Kurzfassung: Eine Preiserhöhung vom Lieferanten zeigt sich im Einzelpreis einer Position, selten in der Summe. Wer den Preis je Artikel neben die letzte Rechnung legt, sieht sie. Dann zählt, was vereinbart war, und was die Erhöhung dich im Zeitraum kostet.
Wie eine stille Preiserhöhung auf deine Rechnung kommt
Viele Lieferanten kündigen neue Preise mit einem Schreiben oder einer neuen Preisliste an. Eine stille Preiserhöhung steht dagegen einfach auf der nächsten Lieferantenrechnung. Still heißt dabei nicht heimlich.
Oft hat eine Änderung einen einfachen Grund. Beim Lieferanten wird eine neue Preisliste eingespielt, und deine Konditionen hängen nicht daran. Eine Aktion läuft aus, und niemand sagt Bescheid. Ein Artikel kommt in einem anderen Gebinde. Ein Lieferant pflegt Preise für viele Kunden und viele Artikel, da passiert so etwas ohne Absicht. Bei dir fällt es auf, wenn jemand den Preis neben den alten legt.
| Art der Erhöhung | Woran du sie auf der Rechnung erkennst | Wogegen du prüfst |
|---|---|---|
| Listenpreis statt vereinbarter Preis | Der Einzelpreis liegt über Angebot oder Preisliste, eine gewohnte Rabattzeile fehlt | Angebot, Preisliste, Rahmenvertrag, Auftragsbestätigung |
| Aktionspreis läuft aus | Nach einer günstigen Woche springt der Preis, oft ohne Hinweis | letzte Rechnung vor der Aktion |
| Gebinde oder Einheit geändert | Gleicher Preis je Kiste, aber weniger Inhalt, oder Abrechnung je Liter statt je Flasche | Preis je Kilo, Liter oder Stück |
| Neuer Zuschlag | Eine eigene Zeile für Fracht, Mindermenge oder Treibstoff | vereinbarte Lieferbedingungen |
| Nachlass kommt nicht an | Der am Telefon besprochene Preis steht nicht auf der nächsten Rechnung | Notiz zum Gespräch, Mail, Auftragsbestätigung |
| Neue Artikelnummer | Der Artikel heißt anders, der alte Preis ist schwer zu finden | Bezeichnung und Einheit auf der letzten Rechnung |
So findest du eine Preiserhöhung von Hand
Den Abgleich von Preis und Menge gegen Vereinbarung und Lieferschein nennt man sachliche Prüfung. Für die Preise allein reichen fünf Schritte.
- Referenz je Lieferant festlegen. Was gilt als richtiger Preis? Eine Preisliste, ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung. Gibt es nichts davon, ist es die letzte Rechnung desselben Artikels.
- Teure Artikel zuerst. Sortiere deine Artikel nach dem Betrag im Monat. Fleisch, Fisch, Käse und Kaffee bewegen mehr Geld als Servietten.
- Einzelpreis je Einheit vergleichen. Rechne auf Kilo, Liter oder Stück um. Nur so fällt eine kleinere Kiste zum gleichen Preis auf.
- Zuschläge und Rabattzeilen lesen. Neue Zeilen für Fracht oder Mindermenge gehören zum Preis. Eine fehlende Rabattzeile ebenso.
- Preisverlauf führen. Eine Tabelle mit Artikel, Einheit, Datum, Einzelpreis und Rechnungsnummer. Jede Zeile hat so ihren Beleg, und du siehst die Richtung über Monate.
Das kostet Zeit, und zwar bei jeder Rechnung wieder. Im Alltag reicht sie oft nur für die teuren Positionen, einmal im Monat. Was dazwischen passiert, zeigt sich erst bei der nächsten Stichprobe. Wie die Prüfung einer ganzen Rechnung abläuft, steht im Ratgeber Lieferantenrechnung prüfen.
