Häufige Fragen zu RechnungsWächter

RechnungsWächter ist sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload. Kein IT-Projekt, keine Installation, keine Schulung. RechnungsWächter läuft im Browser und als App auf Smartphone, Tablet und PC, der Login geht per E-Mail, Google oder Apple.

Ja. Du startest mit einem Kennenlernen von 30 Minuten an deinen echten Belegen, danach testest du 14 Tage kostenlos. Die 14 Testtage kosten dich nichts: Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach. Keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Im Test siehst du an deinen eigenen Lieferscheinen und Rechnungen, wo Preis, Menge oder Pfand nicht stimmen. Danach wählst du die Laufzeit: monatlich, halbjährlich oder jährlich.

Nein. Du fotografierst Lieferscheine, du bestätigst oder reklamierst. Das ist alles. Es gibt keine wochenlange Einrichtung, keine Schulung und nichts, was jemand täglich pflegen muss. RechnungsWächter arbeitet, du entscheidest nur, wenn wirklich etwas offen ist.

Nein. Lieferschein abfotografieren reicht. Der Rest läuft, ohne dass jemand neue Software bedienen muss. Freigeben oder reklamieren erledigt ihr oder die Buchhaltung in der Web-App.

RechnungsWächter zeigt dir, wo Wareneinsatz unbemerkt entsteht: stille Preisänderungen, falsch berechnete Mengen, nicht gutgeschriebenes Pfand und vergessene Reklamationen. Die Wareneinsatzquote rechnet RechnungsWächter auf Einkaufsbasis. Bessere Einkaufspreise holt die Einkaufsberatung, mit MargenWächter inklusive.

Ja. RechnungsWächter liest Lieferantenrechnungen und Lieferscheine positionsgenau aus und zeigt Abweichungen bei Artikeln, Mengen, Preisen, Pfand und Gutschriften.

Ja. RechnungsWächter vergleicht Artikelpreise gegen deine Historie und macht stille Preiserhöhungen sichtbar, bevor die Rechnung bezahlt wird.

Ja. RechnungsWächter liest Pfand- und Leergutpositionen aus Lieferantenrechnungen und Belegen aus, ordnet sie dem Lieferanten zu und zeigt dir, wo Gutschriften oder Rückgaben offen wirken. So bleibt Pfand nicht nur ein Bauchgefühl.

Die werden mitgelesen. Wenn du eine Fehlmenge anstreichst oder einen Mangel notierst, erkennt RechnungsWächter das positionsgenau, und hat die Information später beim Abgleich mit der Rechnung parat.

Nein. Lieferanten und Artikel legt RechnungsWächter aus deinen Belegen an und hält sie aktuell. Name, Adresse und Zahlungsbedingungen schlägt der Assistent vor, du bestätigst sie. Unklare Fälle, etwa zwei Schreibweisen desselben Lieferanten, legt er dir zur Entscheidung vor.

RechnungsWächter erkennt 14 Belegarten. Dazu gehören Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Auftragsbestätigung, Angebot, Bestellung und Preisliste. Außerdem Retourenschein, Proforma-Rechnung, Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung, Erstattungsanzeige, Kassenbericht und Lieferdienst-Abrechnung. Du schickst sie als Foto, PDF, Excel oder E-Rechnung, auch als ZUGFeRD oder XRechnung. Mahnungen und Offene-Posten-Listen nimmt RechnungsWächter nicht an und sagt dir per Mail Bescheid.

So viele du willst. Wichtig ist nur: Eine Datei ist ein Beleg. Ein Lieferschein mit mehreren Seiten ist eine Datei, zwei Rechnungen sind zwei Dateien. Eine Mail kann also alle Rechnungen der Woche auf einmal enthalten. Ein Sammel-PDF mit mehreren Belegen in einer Datei trennt RechnungsWächter nicht.

Modular. Basis ist RechnungsWächter mit der Rechnungsprüfung ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo. MargenWächter ergänzt Umsatzseite und Inventur für 49 Euro pro Standort und Monat, die Einkaufsberatung ist dabei inklusive. FilialWächter bringt das Cockpit über alle Standorte für 99 Euro pauschal, nicht je Standort. MargenWächter und FilialWächter gibt es nur zusammen mit RechnungsWächter.

RechnungsWächter kostet ab 78,40 € netto pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 €, im Halbjahresabo 10 % weniger. MargenWächter kannst du optional dazu buchen (+49 € pro Standort und Monat vor Rabatt). FilialWächter ist optional für mehrere Betriebe (+99 € im Monat pauschal). Preise netto zzgl. USt., für Unternehmen. Bei Software-Anbindungen über API können vom Drittanbieter an uns berechnete Kosten zusätzlich zum Abo weitergegeben werden. Welche Kombination zu euch passt, klären wir im Kennenlernen.

