Eine Mängelrüge entsteht fast immer beim Wareneingang. Die Lieferung kommt, jemand zählt nach, und etwas passt nicht zum Lieferschein oder zur Bestellung. Ab diesem Moment zählt, wie schnell der Lieferant davon erfährt. Zwischen Kaufleuten entscheidet die Mängelrüge darüber, ob Nachlieferung, Minderung oder Gutschrift überhaupt noch verlangt werden können.
Wie schnell du rügen musst
§ 377 HGB verlangt zwei Schritte, beide unverzüglich. Zuerst untersuchst du die Ware nach der Ablieferung, soweit das im normalen Geschäftsgang möglich ist. Zeigt sich dabei ein Mangel, meldest du ihn dem Lieferanten. Unverzüglich heißt nach § 121 BGB: ohne schuldhaftes Zögern. Eine feste Zahl von Tagen steht im Gesetz nicht.
Bleibt die Anzeige aus, gilt die Ware als genehmigt, so steht es in § 377 Abs. 2 HGB. Für die Frist genügt es, die Rüge rechtzeitig abzuschicken. Kommt die E-Mail erst am nächsten Tag an, schadet das nicht.
Die Regel gilt, wenn der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist. Dafür müssen beide Seiten Kaufleute sein, beim Großhändler ist das in aller Regel so. Auf deiner Seite reicht eine GmbH oder UG, denn sie gilt nach § 13 Abs. 3 GmbHG als Handelsgesellschaft. Ein Einzelunternehmen ist Kaufmann, wenn es einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht oder im Handelsregister steht (§§ 1 und 2 HGB).
Offener und versteckter Mangel
Ein offener Mangel fällt bei der Warenannahme auf, wenn jemand ordentlich hinsieht. Beispiele sind eine fehlende Kiste, 8 statt 10 Kilogramm, eine aufgerissene Packung oder ein anderer Artikel als bestellt. Auch die falsche Ware gilt rechtlich als Mangel (§ 434 Abs. 5 BGB), ebenso die falsche Menge (§ 434 Abs. 2 BGB). Die Rüge gehört direkt hinter die Untersuchung.
Ein versteckter Mangel zeigt sich erst später. Avocados, die beim Anschneiden innen braun sind, oder Fisch, der nach dem Öffnen der Verpackung auffällt. Für diese Fälle beginnt die Anzeigefrist nach § 377 Abs. 3 HGB mit der Entdeckung. Dann gilt dasselbe Tempo wie beim offenen Mangel.
Was in eine Mängelrüge gehört
Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Anruf ist rechtlich eine Rüge, im Streit zählt aber der Beleg. Eine E-Mail mit diesen Angaben trägt:
- Lieferdatum, Lieferscheinnummer und deine Kundennummer beim Lieferanten
- die betroffene Position mit Artikel, bestellter und gelieferter Menge
- die Art des Mangels in einem Satz: Fehlmenge, falscher Artikel, beschädigte oder verdorbene Ware
- ein Foto der Ware und des korrigierten Lieferscheins
- deine Forderung: Nachlieferung, Abholung oder Gutschrift
Das Kaufrecht gibt dir bei einem Mangel mehrere Wege (§ 437 BGB). Zuerst steht die Nacherfüllung, also Beseitigung des Mangels oder Lieferung einwandfreier Ware (§ 439 BGB). Danach kommen Minderung, Rücktritt oder Schadensersatz in Frage. Bei frischer Ware hilft eine Nachlieferung oft nicht mehr, dann bleibt die Gutschrift auf der nächsten Rechnung.
Ein Beispiel aus der Lieferung
Die Zahlen sind Beispielwerte. Ein Restaurant, als GmbH geführt, bekommt freitags um 7 Uhr eine Lieferung vom Großhändler.
- Fehlmenge: Bestellt und auf dem Lieferschein stehen 10 Kilogramm Lachsfilet zu 22,90 Euro. Die Küche wiegt 8 Kilogramm und korrigiert den Lieferschein, der Fahrer zeichnet ab.
- Beschädigung: Eine von sechs Kisten Salat ist durchnässt und nicht verwendbar. Die Kiste kostet 14,50 Euro. Die Küche macht ein Foto.
