Wie kann ich eine Falschlieferung beim Lieferanten reklamieren?

Was bei dir als Falschlieferung zählt

Im Alltag heißt Falschlieferung alles, was nicht zur Bestellung passt. Meist ist es eine dieser vier Lagen:

• Fehlmenge: Auf dem Lieferschein stehen neun Kisten, in der Küche kommen sieben an. Das nennt man auch Minderlieferung.
• Falscher Artikel: Statt Rispentomaten kommen Strauchtomaten, statt 1-Liter-Flaschen kommen 0,5-Liter-Flaschen.
• Schlechte Qualität: Salat ist welk, eine Packung ist aufgerissen, Obst ist beim Anschneiden innen braun.
• Teillieferung: Ein Teil fehlt, der Rest „kommt nach“. Ob er je kam, prüft später niemand.

Fehlmenge, falscher Artikel und schlechte Qualität sind rechtlich keine Sonderfälle. Zur vereinbarten Beschaffenheit gehören nach § 434 Abs. 2 BGB auch Art, Menge und Qualität. Eine andere Sache als die geschuldete steht einem Sachmangel gleich (§ 434 Abs. 5 BGB). Die angekündigte Teillieferung ist ein eigener Fall, dazu weiter unten.

Solche Fehler entstehen oft ohne Absicht, zum Beispiel beim Kommissionieren im Lager. Eine sachliche Reklamation mit Beleg hilft beiden Seiten.

Warum die Reklamation zwischen Küche und Büro hängen bleibt

Die Küche sieht den Mangel. Reklamieren muss das Büro. Dazwischen geht er verloren.

Beim Wareneingang steht die Lieferung mitten im Mittagsgeschäft. Einer sagt dem Fahrer Bescheid, einer kreist die Menge ein. Der Lieferschein landet in der Schublade. Tage später kommt die Rechnung ins Büro, und dort weiß niemand von den zwei fehlenden Kisten.

Wer dann reklamiert, braucht Kundennummer, Lieferdatum, Position und Foto. Das schreibt man abends, oder man lässt es. Und ob die Gutschrift Wochen später kam, weiß am Ende keiner.

So reklamierst du eine Falschlieferung in fünf Schritten

1. An der Tür vermerken. Zähl nach, bevor der Fahrer fährt. Korrigier die Menge auf dem Lieferschein und lass den Fahrer abzeichnen. Mach ein Foto vom Lieferschein und von der Ware.
2. In der Küche melden. Fällt der Mangel erst beim Auspacken auf, gilt dasselbe: Foto, Artikel, Menge, Uhrzeit. Die Meldung geht am selben Tag an die Person, die reklamiert. Heb die Ware auf, soweit das bei Frischware geht.
3. Mit Beleg und Position reklamieren. Schreib dem Lieferanten eine Mail mit Kundennummer, Lieferdatum, Lieferscheinnummer, Artikel, bestellter und gelieferter Menge und der Art des Mangels. Das Foto kommt in den Anhang. Nenn deine Forderung: Nachlieferung, Abholung oder Gutschrift. Rechtlich ist das eine Mängelrüge.
4. Frist notieren. Halte fest, wann die Mail verschickt wurde. Unter Kaufleuten zählt die rechtzeitige Absendung (§ 377 Abs. 4 HGB). Rufst du an, weil es eilt, schick die Mail trotzdem hinterher.
5. Nachhalten und die Gutschrift prüfen. Führ eine Liste der offenen Reklamationen mit Lieferant, Datum, Betrag und Stand. Prüfe bei jeder neuen Rechnung, ob die Gutschrift dabei ist, und frag nach, wenn sie fehlt. Kommt sie, leg sie neben deine Reklamation. Stimmt der Betrag, gehen beide Belege mit der ursprünglichen Rechnung an die Buchhaltung. Deckt sie nur einen Teil, bleibt der Rest offen.

Welcher Mangel welchen Vermerk braucht

Ein Beispiel: neun Kisten auf dem Lieferschein, sieben in der Küche

Die Reklamation geht noch am Dienstag an den Lieferanten, mit beiden Fotos. Am Donnerstag kommt die Rechnung über 9 Kisten, also 166,50 Euro für die Tomaten. Richtig wären 7 mal 18,50 Euro, das sind 129,50 Euro. Reklamiert sind 37,00 Euro für die Tomaten und 6,40 Euro für die Champignons, zusammen 43,40 Euro.

Zwei Wochen später kommt eine Gutschrift über 37,00 Euro. Sie nennt die Lieferscheinnummer, die Champignons nennt sie nicht. Auf den ersten Blick wirkt der Fall erledigt. Offen sind noch 6,40 Euro, und die siehst du nur, wenn die Reklamation neben der Gutschrift liegt.

