Belegkosten-Rechner

Belegkosten-Rechner: Was dich deine Lieferantenrechnungen heute kosten

RechnungsWächter zeigt mit dem Belegkosten-Rechner, was dich deine Lieferantenrechnungen heute kosten: die Zeit für jeden Beleg und die Abweichungen, die niemand bemerkt. Gerechnet wird mit 9 Minuten je Papierrechnung (IW Consult 2025) und 27,40 Euro je Arbeitsstunde (Destatis, Arbeitskosten Gastgewerbe 2025). Bei einem typischen RechnungsWächter-Kunden sind es 150 bis 180 Stunden Belegarbeit im Jahr. RechnungsWächter ist kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft und keine Buchhaltung.

Aktualisiert am 13. September 2026

Belegkosten · was dein Betrieb heute zahlt

Was dich deine Belege im Monat kosten. Gerechnet mit deinen Zahlen.

Schieb die Regler. Der Rechner zeigt, was dich die Arbeit an Belegen und übersehene Abweichungen heute im Monat kosten. Zeit je Papierrechnung und Stundensatz kommen aus IW Consult 2025 und Destatis, die Quote der Abweichungen ist eine Annahme.

Rechnungen pro Monat

Monatliches Einkaufsvolumen

Bearbeitungszeit pro Beleg

Stundensatz der bearbeitenden Person

Übersehene Abweichungen im Einkauf

Zahlungsrhythmus für RechnungsWächter

Was dich Belege und Abweichungen kosten

561 €

im Monat, 6.732 € im Jahr

Zeit für Belege

15 h

Zeitkosten

411 €

Übersehene Abweichungen

150 €

RechnungsWächter

78,40 €

Rechnung: Rechnungen mal Minuten je Beleg mal Stundensatz, dazu Einkaufsvolumen mal Quote der übersehenen Abweichungen.

Voreingestellt sind Rechnungen und Einkauf eines typischen RechnungsWächter-Kunden. Zeit je Papierrechnung IW Consult 2025, Stundensatz Destatis, Arbeitskosten Gastgewerbe 2025, Quote 0,5 Prozent angenommen. RechnungsWächter je Standort und Monat, jährlich gezahlt.

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So kommt die Zahl zustande

Zeit für Belege im Monat

Rechnungen × Minuten je Beleg ÷ 60

Zeitkosten im Monat

Zeit für Belege × Stundensatz

Übersehene Abweichungen im Monat

Einkaufsvolumen × Quote ÷ 100

Was dich Belege und Abweichungen kosten

Zeitkosten + übersehene Abweichungen

Im Rechner steht diese Summe als großer Betrag oben im Ergebnis. Für das Jahr nimmt der Rechner den Monatswert mal 12. Euro rundet er auf ganze Beträge, Stunden auf eine Nachkommastelle.

Rechnungen pro Monat: Alle Lieferantenrechnungen eines Standorts in einem Monat.
Einkaufsvolumen: Was du im Monat bei deinen Lieferanten einkaufst, netto.
Bearbeitungszeit pro Beleg: Erfassen, freigeben, bezahlen und ablegen. Die Prüfung der einzelnen Positionen ist darin nicht enthalten.
Stundensatz: Was eine Arbeitsstunde den Betrieb kostet, mit Lohnnebenkosten. Machst du die Belege selbst, setz ein, was dir eine Stunde wert ist.
Übersehene Abweichungen im Einkauf: Der Anteil am Einkauf, der durch stille Preiserhöhungen, fehlende Ware und offenes Pfand verloren geht.

Durchgerechnet für einen typischen RechnungsWächter-Kunden

Ein typischer RechnungsWächter-Kunde kauft im Monat für 30.000 Euro ein und bekommt dafür rund 100 Lieferantenrechnungen. Das ist die Untergrenze des Typischen in unserer Kundenbasis.

Rechenbeispiel für einen typischen RechnungsWächter-Kunden, im Monat und im Jahr
Typischer Kunde	Im Monat	Im Jahr
Lieferantenrechnungen	100	1.200
Einkaufsvolumen	30.000 Euro	360.000 Euro
Zeit für Belege	15 Stunden	180 Stunden
Zeitkosten	411 Euro	4.932 Euro
Übersehene Abweichungen	150 Euro	1.800 Euro
Was dich Belege und Abweichungen kosten	561 Euro	6.732 Euro

Gerechnet: 100 Rechnungen mal 9 Minuten sind 900 Minuten, also 15 Stunden. Mal 27,40 Euro ergibt das 411 Euro. Dazu kommen 0,5 Prozent von 30.000 Euro, das sind 150 Euro. Zusammen 561 Euro im Monat und 6.732 Euro im Jahr.

Zum Vergleich: RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. Im Jahr sind das 940,80 bis 1.176 Euro je nach Zahlweise.

Woher die Annahmen kommen

Für die Arbeit an einem Beleg rechnet der Rechner mit 9 Minuten, dem Wert für Papierrechnungen aus IW Consult 2025. Für PDF-Rechnungen nennt die Studie 7 Minuten, im Mix aller Formate 7,4 Minuten. Gemeint ist die ganze Strecke, vom Empfang bis zur Buchung.

Der Stundensatz von 27,40 Euro sind die Arbeitskosten je Stunde im Gastgewerbe. Quelle ist Destatis, Arbeitskosten Gastgewerbe 2025. Arbeitskosten sind mehr als der Lohn, die Beiträge des Arbeitgebers zählen mit.

Die Quote von 0,5 Prozent ist eine Annahme, für Deutschland gibt es keine Messung. Einen Anhaltspunkt gibt eine Auswertung von über 11.000 Restaurantrechnungen in den USA: In 35 Prozent stand mindestens ein Preis über dem vereinbarten (Consolidated Concepts 2015, Angabe eines Einkaufsverbunds).

