Vorlage · kostenlos

Mängelrüge-Vorlage für Lieferanten

Die Mängelrüge-Vorlage von RechnungsWächter ist ein Musterbrief an einen Lieferanten. Er nennt Lieferung, Lieferschein und Rechnung und trennt Mängel der Ware von Fehlern der Rechnung. Fehlmenge, falscher Artikel und Bruch stehen im ersten Block, ein zu hoher Preis oder eine fehlende Pfandgutschrift im zweiten. Jede Position steht mit Betrag in einer Tabelle, dazu Forderung und Frist.

Word herunterladen 68 KB PDF herunterladen 106 KB

Vorschau: Mängelrüge-Vorlage für Lieferanten

Was die Vorlage enthält

Briefvorlage in Word mit Platzhaltern in eckigen Klammern, dazu eine PDF-Fassung
Block für Mängel der Lieferung: Fehlmenge, falscher Artikel, Bruch, Temperatur, Haltbarkeit
Block für die Beanstandung der Rechnung: Preis, berechnete Menge, Pfandgutschrift, jeweils mit berechnetem und richtigem Betrag
Ankreuzfelder für die Forderung: Gutschrift, korrigierte Rechnung, Nachlieferung oder Abholung
Frist, Hinweis auf den unstrittigen Teil der Rechnung und Liste der Belege
Oben frei für deinen eigenen Briefkopf

Wann du die Vorlage brauchst

Eine Mängelrüge schreibst du, wenn eine Lieferung nicht zur Bestellung oder zur Rechnung passt. In der Gastronomie sind das meist dieselben Fälle. Es fehlt etwas, oder Ware kommt beschädigt oder zu warm an. Das sind Mängel der Ware. Oder die Rechnung stimmt nicht: Der Preis ist höher als vereinbart, oder zurückgegebenes Leergut wurde nicht gutgeschrieben. Die Vorlage führt beides in getrennten Blöcken.

Die meisten dieser Fehler entstehen ohne Absicht. Eine klare, freundliche Mängelrüge mit Beleg ist deshalb meist in ein paar Tagen erledigt.

So füllst du die Vorlage aus

Setz oben deinen Briefkopf ein und ersetz die Platzhalter in eckigen Klammern. Mängel der Lieferung trägst du im ersten Block ein, Fehler der Rechnung im zweiten, jeweils mit Position und Betrag. Die Art der Abweichung und deine Forderung kreuzt du an. Leg Belege bei, am besten den Lieferschein mit dem Vermerk des Fahrers.

Was eine Mängelrüge rechtlich ist und welche Frist gilt, erklärt das Glossar unter Mängelrüge.

Woher du weißt, was du beanstanden kannst

Die Vorlage hilft beim Schreiben. Die Abweichung zu finden kommt vorher. Eine Fehlmenge siehst du bei der Annahme, einen falschen Preis erst auf der Rechnung. Wie das Position für Position geht, zeigt die Seite Rechnungsprüfung.

Passt dazu: Reklamation · Mängelrüge · Rechnungsprüfung

Häufige Fragen

Was gehört in eine Mängelrüge?

Die Lieferung mit Datum, Lieferschein- und Rechnungsnummer, jede beanstandete Position mit dem konkreten Mangel und die Forderung: Gutschrift, Korrekturrechnung oder Nachlieferung. Dazu eine Frist und die Belege, etwa ein Foto oder der Lieferschein mit dem Vermerk des Fahrers.

Wie schreibe ich eine Mängelrüge?

Sachlich und konkret. Beschreib, was du bestellt, erhalten und berechnet bekommen hast, und nenn die Differenz. Ohne Vorwürfe geht die Klärung meist schneller, denn oft steckt ein Fehler beim Kommissionieren oder in der Abrechnung dahinter. Schick die Mängelrüge an den Kontakt, der für deine Rechnungen zuständig ist.

Wie schnell muss ich einen Mangel rügen?

Unter Kaufleuten unverzüglich, so steht es in § 377 HGB. Das gilt für Mängel der Ware wie Fehlmenge, falschen Artikel oder Beschädigung. Offene Mängel werden direkt nach der Lieferung gemeldet, versteckte direkt nach der Entdeckung. Bleibt die Anzeige aus, gilt die Ware als genehmigt. Ein zu hoher Preis oder fehlendes Pfand auf der Rechnung ist kein Mangel der Ware. Im Einzelfall hilft eine rechtliche Beratung oder dein Verband.

Darf ich die Rechnung kürzen, bis der Mangel geklärt ist?

Oft ja, aber nicht in jedem Fall. Ein Zurückbehaltungsrecht ergibt sich etwa aus § 320 BGB, und dein Vertrag oder die Lieferbedingungen können es einschränken. Den unstrittigen Teil zahlst du fristgerecht, so steht es auch in der Vorlage. Das verhindert Mahnungen für Positionen, die gar nicht strittig sind. Wie es in deinem Fall aussieht, klärt eine rechtliche Beratung.