RechnungsWächter
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Funktion

Controlling für die Gastronomie: wo du Geld verlierst und was du dagegen tust

Controlling in der Gastronomie ist Kostenkontrolle, solange der Monat noch läuft: Wareneinsatzquote auf Einkaufsbasis, Personalkostenquote, Fixkosten und die Rechnungen, die demnächst fällig werden. Die BWA vom Steuerberater zeigt dieselben Kosten als Rückschau, Wochen nach dem Monatsende und als Summe je Konto. Controlling im Betrieb zeigt die Stelle: welcher Artikel, welcher Lieferant, welche Rechnung, und ob du dort nachverhandelst, reklamierst oder rechtzeitig zahlst.

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RechnungsWächter auf dem Tablet: Dashboard mit den Kosten nach Kategorie und dem Einkauf nach Warengruppe
So macht es RechnungsWächter

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Dazu kommen Fixkosten von der Miete bis zur GEMA, offene Verbindlichkeiten und die Zahlungen der nächsten 30 Tage. Jede Position ist vorher auf Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen geprüft. Ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Aktualisiert am

Aus dem Betrieb

Zwei Momente, die du aus deinem Betrieb kennst

Die BWA kommt sechs Wochen später

Im Mai steht in der BWA, dass der März teuer war. Welche Warengruppe, welcher Lieferant, welche Woche: das steht dort nicht. Die Bestellungen für April und Mai sind längst aufgegeben.

Alle Abbuchungen in derselben Woche

Miete, Energie-Abschlag, Versicherung und Leasingrate kommen an verschiedenen Tagen. Jede für sich ist bekannt. Zusammen fallen sie in die Woche, in der auch die großen Lieferanten fällig sind.

So funktioniert es

Drei Schritte, von der Rechnung bis zur Kennzahl

  1. 1

    Belege gehen ein und werden geprüft

    Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine kommen per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder E-Rechnung. RechnungsWächter prüft jede Position, bevor sie in eine Kennzahl einfließt.

  2. 2

    Kosten nach Art und Warengruppe

    Jede geprüfte Position landet in einer Kostenart: Ware, Dienstleistung, Transport, Pfand, Miete oder Sonstiges. Ware bekommt zusätzlich eine Warengruppe. Lohnkosten und Umsatz trägst du ein, mit MargenWächter kommt der Umsatz aus der Kasse.

  3. 3

    Kennzahlen und Fälligkeiten im Dashboard

    Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, bereinigte Kosten, offene Rechnungen und die Zahlungen der nächsten 30 Tage stehen im Dashboard. Du wählst Einzelmonat, Zeitraum oder den Vergleich zweier Monate.

Im Detail

Was RechnungsWächter für dich übernimmt

Das Dashboard im Monatsvergleich: Kosten je Lieferant, Belege nach Typ, Mengenabweichungen und Pfandsaldo.

Die BWA sagt dir, was war. Hier siehst du, was du änderst

Die BWA ordnet deine Kosten nach Konten und kommt, sobald der Steuerberater gebucht hat. Sie dokumentiert den Monat, und für den Blick zurück bleibt sie richtig.

RechnungsWächter setzt bei der Position auf der Rechnung an. Du siehst nicht nur, dass der Einkauf gestiegen ist. Du siehst, welcher Artikel bei welchem Lieferanten teurer wurde und was dich das im Zeitraum gekostet hat. Damit gehst du ins nächste Gespräch mit dem Lieferanten.

Fehlende Mengen werden als Reklamation verschickt, offenes Pfand und einlösbares Skonto stehen daneben. So senkst du deine Kosten, solange der Monat noch läuft. Wenn die BWA kommt, hast du schon gehandelt.

Wie sich dein Wareneinkauf verteilt

In der BWA steht der Wareneinkauf als eine Zeile. Lebensmittel, Getränke, Verpackung und Reinigung stecken in derselben Summe.

RechnungsWächter Dashboard auf dem Tablet: Kosten nach Kategorie mit Waren, Dienstleistungen, Transport und Miete, darunter der Einkauf nach Warengruppe
Oben die Kosten nach Kategorie, darunter derselbe Wareneinkauf nach Warengruppe. Beispielbetrieb im Einzelmonat.

RechnungsWächter ordnet jede geprüfte Position einer Warengruppe zu. Du siehst, wie viel deines Einkaufs auf Lebensmittel geht und wie viel auf Getränke, alkoholisch und alkoholfrei getrennt. Mit einem Klick auf Untergruppe siehst du, was darin steckt.

Pfand und Leergut laufen als eigene Gruppe und stecken nicht im Warenwert. Dienstleistungen, Transport und Miete stehen daneben in den Kosten nach Kategorie. Im Zeitraum und im Vergleich zweier Monate zeigt sich, welche Warengruppe gestiegen ist. Welcher Artikel sie treibt, siehst du im Preisverlauf.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Restaurants, Cafés und Bars, die wissen wollen, wo sie Geld verlieren, bevor die BWA kommt
  • Hotel mit Küche: Einkauf und Kosten laufen automatisch, die Umsätze trägst du selbst ein
  • Ketten und Franchise, mit FilialWächter als Cockpit über alle Standorte
  • Handwerksbetriebe, die Einkauf, Fixkosten und Fälligkeiten an einer Stelle sehen wollen

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Im Vergleich

Wo RechnungsWächter neben Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse steht

Vier Ansätze im Einkauf. Der Unterschied liegt darin, ob deine Kennzahlen aus geprüften Rechnungen kommen oder erst aus der Rückschau.
Ansatz Fokus Geeignet für
Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus
Buchhaltung sevdesk, Lexware Office Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen
Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen
Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln

Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen

Fakten

Alles, was du vor dem Kennenlernen wissen willst

Dein Start

In drei Schritten startklar

Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise

  1. 1

    Kennenlernen, 30 Minuten

    Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.

