Im Betrieb beginnt eine Rechnungskorrektur mit einer Lieferantenrechnung, die nicht zum Wareneingang passt. Der Preis liegt über dem vereinbarten, eine Menge kam so nie an, oder eine Pflichtangabe fehlt. Fehler dieser Art entstehen oft ohne Absicht, beim Kommissionieren oder in der Preispflege. Berichtigen kann sie nur der Lieferant, der die Rechnung ausgestellt hat.
Wann eine Lieferantenrechnung korrigiert werden kann
§ 31 Abs. 5 UStDV nennt zwei Fälle: Die Rechnung enthält nicht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, oder Angaben darauf sind unzutreffend. Für dich als Empfänger sieht das so aus:
- Unzutreffende Angabe: Der Einzelpreis liegt über dem vereinbarten, die berechnete Menge über der gelieferten, oder der Steuersatz passt nicht.
- Fehlende Angabe: Anschrift, Steuernummer, Leistungsdatum oder Rechnungsnummer fehlen.
- Falscher Empfänger: Die Rechnung ist auf einen anderen Betrieb oder eine alte Firmierung ausgestellt.
Die Korrektur kommt als eigenes Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Dafür genügt in der Regel deren Rechnungsnummer. Enthalten sein müssen nur die ergänzten oder berichtigten Angaben. Die ursprüngliche Rechnung behältst du (UStAE 14.11 Abs. 1).
Ein Beispiel: die Rechnung für die Rinderhüfte
Die Zahlen sind Beispielwerte, alle Beträge netto. Ein Restaurant bekommt vom Fleischgroßhändler eine Rechnung über 15 Kilogramm Rinderhüfte zu 18,40 Euro je Kilogramm, zusammen 276,00 Euro.
- Menge: Auf dem Lieferschein hat die Küche 15 auf 13 Kilogramm korrigiert.
- Preis: Vereinbart sind 16,90 Euro je Kilogramm.
Richtig wären 13 mal 16,90 Euro, also 219,70 Euro. Die Rechnung liegt 56,30 Euro darüber, dazu kommt die Umsatzsteuer auf diesen Betrag. Der Betrieb schickt dem Lieferanten Rechnungsnummer, Position, Lieferschein und den vereinbarten Preis. Der Lieferant kann darauf auf drei Wegen antworten:
- Rechnungskorrektur: ein Beleg mit Verweis auf die Rechnungsnummer, 13 Kilogramm, 16,90 Euro, neuer Betrag 219,70 Euro und die passende Steuer.
- Storno und neue Rechnung: ein Gegenbeleg über 276,00 Euro hebt die Rechnung auf, danach kommt eine neue über 219,70 Euro.
- Gutschrift: ein Beleg über 56,30 Euro mit Bezug auf die Rechnung, verrechnet mit der nächsten Lieferung.
Welcher Weg steuerlich trägt, hängt am Fehler. Ein Nachlass nach einer Mängelrüge ändert nur die Bemessungsgrundlage, ohne die abgerechnete Leistung zu ändern. Die Rechnung selbst bleibt dann stehen (UStAE 14.11 Abs. 4). Ändert sich der Umfang der abgerechneten Leistung, sieht die Finanzverwaltung grundsätzlich eine Berichtigung vor, zumindest der Leistungsbeschreibung. Die Form klärt der Lieferant mit seiner Buchhaltung, deine Vorsteuer dein Steuerberater.
Rechnungskorrektur, Storno und Gutschrift: was jeweils gilt
- Rechnungskorrektur: berichtigt einzelne Angaben. Die ursprüngliche Rechnung bleibt, beide Belege gehören zusammen (§ 31 Abs. 5 UStDV).
- Storno: hebt die Rechnung mit einem Gegenbeleg vollständig auf, eine neue Rechnung ersetzt sie. Auch dieser Weg kann beim Vorsteuerabzug auf die erste Rechnung zurückwirken (UStAE 15.2a Abs. 7).
- Kaufmännische Gutschrift: Der Lieferant schreibt dir einen Betrag gut, etwa für eine Fehlmenge oder zurückgegebenes Leergut. Umsatzsteuerlich ist das keine Gutschrift, auch wenn der Beleg so heißt (UStAE 14.3 Abs. 2).
- Umsatzsteuerliche Gutschrift: Hier rechnet der Käufer selbst ab, nach vorheriger Vereinbarung und mit dem Wort „Gutschrift“ auf dem Beleg (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 UStG).
Wie sich die beiden Formen der Gutschrift unterscheiden, steht unter Gutschrift. Ändert sich durch Gutschrift oder Korrektur der Preis, berichtigt der Lieferant seine Umsatzsteuer und du deine Vorsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG).
Was in die Anfrage an den Lieferanten gehört
Eine Anfrage, die der Lieferant ohne Rückfrage bearbeiten kann, enthält vier Dinge:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- die betroffene Position mit berechnetem und richtigem Wert
- den Beleg dazu: Lieferschein mit korrigierter Menge, Bestellung, Angebot oder Preisliste
- die Form der Korrektur, bei einer E-Rechnung wieder als E-Rechnung
Gefährdet eine fehlerhafte Rechnung deinen Vorsteuerabzug, kannst du vom Lieferanten die Berichtigung verlangen (UStAE 14.11 Abs. 3). Kommt der Korrekturbeleg, gehört er zur ursprünglichen Rechnung. Beide gehen zusammen an die Buchhaltung.
In so vielen Nummern zählt § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben einer Rechnung auf. Fehlt eine davon oder ist eine Angabe unzutreffend, sieht § 31 Abs. 5 UStDV die Berichtigung vor.
So viele Angaben braucht die ursprüngliche Rechnung, damit ihre Berichtigung für den Vorsteuerabzug zurückwirkt: Aussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
In der Praxis
Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.
Verwandte Begriffe: Gutschrift · Mängelrüge · Sachliche Prüfung
Mehr dazu: Lieferantenrechnung prüfen · Rechnungsprüfungs-Checkliste
Häufige Fragen
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Ein Beleg, mit dem der Aussteller fehlende oder falsche Angaben einer Rechnung berichtigt. Er verweist eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung, meist über deren Rechnungsnummer. Enthalten sein müssen nur die berichtigten Angaben, zum Beispiel Menge, Preis oder Steuersatz. Grundlage ist § 31 Abs. 5 UStDV.
Kann ich eine falsche Lieferantenrechnung selbst korrigieren?
Mit steuerlicher Wirkung berichtigt nur, wer die Rechnung ausgestellt hat. Deine Änderung auf einer Papier- oder PDF-Rechnung zählt erst, wenn der Lieferant sie sich nachweisbar zu eigen macht (UStAE 14.11 Abs. 2). Der sichere Weg ist die Anfrage beim Lieferanten mit Rechnungsnummer, Position und richtigem Wert.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungskorrektur und Storno?
Die Rechnungskorrektur berichtigt einzelne Angaben, die ursprüngliche Rechnung bleibt der Bezug. Ein Storno hebt die ganze Rechnung mit einem Gegenbeleg auf, danach kommt eine neue Rechnung. Beide Wege können beim Vorsteuerabzug auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung zurückwirken (UStAE 15.2a Abs. 7).
Muss eine E-Rechnung als E-Rechnung korrigiert werden?
Grundsätzlich ja. Die Berichtigung muss dieselben Formvorgaben erfüllen wie die Rechnung selbst, bei einer E-Rechnung also wieder als E-Rechnung kommen (UStAE 14.11 Abs. 1). Gilt für den Umsatz noch die Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG, darf die Berichtigung auch in anderer Form kommen.