RechnungsWächter
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Funktion

Belege digitalisieren: vom Foto bis zum Steuerberater

Belege digitalisieren heißt, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften aus Papier, PDF und E-Mail in eine geordnete Form zu bringen, die dein Steuerberater übernimmt. Ein Scan allein ist das noch nicht: Ein Ordner voller Handyfotos ist digital, aber unsortiert. Fertig ist ein Beleg, wenn Belegart und Lieferant erkannt sind und er genau einmal vorliegt.

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Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.

RechnungsWächter auf dem Tablet: Liste der eingegangenen Belege, sortiert nach Dokumentart
So macht es RechnungsWächter

RechnungsWächter nimmt Belege per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder aus deinem angebundenen E-Mail-Postfach an, von beliebig vielen Mitarbeitern. Er erkennt die Belegart und weist Duplikate automatisch ab. Fehlt eine Belegart, die du je Lieferant verlangst, sucht er sie im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aus denselben Belegen meldet er Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen. Ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.

Aktualisiert am

Aus dem Betrieb

Zwei Momente, die du aus deinem Betrieb kennst

Drei Stellen, kein Ordner

Rechnungen kommen per Mail, Lieferscheine liegen in der Küche, Gutschriften im Postfach der Buchhaltung. Am Monatsende sucht jemand alles zusammen und weiß nicht, was fehlt.

Einmal geliefert, dreimal fotografiert

Der Koch hat den Lieferschein fotografiert, die Schichtleitung auch, und der Chef hat die Rechnung zusätzlich weitergeleitet. Wer sortiert das jetzt aus?

So funktioniert es

Drei Schritte, vom Foto bis zum Steuerberater

  1. 1

    Alle Belege gehen ein

    Die Küche fotografiert den Lieferschein, Lieferanten schicken Rechnungen an die eigene Adresse deines Standorts, PDFs lädst du hoch. Bindest du dein E-Mail-Postfach einmal an, holt RechnungsWächter die Belege danach selbst ab.

  2. 2

    Sortiert, fehlende Belege nachgefragt

    Jeder Beleg bekommt seine Belegart und seinen Lieferanten. Doppelte Belege weist RechnungsWächter automatisch ab. Fehlt eine Belegart, die du für einen Lieferanten verlangst, sucht er sie im angebundenen Postfach und fragt beim Lieferanten nach.

  3. 3

    Sortiert an den Steuerberater

    Geprüfte Belege gehen nach Typ sortiert per Mail an deinen Steuerberater oder an DATEV Unternehmen online. Was bisher am Monatsende zusammengesucht wurde, liegt dann schon sortiert vor.

Im Detail

Was RechnungsWächter für dich übernimmt

So kommen Belege ohne Umweg an

Jeder Standort bekommt bei RechnungsWächter eine eigene E-Mail-Adresse. Gib sie deinen Lieferanten, dann landen Rechnungen dort statt im privaten Posteingang. So kommen Eingangsrechnungen digitalisiert an, ohne dass jemand sie weiterleitet, und liegen nach Belegart sortiert in der digitalen Belegverwaltung. Willst du ein bestehendes Postfach anbinden, nimm am besten ein eigenes Rechnungs-Postfach.

Beim Fotografieren gilt: ein Beleg, eine Datei. Mehrere Seiten einer Rechnung sind kein Problem. Einen Stapel verschiedener Lieferscheine in einem PDF trennt RechnungsWächter nicht auf.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Restaurants, Cafés, Bars und Hotels mit Küche ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, bei denen Belege an vielen Stellen ankommen
  • Betriebe mit mehreren Standorten: jeder Standort hat seine eigene Beleg-Adresse, mit FilialWächter den Überblick über alle
  • Handwerk, Einzelhandel und Großhandel mit vielen Lieferanten und Papier am Wareneingang

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Im Vergleich

Wo RechnungsWächter neben Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse steht

Vier Ansätze im Einkauf. Der Unterschied liegt darin, wer deine Belege prüft und sortiert, bevor sie zum Steuerberater gehen.
Ansatz Fokus Geeignet für
Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System Betriebe, die Bestellwesen und Warenfluss in einem System abbilden wollen. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus
Buchhaltung sevdesk, Lexware Office Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen
Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen
Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln

Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen

Fakten

Alles, was du vor dem Kennenlernen wissen willst

Dein Start

In drei Schritten startklar

Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise

  1. 1

    Kennenlernen, 30 Minuten

    Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.

  2. 2

    Angeleitetes Onboarding

    Sofort startklar: Kennenlernen an deinen Belegen, angeleitete Einrichtung in 15 Minuten, erster Beleg per Foto, E-Mail oder Upload.

  3. 3

    14 Tage kostenlos testen

    Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.