  2. 2

    Angeleitetes Onboarding

    Sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload.

  3. 3

    14 Tage kostenlos testen

    Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.

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FAQ

Häufige Fragen

Was gehört zum Controlling in der Gastronomie?

Für die Kostenkontrolle im Kern vier Größen: Wareneinsatzquote, Personalkostenquote, Fixkosten und Liquidität. Umsatz minus Wareneinsatz ergibt den Rohertrag, aus dem Personal, Miete und Energie bezahlt werden. Dazu gehört der Blick auf offene Rechnungen und ihre Fälligkeit, damit Skonto genutzt wird.

Was ist der Unterschied zur BWA?

Die BWA kommt vom Steuerberater und dokumentiert den abgeschlossenen Monat als Summe je Konto. RechnungsWächter zeigt aus geprüften Rechnungspositionen, wo Geld verloren geht: der teurer gewordene Artikel, die fehlende Menge, das offene Pfand, das Skonto kurz vor Ablauf. Damit weißt du, wo du nachverhandelst, reklamierst oder früher zahlst. Die BWA bleibt, und dein Steuerberater bekommt die Belege sortiert.

Woher kommt die Wareneinsatzquote?

Aus dem Einkauf in deinen geprüften Rechnungen, geteilt durch den Nettoumsatz. Gerechnet wird auf Einkaufsbasis, ohne Bestandsveränderung. Den Umsatz trägst du in RechnungsWächter selbst ein. Mit MargenWächter kommt er aus Kasse, Z-Bericht und Lieferdiensten, für plus 49 Euro je Standort und Monat.

Muss ich Lohnkosten und Miete selbst eintragen?

Lohnkosten trägst du ein. Mit MargenWächter kommen sie per API, zum Beispiel aus JobDone oder Ordio. Miete, Energie, Versicherungen und Raten hinterlegst du mit Betrag, Staffel und Fälligkeit. Einkaufspreise und Mengen kommen aus den Belegen, abtippen musst du sie nicht.

Sehe ich, welche Rechnungen demnächst fällig sind?

Ja. Das Dashboard zeigt offene Rechnungen nach überfällig, in sieben Tagen fällig und später fällig. Dazu kommen die Zahlungen der nächsten 30 Tage, einmal brutto und einmal mit Skonto. Skonto und Zahlungsziel lernt RechnungsWächter je Lieferant aus den Rechnungen.

Kann ich zwei Monate miteinander vergleichen?

Ja. Im Vergleich wählst du zwei beliebige Monate, zum Beispiel denselben Monat im Vorjahr. Daneben gibt es den Einzelmonat und einen frei wählbaren Zeitraum. Welche Kacheln oben stehen, legst du selbst fest.

Funktioniert das auch mit mehreren Standorten?

Ja. RechnungsWächter läuft je Standort, ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo. Ab zwei Standorten legt FilialWächter ein gemeinsames Cockpit darüber, mit den Standorten nebeneinander und einem täglichen KI-Report per Mail. FilialWächter kostet 99 Euro im Monat, nicht je Standort.

Zusammenspiel

Ein System statt fünf

Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.

Einkaufs-Controlling und Dashboard

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.

Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
Pfand und Leergut

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

Rechnungsprüfung
Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

Reklamation
Umsätze, Kasse, Lieferdienste (MargenWächter)

MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Umsatzseite: Umsätze kommen per Kassenanbindung, per Foto vom Z-Bericht oder als PDF, dazu die Abrechnungen der Lieferdienste mit Umsatz je Tag und Gebühren. Damit steht die Wareneinsatzquote ohne Handarbeit. Angebunden sind Allo, Vectron, Lightspeed, Orderbase, gastronovi und Hypersoft sowie Lieferando, Wolt und Uber Eats. Aufpreis 49 Euro je Standort und Monat.

Umsätze aus Kasse und Lieferdiensten
FilialWächter

FilialWächter ergänzt RechnungsWächter oder MargenWächter um ein Cockpit über alle Standorte: mit Benchmark je Lieferant und Filiale, Preis-, Kostenstruktur- und Vertrags-Radar und einem täglichen KI-Report per Mail. 99 Euro im Monat pauschal, nicht je Standort.

FilialWächter
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen
Was RechnungsWächter nicht macht

Damit du weißt, woran du bist

RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.

Was RechnungsWächter nicht übernimmt
  • Keine Buchhaltung, keine BWA im steuerlichen Sinn, kein Jahresabschluss.
  • Die Wareneinsatzquote rechnet auf Einkaufsbasis, ohne Bestandsveränderung, und erscheint erst, wenn der Umsatz für den Zeitraum vollständig gepflegt ist.
Aus dem Betrieb

Noch ein Moment, den du kennst

Das Skonto lag unter dem Lieferschein

Die Rechnung hätte Skonto gebracht, wenn sie bis Freitag bezahlt worden wäre. Sie lag im Büro unter dem Lieferschein. Am Montag gilt der volle Betrag.

Branchen

Für Gastronomie, Hotellerie und Handwerk

GastronomieHotellerieHandwerk

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