RechnungsWächter
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Einzelhandel und Kiosk

Rechnungsprüfung für Einzelhandel und Kiosk

Sag mir, ob die Preise auf der Rechnung stimmen. Genau das macht RechnungsWächter bei jedem Lieferanten, auch ohne Preisliste, und meldet dir jede Preisänderung nach oben und nach unten.

14 Tage kostenlos testen

Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.

Inhaber eines kleinen Lebensmittelladens mit Kiosktheke räumt vor der Öffnung eine Lieferung ins Regal, die Rechnung liegt auf dem Karton
RechnungsWächter für Einzelhandel und Kiosk

RechnungsWächter übernimmt die Rechnungsprüfung für Einzelhandel und Kiosk. Er prüft jede Lieferantenrechnung gegen den Lieferschein und gegen den Preis, den du zuletzt bezahlt hast. Gemeldet werden Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen, bevor du bezahlst. Die Toleranz stellst du je Lieferant ein. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung.

Referenz für die Prüfung: die letzte Rechnung bei 30 bis 40 Lieferanten.

Aktualisiert am

Deine Belegwelt

Was bei dir reinkommt, und wie es zu uns kommt

Beleg So kommt er an
Lieferantenrechnungen per E-Mail Weiterleitung an die eigene Beleg-Adresse deines Ladens, Lieferanten können auch direkt dorthin schicken
Papierrechnungen und Lieferscheine bei der Lieferung Foto mit dem Smartphone, direkt bei der Ware
Sonderpreise, mit dem Außendienst verhandelt Auf der Rechnung erkannt, du bestätigst den Sonderpreis einmal
Palettenpfand auf Lieferschein und Rechnung Je Lieferant nachgehalten, mit Saldo
Gutschriften vom Lieferanten Als eigener Beleg erkannt und gegen offene Reklamationen verrechnet
Dein Alltag

Wo es weh tut

Der Pfeil auf der Rechnung

Manche Lieferanten markieren eine Preisänderung mit einem Pfeil. Andere drucken einfach den neuen Preis. Bei 30 bis 40 Lieferanten fällt das oft erst auf, wenn der Verkaufspreis längst nicht mehr zum Einkauf passt.

Der Preis vor dem Regal

Der Außendienst kommt in den Laden, ihr einigt euch vor dem Regal auf einen Preis. Eine Preisliste gibt es danach selten. Bei 40 Lieferanten sind das 40 Preislisten im Kopf.

Obst und Gemüse, jede Woche neu

Obst und Gemüse ist die Artikelgruppe, deren Preise jede Woche schwanken. Wer die Verkaufspreise nachziehen will, legt dafür die Rechnungen der Vorwoche nebeneinander. Zwischen Warenannahme und Kasse bleibt dafür kaum Zeit.

Was RechnungsWächter hier macht

Die Module, die für dich zählen

Nur die Module, die in deinem Betrieb wirklich etwas ändern.

RechnungsWächter auf dem Tablet: Rechnungsprüfung mit den Positionen des Lieferscheins und einer markierten Abweichung
Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
RechnungsWächter auf dem Tablet: Liste der eingegangenen Belege, sortiert nach Dokumentart
Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

Belege digitalisieren
RechnungsWächter auf dem Smartphone: Rechnungsprüfung mit allen Prüfungen abgeschlossen und zugehörigen Dokumenten
Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Rechnungsprüfung
Pfand und Leergut

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

Rechnungsprüfung
Preisentwicklung und Nachverhandlung

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Preistracking
Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

Reklamation
Kontrollgrad, Rollen, Assistent

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

Rechnungsprüfung
Zugang, Sprachen, Sicherheit

RechnungsWächter läuft auf Smartphone, Tablet und PC, Login per E-Mail, Google oder Apple, mit angeleitetem Onboarding und In-App-Support mit Bildschirmeinsicht. Deutsch ist produktionsreif, neun weitere Sprachen sind je Nutzer umstellbar; Fachwerte bleiben dabei unverändert. Serverstandort Deutschland, DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. 14 Tage kostenlos testen, nach dem Kennenlernen.

