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Bestellliste Vorlage für die Gastronomie

Die Bestellliste Vorlage von RechnungsWächter sagt dir am Bestelltag, was du bei welchem Lieferanten bestellst. Du zählst nur den Ist-Bestand. Die Excel-Datei vergleicht ihn mit Mindestbestand und Sollbestand, rechnet die Bestellmenge in Kisten oder Kartons und zeigt den Bestellwert je Lieferant. Der vereinbarte Preis steht gleich daneben.

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Vorschau: Bestellliste Vorlage für die Gastronomie

Was die Vorlage enthält

Artikelliste mit Lieferant, Bestelleinheit, Mindestbestand und Sollbestand
Bestellmenge, die sich aus dem gezählten Ist-Bestand selbst rechnet
Bestellwert je Lieferant mit Hinweis, wenn der Mindestbestellwert nicht erreicht ist
Spalte für die gelieferte Menge und die Differenz zur Bestellung
Lieferantenblatt mit Kundennummer, Bestellschluss und Liefertagen
Druckfassung als PDF, ein Blatt je Lieferant

So bestellst du mit der Liste

Trag deine Artikel einmal ein, mit Lieferant, Bestelleinheit, Mindestbestand und Sollbestand. Rechne die Bestände in Bestelleinheiten, also in Kisten, Kartons oder Säcken. Dann passt die Bestellmenge direkt zum Bestellformular des Lieferanten.

Am Bestelltag zählst du nur den Ist-Bestand. Die Liste markiert, was bestellt werden muss, und rechnet die Menge. Unten siehst du den Bestellwert je Lieferant und ob der Mindestbestellwert erreicht ist.

Wenn die Lieferung kommt

Trag die gelieferte Menge in die Liste ein. Die Differenz zur Bestellung zeigt, was fehlt oder zu viel kam. Temperatur, Haltbarkeit und Leergut hältst du mit der Checkliste Wareneingangskontrolle fest.

Was die Liste nicht sieht

Die Bestellliste weiß, was bestellt wurde und zu welchem Preis. Die Rechnung weiß, was berechnet wurde. Beides kommt selten auf einem Tisch zusammen. Wie du das Einkaufsvolumen je Lieferant im Blick behältst, steht im Ratgeber Einkaufs-Controlling in der Gastronomie.

Passt dazu: Checkliste Wareneingangskontrolle · Einkaufs-Controlling · Rechnungsprüfung

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Mindestbestand und Sollbestand?

Der Mindestbestand ist die Menge, bei der du bestellst. Liegt der Ist-Bestand darauf oder darunter, kommt der Artikel auf die Bestellung. Der Sollbestand ist die Menge, auf die du auffüllst. Die Bestellmenge ist also Sollbestand minus Ist-Bestand.

Wie lege ich den Mindestbestand fest?

Nimm den Verbrauch pro Tag und rechne ihn mal die Tage bis zur nächsten Lieferung. Dazu kommt eine Reserve für volle Tage oder eine späte Lieferung. Nach ein paar Wochen siehst du in der Liste, ob der Wert zu knapp oder zu großzügig ist.

Warum steht der Preis auf der Bestellliste?

Weil er beim Bestellen am leichtesten festzuhalten ist. Wenn die Rechnung kommt, hast du damit eine Referenz. Ohne sie bleibt nur der Vergleich mit der letzten Rechnung, und eine Preiserhöhung von vor drei Lieferungen fällt nicht mehr auf.