Der letzte Abend im Jahr
Klemmbrett im Kühlhaus, Zählen geht schnell. Danach sucht jemand für jede Zeile den Preis aus dem Ordner. Das zieht sich bis ins neue Jahr.
Funktion
Die Inventur-App für die Gastronomie, bewertet mit den Preisen aus deinen Rechnungen
Inventur in der Gastronomie ist die Bestandsaufnahme der Ware zum Stichtag. Du zählst, was in Kühlhaus, Lager und Theke liegt, und bewertest es zum Einkaufspreis netto. Das Ergebnis ist der Warenwert, der Endbestand des alten und der Anfangsbestand des neuen Geschäftsjahres. Gemeint ist die Zählung der Ware, nicht das Inventar als Verzeichnis, das im Jahresabschluss auch Geld, Forderungen und Schulden enthält.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.
So macht es MargenWächter
MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Inventur: gezählt wird raumweise aus dem Einkaufs-Artikelstamm, mit Zählvorlagen für Kühlhaus, Theke und Lager. Als Inventur-App für die Gastronomie rechnet MargenWächter den Warenwert am Stichtag mit den Einkaufspreisen aus deinen Rechnungen. Diese prüft RechnungsWächter vorher auf Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, MargenWächter plus 39,20 Euro im Jahresabo (49 Euro monatlich).
Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.
Aktualisiert am
Aus dem Betrieb
Zwei Momente, die du aus deinem Betrieb kennst
Welcher Preis steht in der Liste?
Die Butter hat im Frühjahr weniger gekostet als im Herbst. In der Zählliste steht der Preis, den jemand im Kopf hatte. Der Warenwert stimmt dann ungefähr.
So funktioniert es
Drei Schritte, von der Rechnung bis zum Warenwert am Stichtag
- 1
Rechnungen laufen ein
Deine Lieferantenrechnungen kommen per Foto, E-Mail-Weiterleitung oder Upload zu RechnungsWächter. Mit jeder Rechnung wächst der Artikelstamm, samt Lieferant und Einkaufspreis.
- 2
Raum für Raum zählen
Du wählst einen Bereich wie Kühlhaus, Theke oder Lager und zählst die vorgeschlagenen Artikel, weitere findest du über die Suche. Das geht auch ohne Netz, auf Wunsch mit Foto.
- 3
Warenwert am Stichtag
MargenWächter bewertet jede gezählte Menge mit dem Einkaufspreis aus deinen Rechnungen. Du siehst den Warenwert am Stichtag, ohne Preise nachzuschlagen.
Im Detail
Was MargenWächter für dich übernimmt
- Zählung Raum für Raum, mit Bereichen aus Vorlagen wie Kühlhaus, Theke und Lager
- Zählliste je Raum mit vorgeschlagenen Artikeln, weitere Artikel über die Suche
- Artikelstamm aus dem Einkauf, der mit jeder Lieferantenrechnung wächst
- Bewertung automatisch zum Einkaufspreis aus deinen Rechnungen
- Warenwert am Stichtag, ohne Preise von Hand einzutragen
- Einkaufspreise mit Beleg: jeder Preis stammt aus einer Rechnung, einer Preisliste oder einer Reklamation
- Offline-Zählung auf Smartphone oder Tablet, auch im Kühlhaus oder Keller ohne Empfang
- Foto beim Zählen, wenn du eines brauchst
- Bruch, Verderb und Schwund mit Foto, Grund und Menge, im selben Paket
- Paket MargenWächter: plus 39,20 Euro je Standort und Monat im Jahresabo (49 Euro monatlich), zusätzlich zu RechnungsWächter
Für wen
Für welche Betriebe das gemacht ist
- Restaurants, Cafés und Bars mit Kühlhaus, Lager und Theke, die ihre Lieferantenrechnungen mit RechnungsWächter prüfen
- Hotels mit Küche und Bar, in denen an vielen Stellen Ware lagert
- Betriebe, die öfter als einmal im Jahr zählen wollen, zum Beispiel monatlich
RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
Im Vergleich
Wo RechnungsWächter neben Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse steht
| Ansatz | Fokus | Geeignet für |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify | Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System | Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus |
| Buchhaltung sevdesk, Lexware Office | Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung | Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen |
| Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM | Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben | Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen |
| Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter | Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung | Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln |
Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen
Fakten
Alles, was du vor dem Kennenlernen wissen willst
Dein Start
In drei Schritten startklar
Enthalten in MargenWächter: RechnungsWächter ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, MargenWächter plus 39,20 Euro im Jahresabo (49 Euro monatlich), unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise
- 1
Kennenlernen, 30 Minuten
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.
