Die sachliche Prüfung beantwortet drei Fragen zu jeder Position einer Lieferantenrechnung. Stimmt der Preis mit dem überein, was vereinbart ist? Stimmt die Menge mit dem Lieferschein? Ist Pfand für zurückgegebenes Leergut gutgeschrieben? Dafür braucht es Belege neben der Rechnung. Die Rechnung allein zeigt nur, was der Lieferant berechnet hat.
Ein Beispiel aus der Küche
Die Zahlen sind Beispielwerte. Ein Restaurant bekommt vom Großhändler eine Rechnung über 12 Kilogramm Lachsfilet zu 24,90 Euro je Kilogramm, also 298,80 Euro netto. Dazu kommen 6 Kisten Mineralwasser mit Pfand.
Formelle Prüfung: Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und Steuerbetrag stehen auf dem Beleg. Hier fällt nichts auf.
Rechnerische Prüfung: 12 mal 24,90 Euro ergibt 298,80 Euro. Auch beim Nachrechnen fällt nichts auf.
Sachliche Prüfung: Erst jetzt kommen Lieferschein und Preisliste dazu.
- Preis: Vereinbart sind 22,90 Euro je Kilogramm. Auf 10 Kilogramm sind das 20,00 Euro zu viel.
- Menge: Auf dem Lieferschein hat die Küche 12 auf 10 Kilogramm korrigiert. Die 2 fehlenden Kilogramm stehen mit 49,80 Euro auf der Rechnung.
- Pfand: Der Fahrer hat 6 leere Kisten mitgenommen. Bei angenommenen 3,30 Euro Pfand je Kiste fehlt eine Gutschrift über 19,80 Euro.
Zusammen sind das 89,60 Euro auf einer einzigen Rechnung. Formell und rechnerisch war sie einwandfrei.
Formell, rechnerisch, sachlich: was jeweils geprüft wird
- Formelle Prüfung: Die Rechnung wird mit dem Gesetz verglichen. Maßstab sind die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, bei Kleinbeträgen die kürzere Liste nach § 33 UStDV.
- Rechnerische Prüfung: Die Rechnung wird mit sich selbst verglichen. Menge mal Einzelpreis, Rabatte, Zwischensummen, Steuer und Endbetrag.
- Sachliche Prüfung: Die Rechnung wird mit der Wirklichkeit verglichen. Referenz sind Lieferschein, Bestellung oder Auftragsbestätigung und der vereinbarte Preis.
Welche steuerlichen Folgen eine fehlende Angabe hat, klärt der Steuerberater im Einzelfall.
Wo die sachliche Prüfung im Alltag hängen bleibt
Die formelle und die rechnerische Prüfung gehen mit der Rechnung allein. Die sachliche Prüfung braucht den Lieferschein, und der liegt oft noch in der Küche. Bei vielen Lieferanten pro Woche wird dann die Summe geprüft und die Position übersprungen. Wie der Mengenabgleich Schritt für Schritt läuft, zeigt der Ratgeber zum Abgleich von Lieferschein und Rechnung.
In so vielen Nummern zählt das Umsatzsteuergesetz die Pflichtangaben einer Rechnung auf, darunter Name und Anschrift, Menge und Art der Lieferung und den Steuerbetrag. Zwei Nummern gelten nur in Sonderfällen.
Bis zu diesem Gesamtbetrag gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung und kommt mit weniger Pflichtangaben aus.
In der Praxis
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit.
Verwandte Begriffe: Wareneingang · Gutschrift · Mängelrüge · Rechnungskorrektur
Mehr dazu: Lieferantenrechnung prüfen · Lieferschein & Rechnung
Häufige Fragen
Was ist eine sachliche Rechnungsprüfung?
Die sachliche Rechnungsprüfung klärt, ob eine Lieferantenrechnung inhaltlich stimmt. Jede Position wird gegen Lieferschein, Bestellung und vereinbarten Preis gelegt. Die Fragen dahinter: Stimmt der Preis, kam die berechnete Menge an, ist Pfand für Leergut gutgeschrieben? Das Nachrechnen der Beträge gehört zur rechnerischen Prüfung.
Was ist der Unterschied zwischen sachlicher und rechnerischer Prüfung?
Die sachliche Prüfung vergleicht die Rechnung mit dem, was geliefert und vereinbart wurde. Die rechnerische Prüfung rechnet nach, was auf der Rechnung steht: Menge mal Einzelpreis, Rabatte, Summe, Steuer. Eine Rechnung kann rechnerisch fehlerfrei sein und trotzdem einen falschen Preis enthalten.
Welche Unterlagen braucht man für die sachliche Prüfung?
Den Lieferschein mit den tatsächlich angenommenen Mengen, dazu die Bestellung oder Auftragsbestätigung und eine Preisreferenz. Das kann die Preisliste des Lieferanten sein, ein Angebot oder die letzte Rechnung für denselben Artikel. Fehlt der Lieferschein, fehlt die Grundlage für den Mengenabgleich.
Wer macht die sachliche Prüfung im Betrieb?
In vielen Betrieben die Person, die die Ware angenommen hat, also Küche oder Tresen. Sie weiß, was wirklich ankam und was auf dem Lieferschein korrigiert wurde. Das Büro übernimmt dann oft die formelle und rechnerische Prüfung und gibt die Zahlung frei.