Kurzfassung: Die Rechnungsfreigabe entscheidet, ob eine Rechnung bezahlt werden darf. Die Rechnungsprüfung entscheidet, ob sie stimmt. Ein Freigabe-Workflow erledigt den ersten Schritt. Der zweite braucht den Lieferschein und den vereinbarten Preis daneben.
Was die Rechnungsfreigabe für dich prüft
Ein Freigabe-Workflow, ob mit Stempel auf Papier oder als Software, beantwortet eine Frage: Darf diese Rechnung bezahlt werden? Dafür regelt er fünf Dinge. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gehören nicht dazu. Sie sind Teil der formellen Rechnungsprüfung, die viele Workflows vorschalten.
- Zuständigkeit
Welcher Standort, welche Kostenstelle, welche Person darf diese Rechnung freigeben? Im Urlaub greift die Vertretung.
- Betragsgrenze und Budget
Bis zu welcher Summe reicht eine Unterschrift? Passt der Betrag ins Budget?
- Vier-Augen-Prinzip
Ab einer festgelegten Summe gibt eine zweite Person frei, unabhängig von der ersten.
- Kontierung
Auf welches Konto und welche Kostenstelle gehört die Rechnung? Der Workflow schlägt vor, der Steuerberater bucht.
- Zahlungsfreigabe und Übergabe
Die freigegebene Rechnung geht zur Zahlung und an den Steuerberater, oft über DATEV Unternehmen online.
Das ist sinnvoll. Ohne Freigabe zahlt jemand eine Rechnung doppelt, oder niemand fühlt sich für sie zuständig. Wer die Rechnungsfreigabe als Workflow digital hat, spart Wege, Stapel und Rückfragen. Nur löst sie eine andere Aufgabe als die Prüfung.
Was die Freigabe bei dir nicht sieht: die einzelne Position
Die sachliche Prüfung stellt eine andere Frage: Stimmt, was auf der Rechnung steht? Dafür braucht sie zwei Belege nebeneinander, die Rechnung und den Lieferschein, und dazu den vereinbarten Preis. Geprüft wird je Position: der Einzelpreis gegen die Vereinbarung, die Menge gegen den Lieferschein, das Pfand gegen das zurückgegebene Leergut, die Einheit gegen die Bestellung. Eine offene Gutschrift aus der letzten Reklamation gehört dazu.
Ein Freigabe-Workflow hat diese Belege selten. Er bekommt die Rechnung als PDF, liest Betrag, Lieferant, Datum und Nummer aus und leitet sie an die zuständige Person. Diese Person sieht die Rechnungssumme und einen Kontierungsvorschlag. Der Lieferschein von letzter Woche liegt in der Küche oder im Lager, die Preisvereinbarung im Kopf des Chefs.
Viele Betriebe haben den ersten Schritt digital und halten damit den zweiten für erledigt. Das ist verständlich: Die Freigabe fühlt sich wie eine Prüfung an, sie hat Regeln, Stempel und ein Protokoll. Sie prüft nur etwas anderes.
Ein Beispiel: der Lachs in Zeile 14
Auf der Rechnung, Zeile 14
21,60 Euro
je Kilo Lachs, 10 Kilo berechnet und freigegeben
Vereinbart
20,00 Euro
je Kilo, auf dieser Rechnung also 16 Euro weniger
Ein Beispiel mit erfundenen Werten: Ein Lieferant berechnet Lachs zu 21,60 Euro je Kilo, vereinbart waren 20,00 Euro. Auf dem Lieferschein stehen 10 Kilo, auf der Rechnung auch. Die Pflichtangaben sind vollständig, die Rechnungssumme liegt unter der Betragsgrenze für das Vier-Augen-Prinzip. Die Freigabe geht durch. Auf dieser Rechnung sind das 16 Euro zu viel, und bei jeder weiteren Lieferung wieder, bis jemand den Preis mit der Vereinbarung vergleicht.
Der Fehler ist klein und wiederholt sich. Genau deshalb hält ihn keine Betragsgrenze auf. Die Rechnung wirkt plausibel, die Summe passt zum Vormonat. Und die Person mit der Freigabe hat den Kilopreis für Lachs nicht im Kopf. Vier Augen sehen dasselbe PDF.
Wie Rechnungsprüfung und Freigabe bei dir zusammenpassen
Die Reihenfolge ist fest: erst die Prüfung, dann die Freigabe, dann die Übergabe.
- Prüfung. Die Rechnung kommt an und wird formell, rechnerisch und Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis geprüft. Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen werden reklamiert, die Gutschrift wird nachgehalten.
- Freigabe. Die geprüfte Rechnung geht in den Workflow. Zuständigkeit, Betragsgrenze und Vier-Augen-Prinzip greifen wie bisher, nur auf einem Betrag, der stimmt.
- Übergabe. Die freigegebene Rechnung geht an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online oder in dein Buchhaltungsprogramm. Dort wird gebucht, bezahlt und aufbewahrt.
Beide Schritte brauchen Verschiedenes. Die Prüfung braucht Belege und Preise, die Freigabe braucht Regeln und Personen. Deshalb ergänzen sich die beiden, und deshalb ersetzt keiner den anderen.
Was du tun kannst, wenn die Freigabe schon läuft
Du musst nichts abschalten. Drei Entscheidungen setzen die Prüfung vor die Freigabe:
- Prüfung davor schalten. Rechnung und Lieferschein kommen zuerst zur Prüfung, erst die geprüfte Rechnung geht in den Freigabe-Workflow. Am Weg der Belege ändert sich nichts, nur die Reihenfolge.