Sicherheit
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sucht, sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, sucht RechnungsWächter ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen

Im Kiosk und im Supermarkt den Verkaufspreis nachziehen, sobald sich der Einkauf ändert

Im Laden hängt der Verkaufspreis am Einkaufspreis. RechnungsWächter zeigt dir, welcher Artikel bei welchem Lieferanten teurer oder günstiger geworden ist. Den Verkaufspreis setzt du danach selbst.

Wie viel zwischen Einkauf und Verkauf liegen sollte, hängt von der Handelsspanne ab, die du für die Artikelgruppe anpeilst.

Vom Kiosk-Großhandel bis zum Obstlieferanten jede Rechnung gegen den letzten Preis

Ein Kiosk kauft einen großen Teil seiner Ware beim Großhandel, dazu kommen Getränkelieferant und Frischelieferant. Jeder rechnet anders, Preislisten gibt es selten. RechnungsWächter prüft die Rechnung vom Kiosk-Großhandel genauso wie die vom Obst- und Gemüselieferanten: gegen den Preis, den du zuletzt bezahlt hast.

Übergabe an die Buchhaltung

Geprüfte Belege gehen mit Belegbild und Kontierungsvorschlag per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Die Übergabe schaltest du erst ein, wenn du sie brauchst. Die Preisprüfung läuft auch ohne sie.

Start klein

Starte nur mit der Preisprüfung, der Rest bleibt aus. Mengenabgleich, Palettenpfand und die Übergabe an die Buchhaltung schaltest du dazu, wenn du willst. Dafür reichen dein Smartphone und das Postfach, in dem die Rechnungen ankommen.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Lebensmittelläden, Kioske und kleine Supermärkte in Inhaberhand, ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat
  • Läden mit Obst und Gemüse, Frischfleisch, Trocken- und Kühlware von vielen Lieferanten
  • Einzelhändler, die ihre Preise mit dem Außendienst verhandeln statt nach Preisliste zu kaufen
  • Mehrere Läden: jeder Standort mit RechnungsWächter, darüber FilialWächter als Cockpit

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Fakten

Alles, was du vor dem Start wissen willst

Für Einzelhandel und Kiosk passt meist RechnungsWächter. Alle Pakete und Zahlweisen stehen hier.

Preise

Was RechnungsWächter für Einzelhandel und Kiosk kostet

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. MargenWächter kommt ab 39,20 Euro je Standort und Monat bei jährlicher Zahlung dazu, bei monatlicher Zahlung 49 Euro. Damit kommen die Bankanbindung für Überweisungen und die offene API dazu. Mehrere Standorte führt FilialWächter zusammen, pauschal ab 79,20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung 99 Euro.

Unbegrenzt viele Nutzer, 14 Tage kostenlos testen. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmen.

Basis
RechnungsWächter

Einkaufskontrolle und Belegprüfung für deinen Betrieb, pro Standort.

78,40 €pro Standort / Monat
bei jährlicher Abrechnung · pro Standort · netto zzgl. USt.
Anteil: 940,80 € für 12 Monate
  • Belege digitalisieren und einreichen (Foto/E-Mail; Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Angebote, ABs, Online-Bestellungen)
  • Belege automatisch erkennen und prüfen (Typ, Formalprüfung, Duplikate, Prüfaufgaben)
  • Preise über Belege hinweg vergleichen (Angebot/AB/Online-Bestellung/Preisliste vs. Lieferschein/Rechnung; Historie)
  • Finanzielle Auswirkung von Preisänderungen erkennen (Menge × Preisunterschied)
  • Wichtige Kennzahlen im Blick (Preisänderungen, Mengen, Skonto, offene Rechnungen, wiederkehrende Kosten)
  • Fehlende Belege nachverfolgen
  • Lieferanten verwalten
  • Reklamationen vorbereiten und versenden
  • Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Skonto
  • Pfand, Leergut und Transportmaterial prüfen
  • Artikelpreislisten und Wareneingänge exportieren
  • Übergabe an DATEV Unternehmen online, Lexware Office, Agenda und BMD sowie Belegversand an Steuerberater
  • Rollen: Inhaber, Mitarbeiter, Hilfskraft, unbegrenzte Nutzeranzahl
  • Support über App, E-Mail und Telefon
14 Tage kostenlos testen
Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Premium
MargenWächter

RechnungsWächter inklusive, dazu: Überweisungen.

