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Wareneingangskontrolle Checkliste für die Gastronomie

Die Checkliste Wareneingangskontrolle von RechnungsWächter hält bei jeder Lieferung fest, was angekommen ist: Menge gegen Lieferschein, Temperatur, Haltbarkeit und Verpackung. Dazu kommen der vereinbarte Preis und das zurückgegebene Leergut. Damit ist sie HACCP-Nachweis und zugleich der Beleg, den du brauchst, wenn die Rechnung nicht zur Lieferung passt.

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Vorschau: Wareneingangskontrolle Checkliste für die Gastronomie

Was die Vorlage enthält

Druckblatt je Lieferung: Fahrzeug, Verpackung, Kennzeichnung, Menge, Temperatur, Haltbarkeit
Höchsttemperaturen je Produktgruppe mit Quelle aus der EU-Hygieneverordnung
Felder für Leergut, Entscheidung und die Unterschrift von Fahrer und Annahme
Excel-Protokoll für den ganzen Monat, das Mengendifferenzen und zu warme Ware rot markiert
Spalte für den vereinbarten Preis, damit die Rechnungsprüfung später eine Referenz hat
Anleitung auf dem ersten Blatt, ohne Makros

Warum die Kontrolle bei der Annahme passiert

Nach der Lieferung ist der Fahrer weg. Was dann fehlt, lässt sich nur noch schwer belegen. Eine Fehlmenge, die niemand quittiert hat, ist beim Lieferanten eine Behauptung. Eine Fehlmenge auf dem Lieferschein mit Unterschrift ist ein Beleg.

Deshalb gehört die Checkliste neben den Lieferschein, nicht ins Büro. Sie dauert je Lieferung ein paar Minuten, wenn sie griffbereit liegt.

So nutzt du die Checkliste

Druck für jede Lieferung ein Blatt aus. Oben trägst du Lieferant und Lieferscheinnummer ein, dann Artikel für Artikel: bestellt, laut Lieferschein, tatsächlich erhalten. Bei Kühlware misst du die Temperatur und vergleichst sie mit dem Höchstwert der Produktgruppe, der auf dem Blatt steht.

Wer lieber am Tablet arbeitet, führt dasselbe in der Excel-Datei. Sie rechnet die Mengendifferenz und markiert Ware, die über dem Grenzwert liegt.

Was nach der Annahme passiert

Die Checkliste endet, wenn die Ware im Kühlhaus steht. Die Rechnung kommt Tage später, oft als PDF an die Buchhaltung. Ob sie genau das berechnet, was auf der Checkliste steht, prüft dann meistens niemand mehr.

Wie du Lieferschein und Rechnung zusammenbringst, steht im Ratgeber Lieferschein und Rechnung abgleichen. Was ein Wareneingang im Rechnungswesen ist, erklärt das Glossar unter Wareneingang.

Passt dazu: Warenannahme Gastronomie · Lieferschein & Rechnung · Wareneingang · Rechnungsprüfung

Häufige Fragen

Was ist bei der Wareneingangskontrolle zu tun?

Du vergleichst die Lieferung mit dem Lieferschein und der Bestellung: Artikel, Menge und Einheit. Bei Kühlware misst du die Temperatur, dazu prüfst du Haltbarkeit, Verpackung und Kennzeichnung. Fehlt etwas oder ist es zu warm, lässt du es den Fahrer auf dem Lieferschein quittieren.

Was ist eine Wareneingangskontrolle?

Die Wareneingangskontrolle ist die Prüfung einer Lieferung direkt bei der Annahme. In der Gastronomie hat sie zwei Aufgaben: Sie gehört zur HACCP-Eigenkontrolle nach der EU-Hygieneverordnung, und sie hält fest, was tatsächlich angekommen ist. Beides brauchst du später, bei der Lebensmittelkontrolle und bei der Rechnung.

Muss ich die Wareneingangskontrolle dokumentieren?

Die EU-Verordnung über Lebensmittelhygiene verlangt ein Eigenkontrollsystem mit Aufzeichnungen, die du der Behörde vorlegen kannst. Wie ausführlich das sein muss, hängt von Betrieb und Ware ab. Eine ausgefüllte Liste je Lieferung ist der einfachste Nachweis.

Was mache ich, wenn die Ware zu warm ankommt?

Dann hältst du den gemessenen Wert und die Uhrzeit fest, bevor die Ware ins Kühlhaus geht. Der Fahrer quittiert beides auf dem Lieferschein. Danach entscheidest du: zurückgeben oder unter Vorbehalt annehmen. Notiere die Maßnahme auf der Checkliste. Die Zeile ist später der Beleg für die Reklamation.