Rechnungsprüfung für die Gastronomie, von der Warenannahme bis zur Wareneinsatzquote

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.

MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Inventur: gezählt wird raumweise aus dem Einkaufs-Artikelstamm, mit Zählvorlagen für Kühlhaus, Theke und Lager. Den Bestand bewertet MargenWächter automatisch mit den echten Einkaufspreisen aus deinen Rechnungen. Das Zählen läuft offline.

Mit MargenWächter erfasst das Team Bruch, Verderb und Schwund mit einem Foto, Grund und Menge; MargenWächter erkennt den Artikel, zeigt den Wert zum Einkaufspreis und macht daraus auf Wunsch eine Reklamation oder eine Bestandskorrektur. Eine Hilfskraft nimmt nur auf, verbuchen darf die Rolle, die du dafür freigibst.

MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Umsatzseite: Umsätze kommen per Kassenanbindung, per Foto vom Z-Bericht oder als PDF, dazu die Abrechnungen der Lieferdienste mit Umsatz je Tag und Gebühren. Damit steht die Wareneinsatzquote ohne Handarbeit. Angebunden sind Allo, Vectron, Lightspeed, Orderbase, gastronovi und Hypersoft sowie Lieferando, Wolt und Uber Eats. Aufpreis 49 Euro je Standort und Monat.

RechnungsWächter kennt alle Kosten eines Betriebs und findet auf Mandat Lieferanten und Anbieter mit besseren Preisen für Wareneinkauf, Energie und Gebühren bei Kartenzahlung. Im Wareneinkauf sind es im Schnitt 4,8 Prozent. Mit MargenWächter inklusive.

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

RechnungsWächter läuft auf Smartphone, Tablet und PC, Login per E-Mail, Google oder Apple, mit angeleitetem Onboarding und In-App-Support mit Bildschirmeinsicht. Deutsch ist produktionsreif, neun weitere Sprachen sind je Nutzer umstellbar; Fachwerte bleiben dabei unverändert. Serverstandort Deutschland, DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. 14 Tage kostenlos testen, nach dem Kennenlernen.

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.