Einzelne Betriebe zahlen keine Einrichtungsgebühr. Bei API-Anbindungen und bei größeren Betrieben mit mehreren Standorten kann je nach Umfang eine Einrichtungsgebühr anfallen. Den Umfang und die Gebühr stimmen wir vorher mit dir ab.

Jeder Standort kann RechnungsWächter (und optional MargenWächter) nutzen. Für Ketten und mehrere Betriebe kommt FilialWächter dazu: Du vergleichst Filialen, Kosten und offene Beträge über alle Standorte, pauschal, unabhängig von der Anzahl der Betriebe. Wie genau wir eure Lieferstruktur abbilden, sehen wir uns im gemeinsamen Termin an.

Nutzer sind unbegrenzt. Belege, Umsatzberichte und Überweisungen sind für die übliche Nutzung je Standort und Monat im Paket enthalten. Was als übliche Nutzung gilt und was bei deutlich höherer Nutzung passiert, steht in § 7 unserer AGB.

Du kündigst aktiv in der App. Eine Kündigung per Mail, Brief oder Telefon ist nicht möglich. Die Frist ist 14 Tage zum Ende deiner Laufzeit, je nach Abo nach einem Monat, einem halben Jahr oder einem Jahr. Kündigst du nicht, verlängert sich das Abo um dieselbe Laufzeit. Nach dem Vertragsende löschen wir deine Daten nach 30 Tagen. Belege, die du an deine Steuerberatung übergeben hast, bleiben dort.

Dann zahlst du nichts. Während der 14 Testtage kündigst du jederzeit in der App, bis der Test automatisch in dein Abo übergeht. Kündigst du nicht, beginnt danach dein Abo, und erst dann wird abgebucht.

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft. Kassen, Lieferdienste, Personaltools, Bankanbindung, API und SDKs gehören zu MargenWächter. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Dein Steuerberater bucht und dokumentiert, meist Wochen später. RechnungsWächter kontrolliert vorher, bevor du bezahlst. Beides gehört zusammen: RechnungsWächter schickt deiner Steuerberatung die geprüften Belege sortiert, mit Belegbild und Kontierungsvorschlag, per Mail an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Nein. Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Wer Rezepturen und Bestellungen führen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter prüft die Rechnung davor und arbeitet daneben.

Ja. Deine Steuerberatung bekommt einen eigenen Zugang, so wie Küche, Büro und du. Die Belege gehen zusätzlich mit Belegbild und Kontierungsvorschlag an die Steuerberatung, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Ja. Preislisten exportierst du zu einem Stichtag, gefiltert nach Lieferant oder Artikel. Mengen exportierst du für einen Zeitraum, aus Rechnungen und Lieferscheinen. An deine Steuerberatung gehen die Belege als PDF.

Ja, mit MargenWächter. Die API ist öffentlich dokumentiert unter docs.rechnungswaechter.de, für die Nutzung gibt es SDKs. Mit eigenen API-Schlüsseln holst du die geprüften Daten in deine Auswertung, deine Warenwirtschaft oder deine Buchhaltung. Nötig ist das nicht, RechnungsWächter läuft auch ohne Anbindung. Berechnet uns ein anderer Anbieter Kosten für die Anbindung, geben wir sie weiter. Je nach Umfang kann eine Einrichtungsgebühr anfallen.

Ja. Der Chatbot in der App beantwortet Fragen zu deinen Belegen, Preisen und Zahlen. Er führt auch Aktionen aus, soweit deine Rolle das fachlich darf. Wer mit den Daten lieber in Excel weiterarbeitet, exportiert Preislisten und Mengen.

Ja. RechnungsWächter läuft auf Deutsch und in neun weiteren Sprachen: Englisch, Spanisch, Italienisch, Türkisch, Vietnamesisch, vereinfachtes Chinesisch, Hindi, Bengalisch und Niederländisch. Jeder Nutzer stellt seine Sprache selbst ein, derzeit als Beta. So arbeitet die Küche in ihrer Sprache und das Büro auf Deutsch, mit denselben Belegen.

Serverstandort Deutschland, AVV inklusive, DSGVO-konform. Geprüfte Belege gehen sauber zugeordnet an deine Steuerberatung, per Mail an DATEV Unternehmen online, Lexware Office, Agenda oder BMD. Die gesetzliche Aufbewahrung liegt bei deiner Steuerberatung, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm.

RechnungsWächter prüft deine Belege und übergibt sie, die gesetzliche Aufbewahrung nach GoBD liegt woanders: bei deiner Steuerberatung, in DATEV Unternehmen online oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Dorthin gehen die geprüften Belege mit Belegbild. Die Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei deinem Betrieb (§ 147 AO), bei E-Rechnungen gilt sie für die XML-Datei.