Ein Beispiel: was 8 Prozent beim Lachs im Monat kosten
Beispiel mit Beispielwerten. Der Lachs kostete bisher 20,00 Euro je Kilo. Auf der neuen Rechnung stehen 21,60 Euro, das sind 8 Prozent mehr. Gesagt hat es niemand.
| Posten | Betrag netto |
|---|---|
| Einzelpreis bisher | 20,00 Euro je Kilo |
| Einzelpreis neu (plus 8 Prozent) | 21,60 Euro je Kilo |
| Menge im Monat | 75 Kilo |
| Zum bisherigen Preis | 1.500 Euro |
| Zum neuen Preis | 1.620 Euro |
| Mehrkosten im Monat | 120 Euro |
Der Rechenweg: 75 mal 20,00 ergibt 1.500 Euro. 75 mal 21,60 ergibt 1.620 Euro. Die Differenz sind 120 Euro.
Auf einer einzelnen Rechnung sind das 1,60 Euro je Kilo. Die Summe wirkt plausibel, also wird bezahlt. Bei gleichem Verkaufspreis steigt dein Wareneinsatz um genau diese 120 Euro im Monat. Für das Gespräch mit dem Lieferanten ist dieser Betrag nützlicher als die Prozentzahl, weil er deine Menge mitbringt.
Was rechtlich gilt, wenn der Lieferant den Preis erhöht
Als Betrieb kaufst du als Unternehmer ein (§ 14 Abs. 1 BGB). Für dich gelten deshalb andere Regeln als für Verbraucher.
Der vereinbarte Preis. Beim Kauf zahlst du den vereinbarten Kaufpreis (§ 433 Abs. 2 BGB). Ist eine Bestellung zu einem Preis bestätigt, ändert sich dieser Preis nur durch eine neue Vereinbarung (§ 311 Abs. 1 BGB) oder über eine wirksame Preisanpassungsklausel im Vertrag. Ohne Rahmenvertrag mit festen Preisen ist jede neue Bestellung ein neuer Kauf. Dafür kann der Lieferant neue Preise nennen.
Preisanpassungsklauseln in AGB. Gegenüber Verbrauchern sind Preiserhöhungen in AGB unwirksam, wenn innerhalb von vier Monaten nach Vertragsschluss geliefert werden soll (§ 309 Nr. 1 BGB). Ausgenommen sind Lieferungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen. Gegenüber Unternehmern gilt diese Grenze nicht (§ 310 Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine Klausel muss aber die Inhaltskontrolle bestehen (§ 307 Abs. 1 und 2 BGB, § 310 Abs. 1 Satz 2 BGB). Sie darf dich nicht unangemessen benachteiligen und muss klar und verständlich sein.
Preis nach Ermessen des Lieferanten. Darf der Lieferant den Preis laut Vertrag selbst bestimmen, gilt im Zweifel billiges Ermessen (§ 315 Abs. 1 BGB). Verbindlich ist die Bestimmung dann nur, wenn sie der Billigkeit entspricht (§ 315 Abs. 3 BGB).
Preisgleitklausel. Sie koppelt den Preis an eine Bezugsgröße wie Rohstoff- oder Energiekosten. Das Preisklauselgesetz regelt, welche Kopplungen erlaubt sind (§ 1 PrKG).
Ob eine Klausel in deinem Vertrag wirksam ist, hängt vom Wortlaut ab. Den Einzelfall klärst du mit einem Anwalt.
Wie du reagierst, wenn ein Preis gestiegen ist
- Prüfen, ob der Preis vereinbart war. Such die Ankündigung, die Preisliste oder die Auftragsbestätigung. Wurde der neue Preis angekündigt und hast du danach bestellt, geht es um die Nachverhandlung, nicht um einen Fehler.
- Nachfragen, mit Beleg. Nenne Rechnungsnummer, Artikel, alten und neuen Einzelpreis. Ein kurzer, freundlicher Satz reicht. War es ein Versehen, schickt der Lieferant eine Rechnungskorrektur oder eine Gutschrift.