- 2
Angeleitetes Onboarding
Die Rechnungsprüfung ist sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload. Der Artikelstamm für die Inventur füllt sich mit jeder Rechnung, die dazukommt.
- 3
14 Tage kostenlos testen
Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.
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FAQ
Häufige Fragen
Ist die Inventur in RechnungsWächter enthalten?
Die Inventur gehört zu MargenWächter, dem Zusatzpaket zu RechnungsWächter. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. MargenWächter kommt mit 39,20 Euro im Jahresabo dazu, bei monatlicher Zahlung 49 Euro. Zum Paket gehören außerdem Bruch und Schwund sowie die Umsätze aus Kasse und Lieferdiensten.
Funktioniert die Inventur-App auf dem Smartphone und ohne Internet?
Ja. Gezählt wird auf Smartphone oder Tablet, und das Zählen läuft offline, also auch im Kühlhaus, im Getränkekeller oder im Lager ohne Empfang. Du zählst Raum für Raum und kannst beim Zählen ein Foto machen. Die Vorschläge je Raum kommen aus deinem Artikelstamm, weitere Artikel findest du über die Suche.
Wie wird der Warenbestand bei der Inventur bewertet?
Für die Bestandsbewertung gilt in der Regel der Einkaufspreis netto. Ware steht höchstens mit ihren Anschaffungskosten im Inventar (§ 253 HGB). MargenWächter bewertet jede gezählte Menge mit dem Einkaufspreis aus deinen Lieferantenrechnungen. Welches Verfahren für deinen Abschluss gilt, legt dein Steuerberater fest.
Muss ich vor der ersten Inventur alle Artikel anlegen?
Die Artikel entstehen aus deinem Einkauf. Jede Lieferantenrechnung, die RechnungsWächter liest, ergänzt den Artikelstamm mit Lieferant und Einkaufspreis; unklare Fälle fragt der Assistent bei dir ab. Beim Zählen schlägt MargenWächter je Raum Artikel vor, alles Weitere findest du über die Suche.
Wie hängen Inventur und Wareneinsatz zusammen?
Der Wareneinsatz ist Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Ohne gezählten Bestand kennst du nur den Einkauf eines Zeitraums, nicht den Verbrauch. Die Wareneinsatzquote auf Einkaufsbasis im Dashboard rechnet RechnungsWächter aus geprüften Rechnungspositionen. Für den Wareneinsatz mit Bestand setzt du den gezählten Warenwert als Endbestand ein.
Brauche ich für die Inventur eine Warenwirtschaft?
Für Zählung und Bewertung reicht MargenWächter. Gezählt wird aus dem Artikelstamm, den deine Rechnungen füllen, bewertet mit deren Preisen. Wer Rezepturen, Bestellungen und Soll-Bestände in einem System führen will, ist mit einer Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify besser bedient.
Zusammenspiel
Ein System statt fünf
Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.
Inventur (MargenWächter)
MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Inventur: gezählt wird raumweise aus dem Einkaufs-Artikelstamm, mit Zählvorlagen für Kühlhaus, Theke und Lager. Den Bestand bewertet MargenWächter automatisch mit den echten Einkaufspreisen aus deinen Rechnungen. Das Zählen läuft offline.
Rechnungsprüfung
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
RechnungsprüfungBruch und Schwund (MargenWächter)
Mit MargenWächter erfasst das Team Bruch, Verderb und Schwund mit einem Foto, Grund und Menge; MargenWächter erkennt den Artikel, zeigt den Wert zum Einkaufspreis und macht daraus auf Wunsch eine Reklamation oder eine Bestandskorrektur. Eine Hilfskraft nimmt nur auf, verbuchen darf die Rolle, die du dafür freigibst.
ReklamationPreisentwicklung und Nachverhandlung
RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.
PreistrackingEinkaufs-Controlling und Dashboard
RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.
Controlling Was RechnungsWächter nicht macht
Damit du weißt, woran du bist
RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.
Was RechnungsWächter nicht übernimmt
- Gehört zu MargenWächter, nicht zum Grundpaket RechnungsWächter. Ersetzt kein klassisches Wareneinsatz-Modul; es gibt keine fertige Zählliste über alle Artikel.
Aus dem Betrieb
Noch ein Moment, den du kennst
Kein Empfang im Getränkekeller
Unten im Keller wird auf Papier gezählt, oben tippt jemand die Zahlen ab. Zeile für Zeile, Kiste für Kiste. Dabei rutscht schnell eine Zahl in die falsche Zeile.
Branchen
Gebaut für Gastronomie und Hotellerie
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
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