Was muss man bei der Warenannahme in der Gastronomie beachten?

Was gehört zur Warenannahme?

Bei der Warenannahme übergibt der Fahrer Ware und Lieferschein, du prüfst beides und zeichnest ab. Das ist der erste Schritt im Wareneingang, der danach bis zur Einlagerung und Buchung reicht.

In der Küche passiert das selten in Ruhe. Die Lieferung kommt während der Vorbereitung, und der Fahrer muss weiter. Deshalb hilft ein fester Ablauf, der in wenigen Minuten sitzt und jedes Mal gleich ist.

In welcher Reihenfolge prüfst du eine Lieferung?

Die Reihenfolge folgt der Frage, was am schnellsten verdirbt. Erst die Kühlware, dann der Rest.

1. Fahrzeug und Kühlkette. Kommt Kühlware aus einem gekühlten Laderaum? Liegt Tiefkühlware angetaut oder mit Eiskristallen im Karton?
2. Temperatur messen. Mit einem Einstichthermometer zwischen zwei Packungen oder im Produkt. Den Wert trägst du mit Uhrzeit ein.
3. MHD und Verbrauchsdatum. Reicht die Haltbarkeit für deine Planung? Ware mit abgelaufenem Verbrauchsdatum geht zurück.
4. Verpackung und Kennzeichnung. Beschädigte, nasse oder aufgeblähte Packungen fallen auf, bevor sie ins Kühlhaus kommen.
5. Menge gegen Lieferschein. Zählen oder wiegen, Artikel für Artikel. Stimmen Artikel, Größe und Einheit mit der Bestellung?
6. Leergut und Pfand. Wie viele Kisten, Fässer oder Paletten gehen zurück? Die Zahl gehört auf den Lieferschein.
7. Vermerk und Unterschrift. Jede Abweichung steht auf dem Lieferschein, der Fahrer quittiert sie. Erst dann unterschreibst du.

Die Schritte 1 bis 4 gehören typischerweise zur HACCP-Eigenkontrolle. Die Schritte 5 und 6 sichern, dass du später nur bezahlst, was angekommen ist. Ein Blatt zum Ausfüllen mit allen Feldern gibt es als Checkliste Wareneingangskontrolle.

Welche Temperaturen muss dein Lieferant einhalten?

Für Fleisch, Fisch und Tiefkühlware nennen die Hygieneverordnungen und die Verordnung über tiefgefrorene Lebensmittel Höchstwerte für Lagerung und Beförderung. Diese Werte muss dein Lieferant bis zur Übergabe einhalten. Mit dem Thermometer prüfst du bei der Annahme, ob das gelungen ist.

Liefert ein Metzger nur nebenbei an andere Betriebe des Einzelhandels, etwa an Restaurants, gilt für ihn Anlage 5 der Tier-LMHV statt der VO 853/2004. Nebenbei heißt nach § 6 Tier-LMHV: höchstens ein Drittel seiner Herstellungsmenge, an Betriebe im Umkreis von höchstens 100 Kilometern. Wendet er eine nach Art. 8 VO 852/2004 ausgearbeitete Leitlinie für gute Verfahrenspraxis an und dokumentiert das, darf er laut Anlage 5 Kapitel VII von den Temperaturen abweichen.

Für die Lagerung in deiner eigenen Küche nennt diese Tabelle keine Pflichtwerte. Dort gilt Anhang II, Kapitel IX, Nr. 5 der Verordnung 852/2004: Die Kühlkette darf nicht unterbrochen werden. Welche Temperatur Kühlhaus und Kühlschrank halten, richtest du nach der Angabe auf der Packung und hältst es in deiner Eigenkontrolle fest.

Was hat HACCP mit der Warenannahme zu tun?

Die EU-Verordnung 852/2004 über Lebensmittelhygiene verlangt in Art. 5 ständige Verfahren, die auf den HACCP-Grundsätzen beruhen. Das ist das Eigenkontrollsystem deines Betriebs. Du legst selbst fest, an welchen Stellen Gefahren entstehen, welche Grenzwerte gelten und was du bei einer Abweichung tust.

Die Warenannahme ist typischerweise eine dieser Stellen. Zwei Regeln aus Anhang II, Kapitel IX der Verordnung betreffen sie direkt:

• Nr. 1: Rohstoffe, die nachweislich oder voraussichtlich verdorben oder kontaminiert sind, nimmst du nicht an. Das gilt, wenn auch Aussortieren und Verarbeiten kein genusstaugliches Gericht mehr ergeben würden.
• Nr. 5: Die Kühlkette darf nicht unterbrochen werden. Kurze Abweichungen sind erlaubt, wenn sie etwa beim Transport praktisch nötig sind und die Gesundheit nicht gefährden.