Alle drei Werte sind Voreinstellungen. Kennst du deine eigenen Zahlen, schieb die Regler dorthin.

Was in deinem Jahr noch dazukommt

Der Rechner zählt nur, was sich direkt aus Rechnungen und Einkauf ergibt. Im Alltag kommt mehr dazu.

Wenn deine Rechnungen als PDF kommen

Kommen deine Rechnungen teils als PDF oder E-Rechnung, sinkt die Zeit je Rechnung auf rund 7,4 Minuten. Der typische RechnungsWächter-Kunde liegt damit bei 150 bis 180 Stunden im Jahr, rund vier Arbeitswochen.

Die Prüfung jeder Position

Jede Position gegen Lieferschein und zugesagten Preis zu halten, würde weitere 80 bis 160 Stunden im Jahr kosten, je nach Sekunden je Position. Deshalb macht es kaum jemand. Genau dort bleiben die Abweichungen liegen, die der Rechner mit 0,5 Prozent ansetzt.

Der Einkauf ohne verhandelte Konditionen

Einkaufsverbünde geben ihren Mitgliedern 1 bis 5 Prozent des Einkaufs zurück: die HGK 2024 rund 0,9 Prozent, die HOGAST 2024/25 rund 5,1 Prozent. Wer allein einkauft, lässt das liegen. Beim typischen RechnungsWächter-Kunden sind das 3.600 bis 18.000 Euro im Jahr. Dieser Betrag hängt an einer Verhandlung, an keiner Software.

Verderb und nicht Serviertes

Ohne die Reste auf den Tellern gehen 2 bis 3 Prozent des Wareneinsatzes durch Verderb und nicht servierte Speisen verloren. Beim typischen RechnungsWächter-Kunden sind das 7.000 bis 10.000 Euro im Jahr. Die Werte stammen aus Messungen in Österreich (United Against Waste 2015) und Großbritannien (WRAP 2013).

Unterm Strich kommen beim typischen RechnungsWächter-Kunden 150 bis 180 Stunden und je nach Betrieb 12.000 bis 32.000 Euro im Jahr zusammen. Die Euro sind übersehene Abweichungen, Einkauf ohne verhandelte Konditionen und Verderb. Die Zeitkosten aus dem Rechner stecken nicht darin, die Stunden stehen extra.

Rechnung je Standort für einen typischen RechnungsWächter-Kunden mit 30.000 Euro Wareneinsatz im Monat. Zeit je Rechnung: IW Consult 2025. Stundensatz: Destatis 2025. Einkaufsvorteil: Rückvergütungen der Einkaufsverbünde HGK 2024 und HOGAST 2024/25. Verderb: United Against Waste 2015, WRAP 2013, ohne Tellerreste. Übersehene Abweichungen: Annahme.

Welche Software prüft deine Lieferantenrechnungen, bevor du bezahlst?

RechnungsWächter liest deine Lieferantenrechnungen bis zur einzelnen Position aus und prüft sie, bevor du bezahlst. Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen meldet er dir. Geprüfte Belege gehen per Mail an deinen Steuerberater. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo und ist sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit.

Rechnungsprüfung

Was du zu den Kosten deiner Belege wissen willst

Was kostet die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung?

Mit 9 Minuten je Papierrechnung nach IW Consult 2025 und 27,40 Euro Arbeitskosten je Stunde nach Destatis sind es rund 4,11 Euro je Rechnung. Bei 100 Rechnungen im Monat kommen 411 Euro zusammen. Die Prüfung der einzelnen Positionen ist darin nicht enthalten.

Wie viel Zeit kosten Lieferantenrechnungen im Jahr?

Bei einem typischen RechnungsWächter-Kunden mit rund 100 Rechnungen im Monat sind es 150 bis 180 Stunden im Jahr. Das sind rund vier Arbeitswochen für Erfassen, Freigeben, Bezahlen und Ablegen. Der Rechner zeigt 180 Stunden, weil er mit 9 Minuten für Papierrechnungen rechnet. Im Mix mit PDF und E-Rechnung sind es 7,4 Minuten.

Wie viel Geld geht durch Fehler auf Lieferantenrechnungen verloren?

Für Deutschland gibt es dazu keine Messung. Der Rechner nimmt 0,5 Prozent des Einkaufs an, also einen halben Euro je 100 Euro. Bei 30.000 Euro Einkauf im Monat sind das 1.800 Euro im Jahr, bei 0,35 bis 1 Prozent 1.260 bis 3.600 Euro. Dahinter stecken stille Preiserhöhungen, fehlende Ware und Pfand, das offen bleibt.

Zeigt der Rechner, wie viel davon wegfällt?

Der Rechner zeigt, was dich Belege und Abweichungen heute kosten. Wie viel davon wegfällt, hängt von deinen Lieferanten und deinen Belegen ab. Das siehst du im Test an deinen eigenen Rechnungen.

Ab wie vielen Rechnungen ist RechnungsWächter sinnvoll?

Ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat. Das sind nach dem Rechner rund 4,5 Stunden Arbeit an Belegen im Monat.

Was kostet RechnungsWächter?

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. Im Jahr sind das 940,80 bis 1.176 Euro je nach Zahlweise. Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

Von der Lieferung bis zur bezahlten Rechnung

Was du beim Wareneingang festhältst, entscheidet, ob du Fehler auf der Lieferantenrechnung noch vor der Zahlung findest.

Bring die Lieferantenrechnungen eines Monats mit. Wir sehen uns gemeinsam an, wo Preise, Mengen und Pfand von dem abweichen, was vereinbart war.