Lieferantenpreise kontrollieren heißt, jeden berechneten Einkaufspreis gegen den vereinbarten Preis und gegen den zuletzt bezahlten Preis zu halten, Artikel für Artikel und über Monate. Gemeint ist die eigene Preishistorie aus Rechnungen, Preisliste, Rahmenvertrag und Konditionen, nicht der Vergleich mit Marktpreisen. Oft steht eine Änderung einfach auf der nächsten Rechnung: ein neuer Listenpreis, ein weggefallener Staffelpreis, eine Nachberechnung.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.
RechnungsWächter baut aus deinen geprüften Lieferantenrechnungen eine Preishistorie je Artikel und Lieferant, jeder Preispunkt mit Datum und Beleg. Steigt ein Preis, siehst du die Änderung in Prozent und in Euro. Drei Listen sortieren die Arbeit: Preise prüfen, Preisvorteile sichern, Daten klären. Für die Nachverhandlung steht dabei, was dich der Preis im Zeitraum zusätzlich gekostet hat. Ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.
Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.
Aktualisiert am
Bei großen Mengen entscheidet der Cent. Die Paprika ist seit Wochen teurer, gesehen hat es jemand erst beim Blick auf den Monat. Bezahlt war der neue Preis da schon viele Male.
Mit dem Außendienst ist ein besserer Preis schnell besprochen. Ob er ankommt, zeigt erst die nächste Rechnung. Und die liest im Alltag kaum jemand Zeile für Zeile.
Per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder eigenes Postfach, auch als E-Rechnung. Jede Position wird mit Artikel, Einheit und Einzelpreis ausgelesen. So hat jeder Preis seinen Beleg und sein Datum.
Jeder Einzelpreis wird mit dem zuletzt bezahlten Preis desselben Artikels verglichen. Artikel mit mehreren Artikelnummern oder Schreibweisen lassen sich zusammenführen, damit der Verlauf durchgehend bleibt. Sonderpreise bestätigst du einmal.
Die Änderungen landen in drei Listen: Preise prüfen, Preisvorteile sichern, Daten klären. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel steht die Zeile mit Mehrkosten und Einkaufsvolumen bereit. Das Gespräch führst du selbst, oder mit MargenWächter übernimmt es die Einkaufsberatung.
Eine Nachberechnung ist eine nachträgliche Rechnung des Lieferanten über einen Betrag, der auf der ersten Rechnung fehlte. Anlass sind zum Beispiel ein Zuschlag, eine nachgelieferte Menge oder ein Preis, der erst später feststand.
In RechnungsWächter läuft eine Nachberechnung durch dieselbe Prüfung wie jede Rechnung. Ihre Preise gehen in die Preishistorie des Artikels, so steht die Nachberechnung im Verlauf und nicht lose im Ordner.
RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
| Ansatz | Fokus | Geeignet für |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify | Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System | Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus |
| Buchhaltung sevdesk, Lexware Office | Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung | Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen |
| Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM | Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben | Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen |
| Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter | Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung | Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln |
Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen
Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.
Sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload.
Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
Eine stille Preiserhöhung, oft versteckte Preiserhöhung genannt, erkennst du am Einzelpreis, verglichen mit dem zuletzt bezahlten Preis desselben Artikels. In der Gesamtsumme geht eine Erhöhung unter, weil sie in einer Zeile von vielen steht. Von Hand heißt das: die letzten Rechnungen heraussuchen und Position für Position vergleichen. RechnungsWächter legt diesen Vergleich bei jeder Rechnung an.
Der Listenpreis ist der allgemeine Preis des Lieferanten. Ein vereinbarter Preis gilt für deinen Betrieb, etwa aus Rahmenvertrag, Konditionen oder Staffelpreis. Auf der Rechnung zählt, ob er ankommt. Eine hinterlegte Preisliste mit deinen Konditionen wird in RechnungsWächter zur Referenz.
Die Rechnungsprüfung prüft die einzelne Rechnung vor der Zahlung und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen. Die Preisentwicklung wertet viele Rechnungen aus: wie sich ein Artikel über Monate verteuert und was dich das gekostet hat. Beides entsteht aus denselben geprüften Belegen.
RechnungsWächter liefert die Grundlage für das Gespräch. Ein Beispiel: Der Lachs bei deinem Fischlieferanten ist teurer geworden. Die Zeile nennt Artikel, Lieferant, Preisänderung, die Mehrkosten im Zeitraum und dein Einkaufsvolumen. Hinter jedem Preispunkt liegt der Beleg. Ob du anrufst, schreibst oder den neuen Preis bestätigst, entscheidest du.
Dann übernimmt das die Einkaufsberatung, sie ist in MargenWächter inklusive. Auf Mandat verhandeln wir deine Einkaufspreise und suchen Lieferanten mit besseren Preisen. Grundlage sind dieselben geprüften Rechnungen und die Preisentwicklung, die du hier siehst. MargenWächter kostet plus 39,20 Euro je Standort und Monat im Jahresabo (49 Euro monatlich).
Die Preise kommen aus deinen Belegen: aus Rechnungen, Preislisten und bestätigten Reklamationen. Dadurch hat jeder Preis einen Beleg und ein Datum. Sonderpreise bestätigst du einmal, danach gelten sie als Referenz. Unklare Artikel fragt der Assistent ab.
Ja, gesunkene Preise stehen in der Liste Preisvorteile sichern. So siehst du, ob ein zugesagter Nachlass wirklich auf der Rechnung steht. Den neuen Preis übernimmst du dann als Referenz für die nächsten Lieferungen.
Prüfe zuerst, ob der neue Preis vereinbart war. Steht in Angebot oder Auftragsbestätigung ein anderer Preis, frag beim Lieferanten nach. Ist die Erhöhung angekündigt, hilft dein Einkaufsvolumen im Gespräch. RechnungsWächter zeigt dafür je Artikel die Preisänderung in Prozent und den Betrag, den sie dich im Zeitraum gekostet hat.
Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.
RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
RechnungsprüfungRechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.
Belege digitalisierenAus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.
ReklamationRechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.
ControllingRechnungsWächter kennt alle Kosten eines Betriebs und findet auf Mandat Lieferanten und Anbieter mit besseren Preisen für Wareneinkauf, Energie und Gebühren bei Kartenzahlung. Im Wareneinkauf sind es im Schnitt 4,8 Prozent. Mit MargenWächter inklusive.
EinkaufsberatungFilialWächter ergänzt RechnungsWächter oder MargenWächter um ein Cockpit über alle Standorte: mit Benchmark je Lieferant und Filiale, Preis-, Kostenstruktur- und Vertrags-Radar und einem täglichen KI-Report per Mail. 99 Euro im Monat pauschal, nicht je Standort.
FilialWächterRechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.
BuchhaltungRechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.
IntegrationenRechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.
Manche Lieferanten malen einen Pfeil neben den neuen Preis, andere schreiben ihn einfach hin. Bei dreißig Lieferanten merkt sich kaum jemand, was der Lachs im letzten Monat gekostet hat.
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
14 Tage kostenlos testenDu landest immer direkt beim RechnungsWächter-Team.
Das RechnungsWächter-Team