Eine feste Form für die Dokumentation schreibt die Verordnung nicht vor. Die Aufzeichnungen sollen der Art und Größe des Betriebs angemessen sein, und die Behörde bestimmt, in welcher Form du den Nachweis führst. Wer leicht verderbliche Lebensmittel herstellt oder behandelt, braucht nach § 4 LMHV Fachkenntnisse aus einer Schulung. Zu den Sachgebieten zählt dort ausdrücklich „Warenkontrolle, Haltbarkeitsprüfung und Kennzeichnung“.

Was tust du, wenn etwas nicht stimmt?

Fehler passieren auf beiden Seiten, oft unter Zeitdruck. Entscheidend ist, dass die Abweichung festgehalten wird, solange der Fahrer noch da ist. Du hast dann drei Möglichkeiten:

• Zurückgeben. Zu warme, verdorbene oder beschädigte Ware geht direkt mit dem Fahrer zurück. Auf dem Lieferschein steht, was und warum.
• Unter Vorbehalt annehmen. Du nimmst die Ware, vermerkst aber den Grund, etwa eine gemessene Temperatur oder eine nicht geprüfte Palette. Der Fahrer quittiert den Vermerk.
• Menge korrigieren. Fehlt etwas, streichst du die gedruckte Zahl durch und schreibst die gezählte daneben.

Der Grund liegt in § 363 BGB. Hast du eine Lieferung als Erfüllung angenommen, musst du beweisen, dass sie unvollständig oder falsch war. Ein quittierter Vermerk auf dem Lieferschein ist dafür der naheliegende Beleg.

Sind beide Seiten Kaufleute und gehört der Kauf zu ihrem Betrieb, kommt § 377 HGB dazu. Du musst die Ware dann unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das im ordnungsgemäßen Geschäftsgang möglich ist. Einen Mangel, der dabei erkennbar ist, meldest du ohne schuldhaftes Zögern, sonst gilt die Ware als genehmigt. Zeigt sich ein Mangel erst später, meldest du ihn unverzüglich nach der Entdeckung. Ob das bei dir zutrifft, klärt eine rechtliche Beratung.

Die Anzeige an den Lieferanten heißt Mängelrüge. Sie braucht keine feste Form, sollte aber Lieferschein, Artikel, Menge und Grund nennen. Ein Muster gibt es als Mängelrüge-Vorlage.

Rechenbeispiel: Was eine Lieferung mit Vermerk ausmacht

Alle Werte sind Beispielwerte. Ein Restaurant bekommt am Dienstagmorgen eine Lieferung vom Großhändler. Die Köchin misst, zählt und wiegt:

Die Hähnchenbrust liegt mit 3,6 °C unter dem Höchstwert von 4 °C und bleibt da. Das Hackfleisch liegt mit 5,8 °C über 2 °C und geht zurück. Die Vermerke machen zusammen 57,32 Euro aus, die auf der Rechnung fehlen oder als Gutschrift auftauchen müssen.

So setzt sich der Betrag zusammen: Für 0,8 kg zu 8,90 Euro sind es 7,12 Euro. Für 5 kg zu 7,40 Euro sind es 37,00 Euro. Für 2 Packungen zu 2,10 Euro sind es 4,20 Euro. Für 6 Kisten zu 1,50 Euro sind es 9,00 Euro.

Wann der Vermerk sein Geld wert ist

Die Rechnung zu dieser Lieferung kommt oft erst Tage später, per Post oder als PDF ins Büro. Auf ihr stehen dann womöglich wieder 10 kg Hähnchenbrust und 5 kg Hackfleisch. Ob eine Gutschrift folgt, siehst du nur, wenn jemand den Lieferschein mit den Vermerken danebenlegt.

Wie dieser Abgleich Position für Position abläuft, steht im Ratgeber Rechnung und Lieferschein abgleichen. Wie der Lieferschein nach der Annahme digital wird, damit er dafür nicht verloren geht, zeigt Wareneingang digitalisieren. Für das Leergut über viele Lieferungen hilft die Leergut- und Pfand-Tabelle.

Welche Software prüft die Lieferantenrechnung gegen den Lieferschein aus deiner Warenannahme?

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Grundlage ist der Lieferschein mit den Vermerken aus deiner Warenannahme. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat. RechnungsWächter ist keine Warenwirtschaft und kein HACCP-Werkzeug: Temperaturen und Haltbarkeit hältst du weiter in deiner Eigenkontrolle fest. Wer Rezepturen, Bestellungen und Bestände führen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter prüft die Rechnung davor und arbeitet daneben.

Häufige Fragen