Wie funktioniert eine automatisierte Rechnungsprüfung im Betrieb?

Was zur Rechnungsprüfung gehört

Rechnungsprüfung heißt, eine Eingangsrechnung auf drei Ebenen anzusehen. Die formelle Prüfung fragt, ob die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig sind: Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Steuerbetrag. Die rechnerische Prüfung fragt, ob Summen und Steuer stimmen. Die sachliche Prüfung fragt, ob der Inhalt stimmt: Wurde geliefert, was berechnet wurde, zum vereinbarten Preis und in der berechneten Menge?

Davon zu trennen ist die Rechnungsfreigabe. Sie regelt Zuständigkeit, Betragsgrenze und Vier-Augen-Prinzip und kommt nach der Prüfung. Warum sie allein keine Preisabweichung findet, beschreibt der Ratgeber zur Rechnungsfreigabe. Hier geht es um die Prüfung.

Im Alltag laufen die formelle und die rechnerische Prüfung meist noch, die sachliche fällt weg. Ein typischer RechnungsWächter-Kunde bekommt 100 Lieferantenrechnungen im Monat, dazu rund 65 Lieferscheine. Bei 80 Warenrechnungen zu je 20 Positionen sind das über 19.000 Positionen im Jahr. Mit 15 bis 30 Sekunden je Position wären das 80 bis 160 Stunden, nur für den Abgleich. Deshalb prüft kaum jemand jede Position. Die Summe wirkt plausibel, also wird bezahlt.

Was du der Software überlassen kannst

Automatisieren lässt sich jeder Schritt, der einer Regel folgt. In der Rechnungsprüfung sind das sechs:

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   Erfassen und Auslesen

   Rechnung und Lieferschein kommen als Foto, PDF oder E-Rechnung herein und werden bis zur einzelnen Position gelesen: Artikel, Menge, Einheit, Preis.

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   Formelle Prüfung

   Sind die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig? Stimmen Summen und Steuer? Das folgt einer Regel, also ist es Maschinenarbeit.

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   Duplikate

   Derselbe Lieferant, dasselbe Datum, dieselbe Rechnungsnummer, derselbe Betrag: der zweite Beleg wird erkannt, bevor er ein zweites Mal bezahlt wird.

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   Abgleich gegen Lieferschein und Bestellung

   Jede Position der Rechnung wird neben die Position auf dem Lieferschein gelegt, und wenn es eine Bestellung gibt, auch daneben. Ist die berechnete Menge angekommen? Wurde ein Artikel ersetzt?

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   Abgleich gegen die Preisreferenz

   Der Einzelpreis wird mit der Referenz verglichen, die du je Lieferant hinterlegt hast, innerhalb der Toleranz, die du gesetzt hast.

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   Meldung nur der Abweichungen

   Was passt, läuft durch. Zu dir kommt die Liste der Positionen, die vom Lieferschein oder vom Preis abweichen, mit Beleg und Betrag.

Der letzte Punkt entscheidet, ob sich das Ganze lohnt. Eine automatisierte Rechnungsprüfung, die dir jede Rechnung zur Ansicht vorlegt, spart dir nur den Weg zum Ordner. Sie muss die Standardfälle selbst durchlassen und dir nur die Abweichungen zeigen, sonst hast du jede Rechnung wieder in der Hand.

Was bei dir bleibt

Vier Entscheidungen trifft weiterhin ein Mensch, weil sie Wissen über deinen Betrieb brauchen:

• Die Toleranz je Lieferant. Beim Fischhändler schwankt der Preis mit dem Fang, beim Getränkelieferanten steht er ein Jahr. Wie viel Abweichung du je Lieferant hinnimmst, legst du fest.
• Der Sonderpreis. Aktionspreis, Tagespreis, Angebot für eine Baustelle: die Software meldet die Abweichung von der Referenz. Ob sie so vereinbart war, bestätigst du.
• Die Reklamation. Ob du bei einer fehlenden Kiste reklamierst, den Betrag kürzt oder es beim nächsten Mal ansprichst, ist eine Entscheidung über deine Lieferantenbeziehung. Die Software bereitet die Reklamation vor und behält sie im Blick, solange die Gutschrift aussteht.
• Der Steuerberater. Buchung, Vorsteuer und Aufbewahrung bleiben bei ihm oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Geprüfte Belege gehen dorthin, sortiert und mit Belegbild.

