Was zum Wareneingang gehört
Der Wareneingang beginnt, wenn die Lieferung vor der Tür steht. Er endet, wenn die Ware im Lager ist und die Lieferantenrechnung erfasst ist. Dazwischen liegen fünf Schritte, in fast jedem Betrieb in derselben Reihenfolge.
- Annahme. Der Fahrer übergibt Ware und Lieferschein. Jemand aus Küche, Tresen oder Lager nimmt beides entgegen.
- Abgleich mit der Bestellung. Stimmen Artikel, Menge und Einheit auf dem Lieferschein mit dem überein, was bestellt war?
- Kontrolle der Ware. Ist die gezählte Menge da, ist die Ware unbeschädigt, ist Kühlware kalt genug?
- Vermerk und Unterschrift. Abweichungen stehen auf dem Lieferschein, bevor er abgezeichnet wird.
- Einlagerung und Erfassung. Die Ware geht ins Lager, der Lieferschein zur Rechnung und die Rechnung in die Buchhaltung.
Die Schritte zwei bis vier fasst man auch als Wareneingangskontrolle zusammen. In der Logistik kommen oft noch Avisierung und Lagerplatzvergabe dazu. In der Gastronomie läuft die Annahme oft mitten im Betrieb und unter Zeitdruck.
Ein Beispiel aus der Küche
Die Werte sind angenommen. Ein Restaurant bestellt beim Gemüselieferanten 10 kg Tomaten zu 2,80 Euro je Kilogramm. Auf dem Lieferschein stehen 10 kg. Geliefert werden nur 8 kg.
Der Koch wiegt nach, streicht die 10 durch und schreibt 8 daneben. Drei Tage später kommt die Lieferantenrechnung. Sie berechnet 10 kg, also 28,00 Euro statt 22,40 Euro.
Die Abweichung beträgt 5,60 Euro. Sichtbar ist sie nur, wenn jemand den korrigierten Lieferschein neben die Rechnung legt. Wie dieser Abgleich im Alltag aussieht, steht im Ratgeber Lieferschein und Rechnung abgleichen.
Wareneingang, Warenannahme und Rechnungseingang auseinanderhalten
Warenannahme ist nur der erste Schritt: Ware entgegennehmen, zählen, Lieferschein abzeichnen. Der Wareneingang umfasst den ganzen Vorgang bis zur Erfassung.
Wareneingangskontrolle meint die Prüfung von Menge, Artikel und Zustand beim Eintreffen. Sie prüft die Ware, nicht die Rechnung.
Lieferschein ist der Beleg, der mit der Ware kommt. Er zeigt, was laut Lieferant auf dem Weg ist, und nach der Kontrolle, was wirklich ankam.
Rechnungseingang ist ein eigener Vorgang. Die Lieferantenrechnung kommt oft Tage nach der Ware, per Post oder per E-Mail.
Sachliche Prüfung verbindet beides. Sie klärt, ob die Rechnung berechnet, was im Wareneingang tatsächlich angekommen ist und was vereinbart war.
Wareneingang buchen bezeichnet den Buchungsvorgang in der Buchhaltung. Grundlage ist die Lieferantenrechnung, das Konto heißt ebenfalls Wareneingang.
Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, untersucht der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung, soweit das im ordnungsmäßigen Geschäftsgang tunlich ist. Zeigt sich ein Mangel, meldet er ihn unverzüglich.
Unter diesen Nummern steht das Konto Wareneingang im DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04.
In der Praxis
RechnungsWächter liest den Lieferschein aus dem Wareneingang bis zur einzelnen Position aus, auch eine von Hand korrigierte Menge, und legt ihn neben die spätere Lieferantenrechnung.
Verwandte Begriffe: Sachliche Prüfung · Mängelrüge · Gutschrift
Mehr dazu: Wareneingang digitalisieren · Lieferschein digitalisieren · Lieferschein & Rechnung
Häufige Fragen
Was wird bei der Warenannahme geprüft?
Zuerst, ob die Lieferung zur Bestellung passt: Artikel, Menge und Einheit laut Lieferschein. Dann der Zustand der Ware, bei Kühlware auch die Temperatur. Fehlt etwas oder ist etwas beschädigt, wird es auf dem Lieferschein vermerkt, bevor jemand unterschreibt.
Was ist der Unterschied zwischen Warenannahme und Wareneingang?
Die Warenannahme ist der Moment an der Tür: Ware entgegennehmen, zählen, Lieferschein abzeichnen. Der Wareneingang ist der ganze Vorgang darum herum, von der Annahme über die Einlagerung bis zur Erfassung der Lieferantenrechnung in der Buchhaltung.
Wie wird der Wareneingang gebucht?
Gebucht wird in der Regel mit der Lieferantenrechnung, nicht mit dem Lieferschein. Im DATEV-Kontenrahmen steht das Konto Wareneingang im SKR 03 unter 3200 und im SKR 04 unter 5200, dazu kommen Konten nach Steuersatz. Welche Konten für deinen Betrieb gelten, klärt dein Steuerberater.
Was passiert, wenn beim Wareneingang etwas fehlt?
Die Fehlmenge wird auf dem Lieferschein vermerkt und dem Lieferanten gemeldet. Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, verlangt § 377 HGB, einen Mangel unverzüglich anzuzeigen. Wie das im Einzelfall gilt, klärt eine rechtliche Beratung. Später zählt, ob die Rechnung die Fehlmenge berücksichtigt oder eine Gutschrift folgt.