- Mit deinem Einkaufsvolumen nachverhandeln. Nimm die Menge im Zeitraum mit, die Mehrkosten und deinen Umsatz beim Lieferanten im letzten Jahr. Frag nach einem Staffelpreis, einem anderen Gebinde oder einem festen Preis für einige Monate. Fehlt dir für solche Gespräche die Zeit, verhandelt RechnungsWächter mit der Einkaufsberatung auf dein Mandat, mit MargenWächter inklusive.
- Kalkulation anpassen. Bleibt der neue Preis, rechne die Gerichte und Getränke mit diesem Artikel neu durch. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Kalkulation in der Gastronomie.
- Die nächste Rechnung prüfen. Ein verhandelter Preis ist erst dann einer, wenn er auch auf der Rechnung steht. Prüfe bei der nächsten Lieferung, ob er ankommt.
So widersprichst du einer Preiserhöhung vom Lieferanten
Ein Widerspruch passt, wenn für den Artikel ein Preis fest vereinbart ist und der Lieferant ihn trotzdem ändern will. Dann braucht der neue Preis deine Zustimmung, und du kannst die Preiserhöhung ablehnen. Ohne Rahmenvertrag mit festen Preisen gilt das nicht: Für eine neue Bestellung darf der Lieferant neue Preise nennen.
Widersprich schriftlich, per Mail oder Brief, und bald nach Eingang der Ankündigung. Unter Kaufleuten nimmt das Gesetz Rücksicht auf die Gebräuche im Handelsverkehr, auch beim Unterlassen (§ 346 HGB). Deshalb kann Schweigen dort im Einzelfall als Zustimmung gelten. Ein schriftlicher Widerspruch macht deine Haltung eindeutig. Nenne den Artikel, den vereinbarten Preis und wo er steht.
So kann die Mail lauten. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen.
„Guten Tag, mit Ihrem Schreiben vom [Datum] kündigen Sie für [Artikel] ab [Datum] einen Preis von [neuer Preis] an. Vereinbart ist für diesen Artikel [vereinbarter Preis] bis [Datum], laut [Rahmenvertrag, Angebot oder Auftragsbestätigung] vom [Datum]. Der Änderung stimmen wir nicht zu. Bitte liefern und berechnen Sie weiter zum vereinbarten Preis. Über die Preise ab [Datum] sprechen wir gern. Viele Grüße”
Ein Widerspruch beendet das Gespräch nicht. Der sachliche Hinweis auf die Vereinbarung ist oft der Anfang der Nachverhandlung. Bleibt der Lieferant bei seinem Preis, klärst du den Einzelfall mit einem Anwalt.
Was sich über alle Artikel hinweg in deinem Wareneinsatz bewegt, rechnest du mit dem Wareneinsatz-Rechner nach.
Checkliste Rechnungsprüfung
Preis und Menge je Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis, dazu Pfand, Pflichtangaben und Platz für jede Abweichung. Zum Ausdrucken für den nächsten Rechnungsstapel.
Im Jahr bei angenommenen 0,5 Prozent übersehenen Abweichungen im Einkauf: stille Preiserhöhungen, gestrichene Kisten, nie gutgeschriebenes Pfand. Gerechnet für einen typischen RechnungsWächter-Kunden mit 30.000 Euro Wareneinsatz im Monat.
Im Jahr lässt liegen, wer allein einkauft: Einkaufsverbünde geben ihren Mitgliedern 1 bis 5 Prozent des Einkaufs zurück. Gerechnet bei 30.000 Euro Wareneinsatz im Monat. Der Wert setzt eine Verhandlung voraus, er ist keine Ersparnis durch Software.
Welche Software erkennt stille Preiserhöhungen bei Lieferanten automatisch?
RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat. Jeder Preispunkt stammt aus deinen eigenen Belegen, mit Datum und Quelle. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat. Geprüft wird gegen das, was du vereinbart oder zuletzt bezahlt hast, nicht gegen Marktpreise. Das Gespräch mit dem Lieferanten führst du. Wer Rezepturen, Bestellungen und Bestände führen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter ist kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung und kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.