117,60 €pro Standort / Monat, RechnungsWächter inklusive
bei jährlicher Abrechnung · pro Standort · RechnungsWächter inklusive · netto zzgl. USt.
Davon MargenWächter: 39,20 €/Standort
Anteil: 1.411,20 € für 12 Monate
  • Alles aus RechnungsWächter, dazu:
  • Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen
  • Offene API mit Dokumentation und SDKs für eigene Auswertung und Warenwirtschaft
  • Bevorzugter Support
14 Tage kostenlos testen
Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Mehrere Standorte
FilialWächter

Für mehrere Betriebe: Überblick, Filialvergleich und Kostenkontrolle, pauschal.

+79,20 €+ / Monat pauschal
bei jährlicher Abrechnung · pauschal · unabhängig von der Anzahl der Standorte · netto zzgl. USt.
Anteil: 950,40 € für 12 Monate
  • Zusätzlich für mehrere Standorte
  • Filialen und Standorte im System abbilden
  • Überblick über die ganze Kette
  • Belegkosten aller Filialen vergleichen und steuern
  • Wo die Kosten sitzen, über alle Standorte sichtbar
  • Kostenquoten pro Standort im Blick
  • Preise zwischen Filialen vergleichen
  • Fixkosten und Verträge standortübergreifend prüfen
  • Lieferanten standortübergreifend vergleichen
  • Einkaufstrends über Filialen erkennen
  • Lieferqualität pro Standort vergleichen
  • Offene Zahlungen über alle Standorte steuern
  • Berichte: Was in starken Filialen besser läuft
  • Saisonale Schwankungen zwischen Standorten erkennen
  • Kostenstellen und Export für die Buchhaltung vorbereiten
Termin buchen
Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich

Was als übliche Nutzung gilt, steht in § 7 der AGB.

Bei Software-Anbindungen über API können vom Drittanbieter an uns berechnete Kosten zusätzlich zum Abo weitergegeben werden. Details in den AGB.

Mehrere Standorte? FilialWächter ergänzt die Basis um den Überblick über alle Betriebe. FilialWächter ansehen oder Termin buchen
FAQ

Häufige Fragen

Passt RechnungsWächter auch für einen Kiosk oder Lebensmittelladen?

Ja. RechnungsWächter prüft im Laden dieselben Positionen wie in der Gastronomie, nur gegen eine andere Referenz: den Preis, den du dem Lieferanten zuletzt bezahlt hast. Sinnvoll ist das ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Wie kann ich Lieferantenpreise kontrollieren, wenn der Außendienst die Preise verhandelt?

Über die Rechnungen selbst. Ohne Preisliste baut sich die Referenz aus deinen bestätigten Rechnungen auf, und RechnungsWächter meldet jede Preisänderung gegenüber dem letzten Einkauf. Einen Sonderpreis vom Außendienst bestätigst du einmal.

Obst und Gemüse ändern jede Woche den Preis. Meldet RechnungsWächter dann ständig?

So oft, wie du es einstellst. Die Toleranz legst du je Lieferant fest, für den Obst- und Gemüselieferanten also weiter als für den Getränkelieferanten. Was darüber liegt, wird gemeldet, nach oben und nach unten. So siehst du auch, wenn ein Preis gefallen ist.

Muss ich meine Rechnungen scannen?

Nein. Rechnungen per E-Mail leitest du an die eigene Beleg-Adresse deines Ladens weiter, Lieferanten können auch direkt dorthin schicken. Papierrechnungen und Lieferscheine fotografierst du mit dem Smartphone. RechnungsWächter liest sie bis zur einzelnen Position aus.

Wird das Palettenpfand mitgeprüft?

Ja. Palettenpfand und anderes Pfand von Lieferschein und Rechnung werden je Lieferant erfasst und als Saldo geführt. Ist eine Palette zurückgegangen, aber ohne Gutschrift geblieben, fällt das auf. Gutschriften vom Lieferanten werden gegen offene Reklamationen verrechnet.

Was kostet RechnungsWächter für einen Laden?

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro je Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. Im Halbjahresabo sparst du 10 Prozent. Nach der Demo testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Belegen.

Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo in deinem Betrieb heute Geld leise verschwindet.

Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

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