei euch intern freigegeben ist. Jede Position der Rechnung wird dann gegen den Preis aus diesem Angebot gehalten. Welche Referenz gilt, legst du je Lieferant fest: für Stahl meist das Angebot, für Verbrauchsmaterial die letzte Rechnung.

Was passiert, wenn Angebot, Lieferschein und Rechnung verschiedene Einheiten haben?

RechnungsWächter prüft je Position Menge, Preis und Einheit. Ist der Umrechnungsfaktor bekannt, etwa der Inhalt je Gebinde, wird umgerechnet. Fehlt er, fragt der Assistent bei dir nach und merkt sich die Antwort. So siehst du eine abweichende Einheit an der Position statt erst in der Summe.

Wie wird Material geprüft, das nach Wiegeschein abgerechnet wird?

Die Menge auf der Rechnung wird gegen den Wiegeschein oder den Lieferschein gehalten. Die Toleranz stellst du je Lieferant ein, kleine Gewichtsschwankungen laufen dann durch. Liegt eine Position außerhalb, legt der Assistent sie dir mit Beleg und Betrag vor.

Was ist mit Zuschlägen und Skonto?

Zu- und Abschläge liest RechnungsWächter auf Positionsebene mit, also auch einen Zuschnitt-, Kommissionier- oder Frachtzuschlag. Zahlungsbedingungen wie Skonto und Zahlungsziel lernt RechnungsWächter je Lieferant aus den Rechnungen. Bei den offenen Rechnungen siehst du, welche Skontostufe noch läuft.

Was ist, wenn jeder Lieferant eigene Artikelnummern hat?

Das ist der Normalfall. RechnungsWächter führt Artikel und Preishistorie je Lieferant, verglichen wird innerhalb desselben Lieferanten. Die Stammdaten legt der Assistent aus den Belegen an, unklare Fälle fragt er bei dir ab. Am Jahresende siehst du, wie sich die Preise deiner Standardartikel entwickelt haben.

Passt eine Software aus der Gastronomie zu einem Handwerksbetrieb?

Ja, weil die Prüfung dieselbe ist. In der Gastronomie meldet RechnungsWächter Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen gegen Lieferschein und Preisliste. Im Handwerk wechselt nur die Referenz: das freigegebene Angebot zum Tagespreis. Im Einsatz ist RechnungsWächter unter anderem in einem Metallbaubetrieb, der Stahl nach Wiegeschein einkauft.

Wird auch Pfand auf Paletten geprüft?

Ja. Kommt Material auf Pfandpaletten, hält RechnungsWächter nach, welche Paletten zurückgegangen sind und ob die Gutschrift dafür auf einer Rechnung auftaucht. Im Handwerk kommt das seltener vor als in der Gastronomie, geprüft wird es genauso.

Was kostet die Rechnungsprüfung im Handwerk?

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro je Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. Im Halbjahresabo sparst du 10 Prozent. Der Preis gilt für unbegrenzt viele Nutzer. Für einzelne Betriebe fällt keine Einrichtungsgebühr an. Nach der Demo testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten.

Was RechnungsWächter nicht macht

Damit du weißt, woran du bist

RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.

Was RechnungsWächter nicht übernimmt
  • Kein Abgleich der Auftragsbestätigung gegen die Bestellung. Keine Marktpreise von außen. Geprüft wird gegen das, was du vereinbart oder zuletzt bezahlt hast.

Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo Rechnungen von Angebot und Lieferschein abweichen.

Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

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