- Preisreferenz je Lieferant festlegen. Wogegen wird der Einzelpreis gehalten? Gastronomie und Hotellerie halten meist gegen die letzte Rechnung oder die Preisliste. Im Handwerk ist es das freigegebene Angebot, im Einzelhandel die letzte Rechnung je Lieferant, im Großhandel die eigene EK-Preisliste.
- Toleranzgrenze definieren. Ab welcher Abweichung soll jemand hinsehen, in Prozent oder in Euro, nach oben und nach unten? Eine Grenze je Lieferant passt besser als eine für alle: Beim Fischhändler schwankt der Preis wöchentlich, beim Getränkelieferanten fast nie.
Das gilt in jeder Branche, in der Lieferantenrechnungen mit Positionen ankommen. Nur die Referenz wechselt.
Wie die Prüfung vor der Freigabe im Einzelnen aussieht
Welche Pflichtangaben und Prüfpunkte zu einer Rechnung gehören, steht im Ratgeber Lieferantenrechnung prüfen. Wie du Rechnung und Lieferschein Schritt für Schritt abgleichst, beschreibt ein eigener Ratgeber. Welche Prüfschritte eine Software übernehmen kann, zeigt der Ratgeber zur automatisierten Rechnungsprüfung.
Checkliste Rechnungsprüfung
Formell, sachlich, rechnerisch und Freigabe auf einer Seite: Pflichtangaben, Preis und Menge gegen Lieferschein, Pfand und Leergut, dazu Platz für jede Abweichung.
In so vielen Nummern zählt das Umsatzsteuergesetz die Pflichtangaben einer Rechnung auf. Dazu gehören Name und Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Menge und Art der Lieferung, Entgelt und Steuerbetrag. Diese Liste gehört zur formellen Prüfung, die viele Freigabe-Workflows vorschalten. Ob der Einzelpreis der Vereinbarung entspricht, steht dort nicht.
Im Jahr bei 30.000 Euro Wareneinsatz im Monat und angenommenen 0,5 Prozent übersehenen Abweichungen: stille Preiserhöhungen, gestrichene Kisten, nie gutgeschriebenes Pfand.
Welche Software prüft Lieferantenrechnungen vor der Rechnungsfreigabe?
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. RechnungsWächter läuft neben deiner vorhandenen Rechnungsfreigabe und deiner Buchhaltung, nicht an ihrer Stelle: kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsprüfung stellt fest, ob die Rechnung stimmt: formell die Pflichtangaben, sachlich Einzelpreis gegen Vereinbarung, Menge gegen Lieferschein und Pfand gegen Leergut. Die Rechnungsfreigabe stellt fest, ob sie bezahlt werden darf: wer zuständig ist, ob die Betragsgrenze eingehalten ist, ob eine zweite Person mitzeichnen muss. Erst kommt die Prüfung, dann die Freigabe.
Was ist eine Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsfreigabe ist die Entscheidung, dass eine Eingangsrechnung bezahlt und gebucht werden darf. Sie folgt festen Regeln: Zuständigkeit je Standort oder Kostenstelle, Betragsgrenzen, Vertretung im Urlaub, Vier-Augen-Prinzip ab einer bestimmten Summe. Die freigegebene Rechnung geht danach zur Zahlung und an den Steuerberater oder in die Buchhaltung.
Was ist das Vier-Augen-Prinzip bei Rechnungen?
Beim Vier-Augen-Prinzip geben zwei Personen eine Rechnung unabhängig voneinander frei, meist ab einer Betragsgrenze. Es schützt vor dem Fehler einer einzelnen Person und vor Missbrauch. Es prüft die Zuständigkeit, den Inhalt der Positionen prüft es nur, wenn beide den Lieferschein und den vereinbarten Preis daneben haben.
Reicht eine Software für die Rechnungsfreigabe, um Preisabweichungen zu finden?
Sie findet doppelte Rechnungen und Rechnungen ohne zuständige Person, viele prüfen vorher auch die Pflichtangaben. Einen gestiegenen Einzelpreis findet sie nur, wenn sie die Position gegen den vereinbarten Preis hält. Das ist eine andere Aufgabe, sie braucht den Lieferschein und die Preisreferenz je Lieferant. Deshalb gehört die Prüfung vor die Freigabe.
Wer prüft die Rechnung, bevor sie freigegeben wird?
Im Betrieb die Person, die die Lieferung angenommen hat, oder die Buchhaltung mit dem Lieferschein in der Hand. Mit Prüfsoftware übernimmt das Werkzeug den Abgleich je Position und meldet Abweichungen. Die Freigabe bleibt bei der Person, die im Workflow dafür eingetragen ist.
Kann RechnungsWächter neben einer vorhandenen Rechnungsfreigabe laufen?
Ja. RechnungsWächter prüft die Lieferantenrechnung gegen Lieferschein und vereinbarten Preis und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen. Die geprüfte Rechnung geht danach per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online oder in dein Buchhaltungsprogramm. Deine Freigabe bleibt, wo sie ist.
Bring deine letzten Lieferantenrechnungen und den Freigabe-Workflow mit, den du heute nutzt. Im Kennenlernen zeigen wir dir, welche Positionen davor geprüft gehören.
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