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Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

FAQ

Häufige Fragen

Was sind Belege?

Belege sind die Nachweise für jeden Geschäftsvorfall: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Kassenberichte, Quittungen. Für die Buchführung gilt: keine Buchung ohne Beleg. In Betrieben, die von Lieferanten beliefert werden, sind es vor allem Rechnungen und Lieferscheine, oft mehrere zu einer Lieferung.

Wie kann ich Belege digitalisieren?

Mit einem Foto, einer E-Mail-Weiterleitung oder einem Upload. Entscheidend ist, was danach passiert. RechnungsWächter erkennt Belegart und Lieferanten und legt den Beleg in die passende Übersicht. Belege scannen allein bringt Dateien aufs Smartphone. Einen sortierten Bestand für den Steuerberater bringt erst das Belegmanagement danach.

Was bedeutet papierlose Buchhaltung für einen Gastronomiebetrieb?

Die Belege liegen digital und sortiert vor, statt monatlich im Ordner zum Steuerberater zu fahren. Das Papier vom Wareneingang bleibt der Anfang: Aus dem Foto des Lieferscheins wird der digitale Beleg. Ob du das Original danach entsorgen darfst, klärt dein Steuerberater.

Wer im Betrieb kann Belege hochladen?

Jeder, dem du einen Zugang gibst. Im Paket sind unbegrenzt viele Nutzer und Belege enthalten (Fair Use). Die Küche fotografiert den Lieferschein mit der Rolle Hilfskraft, die nur aufnimmt. Freigeben dürfen du und die Mitarbeiter, denen du das Recht gibst. Die Sprache stellt jeder Nutzer selbst ein.

Was passiert, wenn derselbe Beleg zweimal hochgeladen wird?

RechnungsWächter weist ihn automatisch ab, wenn Lieferant, Datum, Belegnummer und Betrag übereinstimmen. Das gilt auch für drei Fotos derselben Rechnung. Stimmt nur ein Teil überein, kommt der Fall zu dir, und du entscheidest. So liegt ein Beleg in der Regel nur einmal vor, auch wenn ihn mehrere Leute geschickt haben.

Findet RechnungsWächter fehlende Belege?

Ja, wenn du je Lieferant festlegst, welche Belegarten dazugehören, zum Beispiel Lieferschein und Rechnung. Fehlt eine davon, sucht RechnungsWächter sie in deinem angebundenen Postfach und fragt sie beim Lieferanten an. Kommt zu einer Lieferung gar kein Beleg an, fällt das auf diesem Weg nicht auf.

Kann ich auch Kassenberichte und Lieferdienstabrechnungen digitalisieren?

Ja. Kassenberichte und Lieferdienstabrechnungen haben in RechnungsWächter eigene Belegübersichten. Die Umsätze daraus automatisch auszuwerten gehört zu MargenWächter, etwa per Foto vom Z-Bericht oder aus der Lieferando-Abrechnung. MargenWächter kostet plus 49 Euro je Standort und Monat, nur zusätzlich zu RechnungsWächter.

Brauche ich einen Scanner oder eine Installation?

Nein. RechnungsWächter läuft auf Smartphone, Tablet und PC, im Browser und als App, das Smartphone ist der Scanner. Nach dem Kennenlernen richtest du alles in 15 Minuten angeleitet ein und schickst den ersten Beleg per Foto, E-Mail oder Upload. So bist du sofort startklar.

Zusammenspiel

Ein System statt fünf

Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.

Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Rechnungsprüfung
Preisentwicklung und Nachverhandlung

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Preistracking
Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

Reklamation
Kontrollgrad, Rollen, Assistent

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

Rechnungsprüfung
Zugang, Sprachen, Sicherheit

RechnungsWächter läuft auf Smartphone, Tablet und PC, Login per E-Mail, Google oder Apple, mit angeleitetem Onboarding und In-App-Support mit Bildschirmeinsicht. Deutsch ist produktionsreif, neun weitere Sprachen sind je Nutzer umstellbar; Fachwerte bleiben dabei unverändert. Serverstandort Deutschland, DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. 14 Tage kostenlos testen, nach dem Kennenlernen.

Sicherheit
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen
Was RechnungsWächter nicht macht

Damit du weißt, woran du bist

RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.

Was RechnungsWächter nicht übernimmt
  • Keine Trennung von Sammel-PDFs, keine Erkennung von Markenwechseln beim Artikel.
  • Kein DATEV-Dateiformat, keine Buchführung, keine Kontierung als Buchung. Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag. Der Steuerberater bleibt. Kein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung nach GoBD; die liegt beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm.
Branchen

Auch außerhalb der Gastronomie im Einsatz

GastronomieHotellerieHandwerkEinzelhandel und KioskGroßhandel

Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.

Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

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