Warum eine Checkliste
Eine Lieferantenrechnung sieht plausibel aus, solange niemand die Positionen einzeln ansieht. Die Summe passt zur Größenordnung, also wird bezahlt. Fehler stecken aber selten in der Summe. Sie stecken in einer Einheit, einem Preis oder einem Kasten Leergut, der nicht gutgeschrieben wurde.
Die Checkliste sorgt dafür, dass bei jeder Rechnung dieselben Punkte geprüft werden, egal wer gerade Dienst hat.
So nutzt du die Checkliste
Leg Rechnung, Lieferschein und die Preisgrundlage nebeneinander. Geh die vier Blöcke von oben nach unten durch. Findest du eine Abweichung, trägst du sie unten mit dem berechneten und dem richtigen Betrag ein. Die Liste ist dann gleich die Grundlage für die Klärung mit dem Lieferanten.
Was die sachliche Prüfung genau umfasst, steht im Glossar unter sachliche Prüfung. Wie das in der Praxis abläuft, beschreibt der Ratgeber Lieferantenrechnung prüfen.
Wann die Checkliste nicht mehr reicht
Für ein paar Rechnungen im Monat reicht Papier. Wer jede Woche von mehreren Lieferanten beliefert wird, prüft mit der Checkliste bald nur noch Stichproben. Wie die Prüfung jeder Position ohne Stichprobe aussieht, zeigt die Seite Rechnungsprüfung.