Woran es im Betrieb meistens hängt

Drei Stellen, an denen die Automatisierung im Alltag stehen bleibt, und alle drei liegen vor der Software:

Der Lieferschein liegt woanders. In der Gastronomie in der Küche, im Einzelhandel im Lager, im Handwerk im Wagen oder auf der Baustelle. Die Rechnung kommt ins Büro. Ohne den Lieferschein prüft die Software die Menge gegen nichts. Deshalb entsteht das Foto am besten direkt beim Wareneingang, mit allen Notizen von Hand.

Die Rechnung kommt Tage später. Zwischen Lieferung und Rechnung liegen oft Tage, bei Sammelrechnungen Wochen. Bis dahin ist die Ware verbraucht, verkauft oder verbaut. Der Abgleich funktioniert, wenn der Lieferschein bis dahin digital vorliegt und die Software ihn der Rechnung zuordnet.

Die Referenz fehlt. Was hat der Artikel beim letzten Mal gekostet? Welcher Preis war vereinbart? Wenn das nirgends steht, hat die Software für den Preis keinen Vergleich. Die erste Rechnung eines Lieferanten wird deshalb zur Referenz für die zweite.

Was du vor dem Start klärst

Drei Fragen, jeweils mit dem Beispiel aus einer Branche:

1. Welche Preisreferenz gilt je Lieferant? Im Handwerk ist es das freigegebene Angebot, im Großhandel die eigene EK-Preisliste, im Einzelhandel und in der Gastronomie meist die letzte Rechnung des Artikels. Ein Hotel mischt: Preisliste für Getränke, letzte Rechnung für Frischware.
2. Wer gibt frei? Die Prüfung meldet, die Freigabe entscheidet. Lege fest, wer Abweichungen sieht, wer bezahlen darf und ab welchem Betrag eine zweite Person prüft. Wer nur Belege aufnimmt, braucht dafür kein Freigaberecht.
3. Wie kommen die Belege herein? Foto vom Lieferschein an der Rampe, Rechnung per E-Mail-Weiterleitung, E-Rechnung direkt ins Postfach. Je weniger Wege, desto weniger geht verloren. Ein Beleg je Datei, sonst muss jemand die Sammeldatei von Hand trennen.

Ein Rechenbeispiel mit Toleranzgrenze

Bei einem typischen RechnungsWächter-Kunden summieren sich übersehene Abweichungen dieser Art bei angenommenen 0,5 Prozent auf 1.800 Euro im Jahr. Für Deutschland gibt es dazu keine Messung. Die Toleranzgrenze entscheidet, wie viel davon du sehen willst: eng gestellt bei Lieferanten mit festen Preisen, weiter bei Frischware.

Wie du die einzelnen Prüfschritte selbst nachvollziehst

Welche Pflichtangaben und Prüfpunkte auf einer Lieferantenrechnung stehen, beschreibt der Ratgeber Lieferantenrechnung prüfen. Wie du Lieferschein und Rechnung Schritt für Schritt abgleichst, steht in einem eigenen Ratgeber. Wie du den Lieferschein digitalisierst und den Wareneingang digital erfasst, steht in zwei weiteren.

Welche Software prüft Rechnungen automatisch gegen Lieferschein und vereinbarten Preis?

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Zu dir kommen nur die Abweichungen, die Referenz und die Toleranz je Lieferant legst du selbst fest. Das gilt für jede Branche mit Lieferantenrechnungen: Gastronomie, Hotellerie, Handwerk, Einzelhandel und Großhandel. Wer Rezepturen, Bestellungen und Bestände führen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter prüft die Rechnung davor und arbeitet daneben.

Häufige Fragen