Der 3-Wege-Abgleich beantwortet für jede Position einer Lieferantenrechnung drei Fragen: Was war vereinbart, was ist angekommen, was wird berechnet? Vereinbart steht in der Bestellung oder in einer Preisreferenz, angekommen auf dem Lieferschein, berechnet auf der Rechnung. Nur wenn alle drei Angaben zusammenpassen, ist die Position in Ordnung.
Ein Beispiel mit Beispielwerten
Die Zahlen sind erfunden. Ein Hotel bestellt 30 Kilogramm Rinderfilet zu 32,00 Euro je Kilogramm.
- Bestellung: 30 Kilogramm zu 32,00 Euro, also 960,00 Euro.
- Lieferschein: Die Küche zählt 28 Kilogramm und korrigiert die 30 auf dem Lieferschein von Hand.
- Rechnung: 30 Kilogramm zu 33,50 Euro, also 1.005,00 Euro.
Der Abgleich zeigt zwei Abweichungen. Erstens 2 Kilogramm, die nicht angekommen sind, also 67,00 Euro zum Rechnungspreis. Zweitens 1,50 Euro je Kilogramm über dem vereinbarten Preis, also 42,00 Euro auf 28 Kilogramm. Richtig wären 28 mal 32,00 Euro, also 896,00 Euro. Die Differenz von 109,00 Euro fällt nur auf, wenn alle drei Belege nebeneinanderliegen. Ein 2-Wege-Abgleich hätte nur den Preis gefunden, die Prüfung der Summe gar nichts.
Ohne Bestellung im System
Viele Betriebe bestellen per Telefon, WhatsApp oder über das Portal des Lieferanten. Eine Bestellung als Beleg gibt es dann nicht, oder sie steht nirgends, wo sie sich abgleichen ließe. Der 3-Wege-Abgleich funktioniert trotzdem, wenn eine Preisreferenz die Bestellung ersetzt. Das kann die Preisliste des Lieferanten sein, ein freigegebenes Angebot oder die letzte Rechnung desselben Artikels. Für die Menge bleibt der Lieferschein die Soll-Seite, mit allen Korrekturen aus der Warenannahme. Wie die Warenannahme diese Korrekturen festhält, steht unter Wareneingang.
Toleranz und Sonderfälle
Nicht jede Abweichung ist ein Fehler. Gewichtsware schwankt, Tagespreise bei Fisch und Gemüse ändern sich, Ersatzartikel werden geliefert, wenn etwas ausverkauft ist. Deshalb gehört zum Abgleich eine Toleranz je Lieferant und eine Regel für Sonderpreise: einmal bestätigt, danach Referenz. Was außerhalb der Toleranz liegt, wird geklärt und nicht stillschweigend bezahlt. Wie der Abgleich Schritt für Schritt abläuft, zeigt der Ratgeber zum Abgleich von Lieferschein und Rechnung.
An dieser Stelle verlangt das Umsatzsteuergesetz Menge und Art der gelieferten Gegenstände auf der Rechnung. Ohne diese Angabe gäbe es keine Position, die sich gegen Lieferschein und Bestellung abgleichen ließe.
Bis zu diesem Gesamtbetrag gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung mit weniger Pflichtangaben. Menge und Art der Ware bleiben auch dort Pflicht, der Abgleich bleibt also möglich.
In der Praxis
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit.
Verwandte Begriffe: Sachliche Prüfung · Rechnungsprüfung · Wareneingang · Gutschrift
Mehr dazu: Lieferschein & Rechnung · Lieferschein digitalisieren · Rechnungsprüfung automatisieren
Häufige Fragen
Was ist ein 3-Wege-Abgleich?
Der Vergleich von drei Belegen je Position: Bestellung (vereinbarte Menge und Preis), Lieferschein (angekommene Menge) und Rechnung (berechnete Menge und Preis). Weicht einer der drei ab, wird die Rechnung nicht freigegeben, sondern geklärt. Der Abgleich ist der Kern der sachlichen Rechnungsprüfung.
Was ist der Unterschied zwischen 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich?
Beim 2-Wege-Abgleich wird nur die Rechnung gegen die Bestellung gehalten. Ob die Ware wirklich angekommen ist, prüft niemand. Beim 3-Wege-Abgleich kommt der Lieferschein dazu, also die Menge, die bei der Warenannahme gezählt und notfalls von Hand korrigiert wurde. Erst damit fallen Fehlmengen auf.
Braucht man ein ERP für den 3-Wege-Abgleich?
Nein. In großen Unternehmen kommt die Bestellung aus dem ERP und der Wareneingang wird dort gebucht. In kleineren Betrieben ersetzt eine Preisreferenz die Bestellung: die Preisliste des Lieferanten, ein freigegebenes Angebot oder die letzte Rechnung desselben Artikels. Der Lieferschein bleibt die Soll-Seite für die Menge.
Was passiert bei einer Abweichung im Abgleich?
Die Position wird festgehalten mit berechnetem und richtigem Betrag, und daraus wird eine Reklamation beim Lieferanten. Die Rechnung wird entweder gekürzt bezahlt, nach Rücksprache, oder es folgt eine Gutschrift. Wichtig ist, dass die Reklamation nachgehalten wird, bis die Gutschrift wirklich auf einer Rechnung auftaucht.