- Versteckter Mangel: Am Samstag sind beim Anschneiden 2 Kilogramm Avocados zu 6,80 Euro je Kilogramm innen braun.
Die Mängelrüge für Lachs und Salat geht noch am Freitag per E-Mail an den Lieferanten, mit Foto und Lieferscheinnummer. Gefordert sind 45,80 Euro für den Lachs und 14,50 Euro für den Salat. Die Avocados meldet das Restaurant am Samstag nach, gleich nach dem Anschneiden, über 13,60 Euro. Zusammen sind das 73,90 Euro.
Am Montag kommt die Rechnung mit 10 Kilogramm Lachs und allen sechs Kisten. Die Rüge liegt da schon drei Tage beim Lieferanten. Jetzt zählt nur noch, ob die Gutschrift über 73,90 Euro kommt und auf einer Rechnung verrechnet wird.
Rügefrist und Verjährung
Die Rügefrist und die Verjährung sind zwei verschiedene Fristen. Die Rüge muss unverzüglich kommen, sonst gilt die Ware als genehmigt. Die Verjährung setzt die Obergrenze, bis wann rechtzeitig gerügte Ansprüche noch durchgesetzt werden können. Beim Kauf beweglicher Sachen sind das nach § 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB zwei Jahre ab Ablieferung. Wie das für einen konkreten Streit gilt, klärt eine rechtliche Beratung.
Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, untersucht der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung und zeigt einen Mangel unverzüglich an. Unterlässt er die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt. Für die Frist genügt die rechtzeitige Absendung.
So lange verjähren beim Kauf beweglicher Sachen die Ansprüche auf Nacherfüllung und Schadensersatz wegen eines Mangels. Die Frist beginnt mit der Ablieferung der Ware.
In der Praxis
Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.
Verwandte Begriffe: Wareneingang · Gutschrift · Rechnungskorrektur · Sachliche Prüfung
Mehr dazu: Wareneingang digitalisieren · Lieferschein & Rechnung · Mängelrüge-Vorlage
Häufige Fragen
Was ist eine Mängelrüge?
Eine Mängelrüge ist die Nachricht an den Lieferanten, dass eine Lieferung einen Mangel hat. Dazu zählen zu wenig Ware, ein anderer Artikel als bestellt oder beschädigte Ware. Unter Kaufleuten ist sie nach § 377 HGB Voraussetzung dafür, dass Ansprüche wie Nachlieferung oder Minderung erhalten bleiben.
Welche Frist gilt für eine Mängelrüge?
§ 377 HGB nennt keine Zahl von Tagen, sondern verlangt eine unverzügliche Anzeige, also ohne schuldhaftes Zögern. Ein offener Mangel wird direkt nach der Untersuchung beim Wareneingang gemeldet, ein versteckter sofort nach seiner Entdeckung. Was im Einzelfall noch rechtzeitig ist, klärt eine rechtliche Beratung.
Muss eine Mängelrüge schriftlich sein?
Nein, das Gesetz verlangt keine bestimmte Form. Ein Anruf reicht rechtlich aus. Im Streit musst du aber belegen können, dass und wann du gerügt hast. Deshalb ist eine E-Mail sinnvoll, mit Lieferscheinnummer, betroffener Position und einem Foto der Ware.
Was ist der Unterschied zwischen offenem und verstecktem Mangel?
Ein offener Mangel fällt bei einer ordentlichen Untersuchung auf: eine fehlende Kiste, eine eingedrückte Packung, ein falscher Artikel. Ein versteckter Mangel zeigt sich erst später, etwa beim Anschneiden. Für ihn beginnt die Anzeigefrist nach § 377 Abs. 3 HGB erst mit der Entdeckung.
Gilt die Rügepflicht auch für kleine Betriebe?
§ 377 HGB gilt, wenn beide Seiten Kaufleute sind. Eine GmbH gilt immer als Handelsgesellschaft. Ein kleiner Einzelbetrieb ohne Eintrag im Handelsregister ist oft kein Kaufmann, dann greift die strenge Rügepflicht nicht. Eine schnelle Meldung mit Beleg hilft trotzdem. Ob dein Betrieb Kaufmann ist, klärt eine rechtliche Beratung.