Wie schnell du eine Fehlmenge reklamieren musst

§ 377 HGB gilt, wenn der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist. Handelsgeschäfte sind nach § 343 Abs. 1 HGB die Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betrieb seines Handelsgewerbes gehören. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Dazu zählt ein Gewerbebetrieb, der nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB). Ebenso zählt ein Unternehmen, dessen Firma im Handelsregister eingetragen ist (§ 2 HGB). Eine GmbH, auch als UG, gilt immer als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Für sie gelten die Vorschriften über Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB).

Dann verlangt das Gesetz zwei Dinge. Du untersuchst die Ware unverzüglich nach der Ablieferung, soweit das im ordnungsmäßigen Geschäftsgang tunlich ist. Zeigt sich ein Mangel, zeigst du ihn dem Lieferanten unverzüglich an (§ 377 Abs. 1 HGB). Unverzüglich heißt nach § 121 Abs. 1 BGB ohne schuldhaftes Zögern. Eine Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht.

Bleibt die Anzeige aus, gilt die Ware als genehmigt (§ 377 Abs. 2 HGB). Das gilt nicht für einen Mangel, der bei der Untersuchung nicht zu erkennen war. Zeigt er sich später, zählt die Frist ab der Entdeckung (§ 377 Abs. 3 HGB).

Sind nicht beide Seiten Kaufleute, greift diese strenge Regel nicht. Eine schnelle Meldung mit Foto hilft trotzdem, denn sie zeigt, was an der Tür wirklich ankam.

Was du vom Lieferanten verlangen kannst

Bei einem Mangel nennt § 437 BGB deine Rechte. Am Anfang steht meist die Nacherfüllung. Du wählst, ob der Lieferant den Mangel beseitigt oder einwandfreie Ware liefert (§ 439 Abs. 1 BGB). Dafür stellst du ihm die beanstandete Ware zur Verfügung (§ 439 Abs. 5 BGB).

Den Kaufpreis mindern kannst du statt eines Rücktritts (§ 441 Abs. 1 BGB). Dafür verlangt § 323 Abs. 1 BGB in der Regel, dass du vorher erfolglos eine angemessene Frist zur Nacherfüllung gesetzt hast. Wann diese Frist entfällt, regeln § 323 Abs. 2 BGB und § 440 BGB. Hast du schon mehr gezahlt als den geminderten Preis, erstattet der Lieferant den Mehrbetrag (§ 441 Abs. 4 BGB).

Bei der Teillieferung sagt das Gesetz knapp: Der Schuldner ist zu Teilleistungen nicht berechtigt (§ 266 BGB). Im Alltag nimmst du den Teil trotzdem an, weil die Küche die Ware braucht. Umso wichtiger ist der Vermerk der offenen Menge auf dem Lieferschein.

Bei Frischware kommt eine Nachlieferung oft zu spät für den Service. Dann einigt ihr euch in der Praxis häufig auf eine Gutschrift.

Gutschrift oder Rechnungskorrektur: was am Ende bei dir ankommen muss

Das Wort Gutschrift meint zwei verschiedene Dinge. Im Einkauf ist es der Beleg, mit dem der Lieferant dir einen Betrag gutschreibt. Im Umsatzsteuergesetz ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung selbst ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Die Gutschrift nach deiner Reklamation kommt vom Lieferanten. Mit dieser Steuerform hat sie deshalb nichts zu tun.

Die Rechnungskorrektur ist der zweite Weg. Nach § 31 Abs. 5 UStDV kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn Pflichtangaben fehlen oder Angaben unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben übermittelt werden. Das geschieht in einem Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist.

Mindert sich das Entgelt nachträglich, hat sich die Bemessungsgrundlage geändert: Dann berichtigt der Lieferant seine Umsatzsteuer und du deinen Vorsteuerabzug (§ 17 Abs. 1 UStG). Welche Form der Lieferant wählt, klärt er mit seiner Buchhaltung. Wie du den Beleg buchst, klärt dein Steuerberater. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung, einen strittigen Fall klärst du mit einem Anwalt.

Welche Software reklamiert Fehlmengen beim Lieferanten und hält die Gutschrift nach?

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Ob sie automatisch oder nach deiner Freigabe an den Lieferanten geht, legst du fest, und eine Teilgutschrift bleibt als Prüffall offen. Sinnvoll ist das ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, Fristen nach § 377 HGB überwacht RechnungsWächter nicht. RechnungsWächter ist kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung und kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo. Sollen Bestellung, Wareneingang und Lager in einem System laufen, ist eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify besser.

Häufige Fragen