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Glossar

Begriffe aus Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung

Jeder Eintrag beginnt mit einer Definition, die für sich steht, und erklärt danach, was der Begriff im Betrieb bedeutet, wo er auf der Lieferantenrechnung auftaucht und was schiefgeht, wenn niemand hinsieht.

3-Wege-Abgleich

3-Wege-Abgleich ist der Vergleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung je Position, bevor eine Lieferantenrechnung bezahlt wird. Die Bestellung sagt, was zu welchem Preis vereinbart war, der Lieferschein, was angekommen ist, die Rechnung, was berechnet wird. Stimmen alle drei überein, kann die Rechnung frei. Der 2-Wege-Abgleich lässt den Lieferschein weg und prüft nur Bestellung gegen Rechnung.

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Bestandsveränderung

Bestandsveränderung ist der Unterschied zwischen dem Warenbestand am Ende und am Anfang eines Zeitraums, beide bewertet zu Einkaufspreisen ohne Vorsteuer. Ist der Endbestand höher, heißt sie Bestandsmehrung. Ist er niedriger, heißt sie Bestandsminderung. Sie verbindet Einkauf und Verbrauch: Wareneinsatz ist Einkauf minus Bestandsmehrung oder plus Bestandsminderung. Die beiden Bestände liefert die Inventur.

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Gutschrift

Gutschrift ist ein Beleg, mit dem ein Lieferant dir einen Betrag gutschreibt, etwa nach einer Reklamation, einer Retoure oder für zurückgegebenes Leergut. Diese kaufmännische Gutschrift mindert, was du ihm schuldest. Im Umsatzsteuerrecht meint Gutschrift etwas anderes: eine Rechnung, die der Käufer statt des Verkäufers ausstellt. Beide tragen denselben Namen und folgen verschiedenen Regeln.

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Mängelrüge

Mängelrüge ist die Meldung an den Lieferanten, dass eine Lieferung nicht dem Vereinbarten entspricht, etwa bei Fehlmenge, falschem Artikel oder beschädigter Ware. Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, verlangt § 377 HGB, die Ware nach dem Wareneingang unverzüglich zu untersuchen und Mängel unverzüglich anzuzeigen. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Gemeint ist hier der Warenkauf, nicht die Mängelanzeige am Bau.

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Rechnungskorrektur

Rechnungskorrektur ist ein Beleg, mit dem der Aussteller eine fehlerhafte Rechnung nachträglich berichtigt und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Bekommst du eine falsche Lieferantenrechnung, berichtigt sie der Lieferant. Du lieferst den Beleg für den Fehler und forderst die Korrektur an. Die Regeln dafür stehen in § 31 Abs. 5 UStDV und § 14 UStG.

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Rechnungsprüfung

Rechnungsprüfung ist die Kontrolle einer Eingangsrechnung vor der Zahlung: formell auf Pflichtangaben, rechnerisch auf Beträge, sachlich auf Menge und Preis je Position. Gemeint ist die Lieferantenrechnung im Betrieb, nicht das Ehrenamt des Kassenprüfers im Verein. Ergebnis der Prüfung ist eine Entscheidung: zahlen, reklamieren oder nachfragen. Erst danach folgt die Freigabe.

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Rohertrag

Rohertrag ist der Betrag, der vom Umsatz nach Abzug des Wareneinsatzes übrig bleibt. Die Richtsatzsammlung der Finanzverwaltung nennt denselben Wert Rohgewinn. Umsatz und Wareneinsatz rechnest du netto, also ohne Umsatzsteuer. Aus dem Rohertrag zahlt ein Betrieb Personal, Miete, Energie und alle übrigen Kosten. In der BWA steht er direkt unter dem Material- und Wareneinkauf.

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Sachliche Prüfung

Sachliche Prüfung ist der Teil der Rechnungsprüfung, in dem ein Betrieb jede Lieferantenrechnung gegen Lieferschein, Bestellung und vereinbarten Preis abgleicht. Geprüft wird je Position, ob der Preis stimmt und ob die berechnete Menge ankam. Die formelle Prüfung kontrolliert die Pflichtangaben, die rechnerische Prüfung die Beträge. Gemeint ist die Rechnung des Lieferanten, nicht die Kassenprüfung im Verein.

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Wareneingang

Wareneingang ist die Annahme, Prüfung und Erfassung gelieferter Ware in einem Betrieb, vom Eintreffen der Lieferung bis zur Buchung. Dazu gehören die Warenannahme mit dem Lieferschein, der Abgleich der Menge mit der Bestellung, die Kontrolle des Zustands und die Einlagerung. In der Buchhaltung heißt auch das Konto Wareneingang, auf dem der Einkauf von Waren erfasst wird.

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Wo dir die Begriffe im Alltag begegnen

Von der Lieferung bis zur bezahlten Rechnung

Was du beim Wareneingang festhältst, entscheidet, ob du Fehler auf der Lieferantenrechnung noch vor der Zahlung findest.

Was dir vom Umsatz bleibt

Wareneinsatz, Rohertrag und Aufschlag hängen zusammen. Hier rechnest du sie aus und liest sie in deiner BWA richtig.

Dein Monatsabschluss mit dem Steuerberater

Wann deine Belege vollständig bei der Kanzlei sind, entscheidet, wann Voranmeldung und BWA fertig werden.

Wenn du einen Kiosk oder Laden führst

Im Laden zählt, was zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis bleibt. Hier rechnest du Handelsspanne und Aufschlag nach.