Lieferschein digitalisieren in der Gastronomie und richtig aufbewahren

In der Gastronomie entsteht der Lieferschein in der Küche oder am Hintereingang, die Rechnung kommt Tage später ins Büro. Wer den Lieferschein digitalisieren will, braucht deshalb zuerst einen festen Ablauf beim Wareneingang. Danach kommt die Frage, wie lange das Papier aufgehoben werden muss.

Lieferschein digitalisieren in der Praxis

Ein Rechenbeispiel zeigt, warum sich das lohnt. Ein Betrieb mit 25 Lieferungen pro Woche sammelt im Jahr 1.300 Lieferscheine. Über acht Jahre sind das 10.400 Lieferscheine, vorausgesetzt, jeder davon ist ein Buchungsbeleg. Die Zahlen sind ein Beispiel, deine eigenen Lieferungen setzt du selbst ein.

Wichtiger als der Platz im Keller ist der Moment der Aufnahme. Das Foto entsteht am besten direkt beim Wareneingang:

1. Ware zählen und auf dem Lieferschein abhaken, Fehlmengen von Hand notieren.
2. Den Lieferschein mit allen Notizen fotografieren, eine Datei je Lieferung.
3. Das Foto sofort ablegen, bevor der Lieferschein in der Küche verschwindet.
4. Wenn die Rechnung kommt, die Menge auf der Rechnung gegen den Lieferschein prüfen.

Gerade Schritt 4 fällt oft weg, weil zwischen Lieferung und Rechnung Tage liegen. Den ganzen Ablauf der Kontrolle bei der Annahme beschreibt der Ratgeber Wareneingang digitalisieren. Wie der Abgleich Position für Position abläuft, steht im Ratgeber Lieferschein und Rechnung abgleichen. Was eine abweichende Menge am Ende für deinen Wareneinsatz bedeutet, steht im Ratgeber Wareneinsatz kontrollieren.

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Ob der Lieferschein ein Buchungsbeleg ist, entscheidet über die Frist. Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB:

Für Lieferscheine gibt es im Steuerrecht eine eigene Regel. Ist ein empfangener Lieferschein kein Buchungsbeleg, endet seine Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Diese Regel gilt seit dem 1. Januar 2017 (Art. 97 § 19a Abs. 1 EGAO).

Das Handelsgesetzbuch kennt diese Ausnahme nicht. § 257 HGB gilt für Kaufleute und nennt keine eigene Frist für Lieferscheine. Es regelt Buchungsbelege mit acht Jahren und empfangene Handelsbriefe mit sechs Jahren. Handelsbriefe sind dort Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Ob dein Lieferschein handelsrechtlich darunter fällt, klärt dein Steuerberater im Einzelfall.

Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre

Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre. Das Bundesministerium der Finanzen beschreibt die Änderung so: Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wurden von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 HGB).

So rechnest du die Frist aus

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Ein Beispiel mit einem Lieferschein vom 14. März 2025, der als Buchungsbeleg dient:

Der Beleg entsteht im Kalenderjahr 2025, die Frist beginnt am 31. Dezember 2025. Acht Jahre später, am 31. Dezember 2033, endet sie.

Dazu kommt eine Grenze. Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 AO).

Wann ist ein Lieferschein ein Buchungsbeleg?

Buchungsbelege sind nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB die Belege für Buchungen. Ein Lieferschein wird also dann zum Buchungsbeleg, wenn eine Buchung auf ihm beruht.

Ein Beispiel ist die Rechnung, die Artikel und Menge nicht selbst aufführt, sondern auf den Lieferschein verweist. Nach § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen. Dann gehört der Lieferschein zur Rechnung und damit zum Buchungsbeleg. Wie das bei deinen Lieferanten aussieht, klärt dein Steuerberater.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist das Begleitpapier einer Lieferung. Er nennt Lieferant, Empfänger, Artikel und Menge, meist ohne Preise. Beim Wareneingang ist er das Papier, auf dem jemand abhakt, durchstreicht oder eine Fehlmenge notiert. Diese Notizen stehen nirgendwo sonst, auch nicht auf der Rechnung.

Was die GoBD für digitale Lieferscheine bedeuten

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert unter anderem am 14. Juli 2025. Die GoBD beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung für elektronische Unterlagen versteht.

Die gesetzliche Grundlage für den digitalen Lieferschein steht in § 147 Abs. 2 AO. Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Außerdem muss die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmen. Sie muss während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Ob du das Papier nach dem Scannen vernichten darfst, klärt dein Steuerberater.

Welche Software digitalisiert Lieferscheine und prüft sie gegen die Rechnung?

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. Sinnvoll ist das ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat. Geprüfte Belege gehen per Mail an deinen Steuerberater oder an DATEV Unternehmen online, und dort läuft auch die gesetzliche Aufbewahrung.

Häufige Fragen