Im Alltag eines Restaurants kommt die Gutschrift fast immer vom Lieferanten. Eine Kiste fehlte, ein Preis war zu hoch, der Fahrer hat Leergut mitgenommen. Der Lieferant erkennt das an und schickt einen Beleg mit negativem Betrag. Dieser Betrag steht dir zu, bis er verrechnet oder ausgezahlt ist.
Die kaufmännische Gutschrift vom Lieferanten
Im Einkauf gibt es drei typische Anlässe:
- Preisnachlass: Auf der Rechnung stand ein höherer Preis als vereinbart, oder die Ware hatte einen Mangel und du hast eine Minderung durchgesetzt.
- Retoure und Fehlmenge: Ware ging zurück oder kam gar nicht an, stand aber auf der Rechnung. Oft folgt die Gutschrift auf eine Mängelrüge.
- Pfand für Leergut: Der Lieferant berechnet Pfand mit jeder Lieferung und schreibt es gut, wenn du die leeren Kisten zurückgibst.
Steuerlich ist die kaufmännische Gutschrift keine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass nennt sie in Abschnitt 14c.1 Abs. 3 ausdrücklich als Beispiel. Die Überschrift „Gutschrift“ allein löst nach dieser Stelle keine eigene Steuerschuld nach § 14c UStG aus.
Beim Pfand für Leergut ist die Lage ähnlich. Wird das Pfand mit jeder Lieferung berechnet, gehört es zum Entgelt der Lieferung. Nimmt der Lieferant das Leergut zurück und zahlt das Pfand zurück, mindert das dieses Entgelt (UStAE Abschnitt 10.1 Abs. 8).
Die Gutschrift im Umsatzsteuerrecht
Das Umsatzsteuergesetz kennt die Gutschrift als besondere Form der Rechnung. Nicht der Lieferant rechnet ab, sondern der Käufer, und zwar für die Leistung, die er bekommen hat (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Dafür gelten drei Bedingungen:
- Beide Seiten haben das vorher vereinbart, mündlich genügt.
- Der Beleg trägt das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
- Der Lieferant widerspricht nicht. Sonst verliert der Beleg seine Wirkung als Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).
Üblich ist das dort, wo der Käufer die Abrechnungsgrundlage besser kennt als der Verkäufer, zum Beispiel bei Provisionen. Mit dem Wareneinkauf eines Restaurants hat diese Form selten zu tun.
Gutschrift, Rechnungskorrektur und Storno im Vergleich
| Beleg | Was passiert mit der ursprünglichen Rechnung | Typischer Anlass |
|---|---|---|
| Kaufmännische Gutschrift | bleibt bestehen, ein Teilbetrag wird gutgeschrieben | Fehlmenge, Preisnachlass, Pfand für Leergut |
| Rechnungskorrektur | wird berichtigt | falsche Pflichtangabe, falscher Steuersatz, Rechenfehler |
| Storno | wird vollständig aufgehoben, oft folgt eine neue Rechnung | falscher Empfänger, doppelt gestellte Rechnung |
Für dich als Empfänger zählt am Ende dasselbe: Der Betrag, den du bezahlst, soll zu dem passen, was geliefert und vereinbart war.
Ein Beispiel mit Reklamation und Leergut
Die Zahlen sind Beispielwerte, alle Beträge netto. Ein Restaurant bekommt am Dienstag eine Rechnung vom Großhändler.
- Fehlmenge: Berechnet sind 10 Kilogramm Lachsfilet zu 22,90 Euro, angekommen sind 8. Die Küche hat den Lieferschein korrigiert und reklamiert. Offen sind 45,80 Euro.
- Leergut: Der Fahrer hat 6 leere Kisten mitgenommen. Bei angenommenen 3,30 Euro Pfand je Kiste stehen 19,80 Euro aus.
Der Lieferant sagt am Telefon eine Gutschrift über 65,60 Euro zu. Eine Woche später kommt die nächste Rechnung. Darauf ist das Pfand über 19,80 Euro verrechnet. Die Gutschrift für den Lachs fehlt.
Auf der neuen Rechnung sieht alles richtig aus, jede Position stimmt für sich. Die 45,80 Euro fallen erst auf, wenn jemand die Zusage von letzter Woche danebenlegt. Wie diese Prüfung gegen Lieferschein und Preis im Einzelnen läuft, steht unter Rechnungsprüfung.
Eine Rechnung kann auch der Leistungsempfänger ausstellen, wenn das vorher vereinbart wurde. Das Gesetz nennt diese Rechnung Gutschrift. Sie verliert ihre Wirkung, sobald der Lieferant widerspricht.
Die Finanzverwaltung stellt klar: Die Stornierung oder Korrektur einer Rechnung, im Alltag ebenfalls Gutschrift genannt, ist keine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
In der Praxis
Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.
Verwandte Begriffe: Rechnungskorrektur · Mängelrüge · Sachliche Prüfung · Wareneingang
Mehr dazu: Lieferantenrechnung prüfen · Lieferschein & Rechnung · Leergut-Pfand-Tabelle
Häufige Fragen
Was ist eine Gutschrift?
Im Einkauf ist eine Gutschrift ein Beleg des Lieferanten, der deine Schuld bei ihm mindert. Anlass ist zum Beispiel eine Fehlmenge, ein zu hoch berechneter Preis oder zurückgegebenes Leergut. Der Betrag wird mit der nächsten Rechnung verrechnet oder ausgezahlt. Im Umsatzsteuerrecht heißt Gutschrift dagegen eine Rechnung, die der Käufer ausstellt.
Wann Gutschrift, wann Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur berichtigt die ursprüngliche Rechnung, etwa eine falsche Anschrift, einen falschen Steuersatz oder einen falsch berechneten Betrag. Eine Gutschrift lässt die Rechnung stehen und schreibt einen Teilbetrag gut, weil sich nach der Lieferung etwas geändert hat. Welche Form der Lieferant wählt, entscheidet er mit seiner Buchhaltung.
Wann Gutschrift, wann Storno?
Ein Storno hebt eine Rechnung vollständig auf, meist mit einem Gegenbeleg über den ganzen Betrag. Danach folgt oft eine neue, richtige Rechnung. Eine Gutschrift betrifft nur einen Teil, zum Beispiel eine einzelne Position oder das Pfand für Leergut. Die übrige Rechnung bleibt gültig und wird bezahlt.
Wann verjährt eine Gutschrift?
Der Anspruch auf Auszahlung einer zugesagten Gutschrift unterliegt in der Regel der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstand und du ihn kanntest oder grob fahrlässig nicht kanntest (§ 199 Abs. 1 BGB). Wie das im Einzelfall gilt, klärt eine rechtliche Beratung.
Muss auf einer Gutschrift Umsatzsteuer stehen?
Mindert eine kaufmännische Gutschrift den Preis einer Lieferung, ändert sich die Bemessungsgrundlage. Der Lieferant berichtigt seine Umsatzsteuer, du berichtigst deine Vorsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG). Hilfreich ist deshalb, wenn die Gutschrift Steuersatz und Steueranteil zeigt. Wie du sie buchst, klärt dein Steuerberater.