Rechnungsprüfung heißt, eine Lieferantenrechnung zu kontrollieren, bevor Geld fließt. Der Begriff wird auch für den ehrenamtlichen Kassenprüfer im Verein und für die Prüfung von Gutachterrechnungen benutzt. Hier geht es um die Rechnung, die ein Lieferant an einen Betrieb schreibt. Drei Prüfarten greifen dabei ineinander, und jede stellt eine andere Frage.
Drei Prüfarten, drei Fragen
- Formelle Prüfung: Enthält die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG? Dazu gehören Name und Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Menge und Art der Ware. Ebenso Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gilt die kürzere Liste nach § 33 UStDV.
- Rechnerische Prüfung: Stimmt die Rechnung mit sich selbst überein? Menge mal Einzelpreis, Rabatte, Zwischensummen, Steuer und Endbetrag.
- Sachliche Prüfung: Stimmt die Rechnung mit der Wirklichkeit überein? Menge gegen Lieferschein, Einzelpreis gegen Preisliste, Angebot oder letzte Rechnung, Einheit gegen Bestellung, Pfand gegen Rückgabe.
Eine Rechnung kann die ersten beiden Prüfungen fehlerfrei bestehen und trotzdem zu teuer sein. Was die dritte im Einzelnen umfasst, steht unter sachliche Prüfung.
So läuft die Rechnungsprüfung im Betrieb ab
- Rechnung erfassen. Papier, PDF aus dem Postfach oder E-Rechnung. Die Rechnung bekommt einen Eingangsvermerk oder wird ins System geladen.
- Belege zusammenführen. Lieferschein mit den Vermerken aus der Warenannahme, Bestellung oder Angebot, Preisreferenz. Ohne diese Belege gibt es keine sachliche Prüfung.
- Prüfen. Formell, rechnerisch, sachlich, in dieser Reihenfolge oder parallel. Jede Abweichung wird mit Position, berechnetem und richtigem Betrag festgehalten.
- Entscheiden. Zahlen, reklamieren oder nachfragen. Aus einer Abweichung wird eine Reklamation mit Beleg und Position, aus der Reklamation später eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur.
- Freigeben und übergeben. Erst jetzt kommt die Freigabe zur Zahlung, danach geht der geprüfte Beleg an Buchhaltung oder Steuerberater.
Ein Beispiel mit Beispielwerten
Die Zahlen sind erfunden. Ein Café erhält eine Rechnung über 20 Kilogramm Kaffeebohnen zu 18,50 Euro je Kilogramm, 370,00 Euro netto, dazu Pfand für zwei Kisten Mineralwasser. Formell fehlt nichts, rechnerisch stimmt alles. Erst mit dem Lieferschein fällt auf, dass 18 Kilogramm angenommen wurden, und die Preisliste sagt 17,90 Euro. Das sind 37,00 Euro für nicht gelieferte Ware und 10,80 Euro Preisabweichung auf einer einzigen Rechnung. Rechnungsprüfung ohne den dritten Schritt hätte 47,80 Euro übersehen.
Wo die Prüfung im Alltag hängen bleibt
Die formelle und die rechnerische Prüfung gehen mit der Rechnung allein. Die sachliche braucht den Lieferschein, und der liegt bei der Lieferung in der Küche oder im Lager, während die Rechnung Tage später im Büro ankommt. Bei vielen Lieferanten pro Woche wird dann die Summe geprüft und die Position übersprungen. Wer die Prüfung als Vorgang festhalten will, nimmt die Checkliste Rechnungsprüfung. Welche Schritte sich automatisieren lassen, steht im Ratgeber Rechnungsprüfung automatisieren.
In so vielen Nummern zählt das Umsatzsteuergesetz die Pflichtangaben einer Rechnung auf, darunter Menge und Art der gelieferten Gegenstände. Das ist der Maßstab der formellen Prüfung.
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Deshalb gehört die formelle Prüfung vor die Zahlung, nicht in den Jahresabschluss.
Bis zu diesem Gesamtbetrag gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung und kommt mit weniger Pflichtangaben aus. Die sachliche Prüfung von Menge und Preis ändert das nicht.
In der Praxis
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit.
Verwandte Begriffe: Sachliche Prüfung · 3-Wege-Abgleich · Rechnungskorrektur · Gutschrift · Wareneingang
Mehr dazu: Rechnungsprüfung automatisieren · Lieferantenrechnung prüfen · Rechnungsfreigabe und Preisabweichung · Rechnungsprüfungs-Checkliste
Häufige Fragen
Was ist eine Rechnungsprüfung?
Die Kontrolle einer Eingangsrechnung, bevor sie bezahlt wird. Drei Fragen: Enthält die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (formell)? Stimmen Summen und Steuer (rechnerisch)? Stimmen Menge und Preis je Position mit Lieferschein und Vereinbarung überein (sachlich)? Gemeint ist die Lieferantenrechnung im Betrieb, nicht die Kassenprüfung im Verein.
Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?
Es gibt drei Prüfarten. Die formelle Prüfung vergleicht die Rechnung mit dem Gesetz. Die rechnerische Prüfung vergleicht die Rechnung mit sich selbst. Die sachliche Prüfung vergleicht die Rechnung mit der Wirklichkeit: Lieferschein, Bestellung und vereinbarter Preis. Die sachliche Prüfung ist die, die im Alltag am häufigsten ausfällt.
Wer prüft Rechnungen im Betrieb?
Sachlich prüfen kann nur, wer die Lieferung kennt, also Küche, Lager oder die Person, die die Ware angenommen hat. Formell und rechnerisch prüft oft das Büro oder der Steuerberater. In kleinen Betrieben macht der Inhaber alles, und dann bleibt meist die sachliche Prüfung liegen.