Wareneingang digitalisieren: vom Lieferschein bis zur Lieferantenrechnung

Was ein Wareneingang im Einzelnen ist, erklärt das Glossar. Dieser Ratgeber geht den Ablauf durch: vom Klingeln des Fahrers bis zur Unterschrift, und was danach mit dem Lieferschein passiert.

Warum der Lieferschein aus dem Wareneingang zählt

Der unterschriebene Lieferschein ist mehr als ein Blatt für die Ablage. Er ist der einzige Beleg dafür, was an diesem Tag wirklich angekommen ist. Die Bestellung sagt, was du wolltest. Die Lieferantenrechnung sagt, was berechnet wird. Nur der Lieferschein mit deinen Notizen sagt, was wirklich bei dir im Lager steht.

Die Wareneingangskontrolle Schritt für Schritt

Die Kontrolle bei der Warenannahme folgt in den meisten Betrieben demselben Prozessablauf:

1. Menge zählen. Kisten, Gebinde und Stückzahl gegen den Lieferschein. Bei loser Ware zählt das Gewicht.
2. Zustand prüfen. Verpackung unbeschädigt, Kühlware kalt, Haltbarkeitsdatum passend. Beschädigte Ware geht am besten gleich mit dem Fahrer zurück.
3. Lieferschein gegen Bestellung halten. Stimmen Artikel, Größe und Einheit mit dem, was bestellt war? Ein Ersatzartikel fällt hier auf, später oft nicht mehr.
4. Abweichungen auf den Lieferschein schreiben. Fehlmenge, Bruch, zurückgegebenes Leergut. Die korrigierte Zahl kommt neben die gedruckte, der Fahrer bestätigt sie mit seiner Unterschrift.
5. Lieferschein sichern. Unterschrieben, mit allen Notizen, an einen festen Ort oder direkt als Foto.

Es gibt auch einen rechtlichen Grund für das Tempo. Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, untersucht der Käufer die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Ablieferung. Das gilt, soweit es im ordnungsgemäßen Geschäftsgang machbar ist. Einen Mangel zeigt er ebenso unverzüglich an, sonst gilt die Ware als genehmigt. Ausgenommen ist ein Mangel, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war. Wie das für deinen Betrieb im Einzelfall gilt, klärt eine rechtliche Beratung.

Warum aus der Kontrolle oft nur ein Haken wird

Die Lieferung kommt selten dann, wenn Zeit ist. Sie kommt während der Vorbereitung, der Fahrer wartet, und der Haken auf dem Lieferschein ist schneller gemacht als die Kiste gezählt. Ausgepackt wird später. Fällt dann eine Fehlmenge auf, ist der Fahrer längst weg.

Dazu kommt der Weg des Papiers. Der Lieferschein landet in der Küche, auf dem Tresen oder in einer Schublade. Die Rechnung kommt Tage später per Post oder E-Mail ins Büro. Wer sie prüfen will, muss erst den passenden Schein wiederfinden. Dass das im Alltag selten passiert, liegt am Ablauf, nicht an den Leuten. Den Wareneingang optimieren heißt deshalb vor allem, den Weg des Lieferscheins zu verkürzen.

Was heißt Wareneingang digitalisieren konkret?

Ein digitaler Wareneingang ändert nicht, wie dein Team die Ware annimmt. Er ändert, was mit dem Lieferschein danach passiert. Drei Dinge reichen in der Praxis:

• Foto direkt nach der Unterschrift. Wer die Ware annimmt, fotografiert den Lieferschein mit dem Smartphone, bevor das Papier verschwindet. Die ganze Seite, gerade und lesbar.
• E-Mail weiterleiten. Viele Lieferanten schicken Lieferscheine und Rechnungen ohnehin als PDF. Die gehen an eine feste Adresse statt in den privaten Posteingang.
• Handschrift behalten. Die Notizen von Hand bleiben auf dem Papier und damit auf dem Foto. Eine korrigierte Menge oder ein Vermerk zum Leergut ist genau die Information, die später gebraucht wird.

Zwei Regeln halten das Ganze sauber. Das Foto entsteht erst nach der Kontrolle, sonst fehlen die Korrekturen. Und jeder Lieferschein bekommt eine eigene Datei, auch wenn an einem Tag zehn davon kommen. Wie lange du Lieferscheine danach aufbewahrst, steht im Ratgeber Lieferschein digitalisieren.

Die Bestellung gehört dazu, wenn es sie schriftlich gibt. Eine Bestell-App, eine E-Mail oder ein Foto vom Bestellzettel reicht, damit Schritt 3 der Kontrolle auch im Nachhinein nachvollziehbar bleibt.

Was bringt der digitale Wareneingang bei der Lieferantenrechnung?

Der Nutzen zeigt sich nicht am Wareneingang, sondern Tage später. Dann liegt die Lieferantenrechnung vor, und die Frage ist: Wurde berechnet, was angekommen ist?

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten:

Auf der Rechnung sieht beides plausibel aus. Die Summe passt zu einer normalen Lieferung. Erst neben dem Lieferschein mit den Notizen von Hand werden 67 Euro sichtbar. Ohne digitalen Lieferschein müsste jemand den Lieferschein suchen, bevor er überhaupt vergleichen kann.

Mit dem Foto aus dem Wareneingang liegen beide Belege nebeneinander. Geprüft wird dann jede Position auf Preis, Menge und Pfand. Wie dieser Abgleich im Einzelnen abläuft, steht im Ratgeber Rechnung und Lieferschein abgleichen. Worauf es bei der Rechnung selbst ankommt, steht unter Lieferantenrechnung prüfen.

Was das für den Wareneinsatz bedeutet

Jede Kiste, die berechnet, aber nicht geliefert wurde, landet im Einkauf. Damit steigt der Wareneinsatz, ohne dass in der Küche mehr verbraucht wurde. In der BWA ist davon später nur eine Quote zu sehen, keine einzelne Position.

Ein sauber erfasster Wareneingang ist deshalb die erste Stelle, an der der Wareneinsatz stimmt oder eben nicht. Wie du ihn laufend im Blick behältst, steht im Ratgeber Wareneinsatz kontrollieren.

Welche Software liest den Lieferschein vom Wareneingang und prüft die Rechnung dagegen?

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar. Zählen, Kühlware prüfen und Einräumen bleiben Aufgabe deines Teams. Wer Rezepturen, Bestellungen und Bestände führen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter prüft die Rechnung davor und arbeitet daneben.

Häufige Fragen