Häufige Fragen
Wie erkenne ich stille Preiserhöhungen bei meinen Lieferanten?
Am Einzelpreis je Artikel. Leg die neue Lieferantenrechnung neben die letzte desselben Lieferanten und vergleiche Position für Position, teure Artikel zuerst. Rechne dabei auf Kilo, Liter oder Stück um und lies neue Zuschlagszeilen mit. Auf die Summe allein ist wenig Verlass, denn eine einzelne teurere Position verändert sie kaum.
Was kann ich tun, wenn mein Lieferant die Preise erhöht hat?
Prüf zuerst, was vereinbart war: Preisliste, Angebot, Auftragsbestätigung oder die letzte Rechnung. Weicht die Rechnung von einer Vereinbarung ab, bitte um eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift. Ist die Erhöhung angekündigt, frag nach dem Grund und verhandle mit deinem Einkaufsvolumen nach. Bleibt der neue Preis, rechnest du die betroffenen Gerichte neu durch.
Darf ein Lieferant die Preise einfach erhöhen?
Für eine Bestellung mit vereinbartem Preis schuldest du den vereinbarten Kaufpreis (§ 433 Abs. 2 BGB). Ändern lässt er sich nur durch eine neue Vereinbarung (§ 311 Abs. 1 BGB) oder über eine wirksame Preisanpassungsklausel im Vertrag. Für neue Bestellungen ohne Rahmenvertrag mit festen Preisen kann der Lieferant neue Preise nennen. Den Einzelfall klärst du mit einem Anwalt.
Kann ich einer Preiserhöhung vom Lieferanten widersprechen?
Ja, wenn für den Artikel ein Preis vereinbart ist, etwa in einem Rahmenvertrag, und keine wirksame Preisanpassungsklausel greift. Dann braucht der neue Preis deine Zustimmung (§ 311 Abs. 1 BGB), und du kannst sie verweigern. Widersprich schriftlich und bald nach Eingang der Ankündigung. Den Einzelfall klärst du mit einem Anwalt.
Sind Preisanpassungsklauseln in den AGB des Lieferanten wirksam?
Unwirksam ist eine solche Klausel, wenn sie dich unangemessen benachteiligt. Das kann schon daran liegen, dass sie nicht klar und verständlich ist (§ 307 Abs. 1 BGB). Diese Inhaltskontrolle gilt auch zwischen Unternehmern (§ 310 Abs. 1 BGB). Die Vier-Monats-Grenze aus § 309 Nr. 1 BGB gilt dort dagegen nicht. Den Einzelfall klärst du mit einem Anwalt.
Was ist eine Preisgleitklausel?
Eine Preisgleitklausel koppelt den Preis an eine Bezugsgröße, etwa an Rohstoff- oder Energiekosten. Das Preisklauselgesetz verbietet eine automatische Kopplung an nicht vergleichbare Güter (§ 1 Abs. 1 PrKG). Ausgenommen sind unter anderem Klauseln, die den Preis an Kosten koppeln, die die Selbstkosten des Lieferanten unmittelbar beeinflussen (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 PrKG).
Wie verhandle ich nach einer Preiserhöhung mit dem Lieferanten nach?
Mit Zahlen aus deinen eigenen Rechnungen: Artikel, alter und neuer Einzelpreis, Menge im Zeitraum und der Betrag, den dich die Erhöhung gekostet hat. Dazu dein Einkaufsvolumen bei diesem Lieferanten. Frag nach dem Grund und nach Möglichkeiten wie einem Staffelpreis, einem anderen Gebinde oder einem festen Preis für einige Monate.
Bring die Rechnungen deiner wichtigsten Lieferanten aus den letzten drei Monaten mit, dann sehen wir uns im ersten Termin gemeinsam an, welche Preise sich bewegt haben.
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